De rol van aangepaste onkostenvelden en categorisatie in gegevensanalyse
Het categoriseren van je uitgaven in brede groepen zoals operationeel, kapitaal of 'diversen' is een goed begin op weg naar betere gegevensanalyse - maar het is niet genoeg als je echt gedetailleerde inzichten wilt in hoe je organisatie uitgeeft.
Dat is waar aangepaste uitgavencategorieën en aangepaste velden van pas komen. Als je bijvoorbeeld velden maakt die je organisatiestructuur weerspiegelen - zoals het categoriseren van uitgaven per afdeling of locatie - kun je precies vaststellen waar en hoe je teams uitgeven, onnodige uitgavenpatronen markeren en je een duidelijker beeld geven van waar je de kosten op afdelingsniveau kunt optimaliseren.
Aan de andere kant kun je met velden als project-ID of locatie de uitgaven beter analyseren. Als je bijvoorbeeld weet welke uitgaven het meest bijdragen aan een bepaald project, kun je je projectbudgetten aanpassen en optimaliseren.
Zonder deze mate van aanpassing zul je handmatig door onkostengegevens moeten zoeken om te vergelijken, patronen te ontdekken en inzichten te verkrijgen. Dat is niet alleen tijdrovend, maar laat ook ruimte voor fouten.
Het goede nieuws is dat je zowel onkostenvelden als categorieën kunt aanpassen met een oplossing voor uitgavenbeheer zoals die van Payhawk. Onze oplossing sluit je boekhouding automatisch aan op je ERP, waarbij je stamgegevens worden gebruikt om gegevensanalyses moeiteloos en naadloos tussen systemen te laten verlopen.
Hoe aangepaste onkostenvelden en categorieën de gegevensanalyse verbeteren
Het aanpassen van je onkostenvelden geeft je ongeëvenaarde controle over je uitgaven. Hier zijn vier belangrijke voordelen van het gebruik van dergelijke functies in uitgavenbeheer:
1. Verbeterde nauwkeurigheid in onkostendeclaraties
Door onkostenvelden en categorieën aan te passen, heb je meer controle over je gegevens; je kunt gedetailleerdere rapporten genereren, wat betekent dat je uitgavenpatronen kunt herkennen en middelen en teambudgetten voor specifieke projecten opnieuw kunt toewijzen.
2. Verbeterde budgetprognoses
Als je precies weet wat je hebt uitgegeven en wie het heeft uitgegeven, wordt budgetteren een stuk eenvoudiger. Je hebt een beter inzicht in de uitgaven, uitgesplitst naar de indeling die je zelf wilt maken, bijv. per afdeling, grootboekcode of aangepast veld. Zo kun je de cashflow adequaat beheren en prognoses maken voor groei op de lange termijn.
3. Eenvoudigere identificatie van fiscaal aftrekbare uitgaven
Door uitgaven te categoriseren en te subcategoriseren, kun je eenvoudig zien welke uitgaven fiscaal aftrekbaar zijn en welke niet. Zo weet je zeker dat je belastingaanslag klopt.
Met Payhawk heeft de Duitse autogigant ATU de reconciliatie verbeterd en meer dan 2 miljoen euro bespaard op de belastingdienst door eenvoudigweg digitale declaraties te implementeren voor managers. Na het maken van een foto van het bonnetje of de factuur worden de gegevens automatisch in het uitgavenbeheersysteem gehaald, waardoor transacties in realtime met elkaar in overeenstemming worden gebracht.
4. Beter inzicht in uitgaven van afdelingen
Als je merkt dat een bepaalde afdeling meer uitgeeft dan andere, kun je hun uitgaven eenvoudig onderzoeken door de gegevens te categoriseren en te exporteren voor nader onderzoek. Deze inzichten helpen je om snel verdachte activiteiten te identificeren en onnodige uitgaven tegen te gaan om budgetten te beschermen.
Dus als je meerdere afdelingen of locaties hebt, zoals State of Play Hospitality, is het essentieel dat je kunt aanpassen hoe je uitgaven opsplitst en analyseert. Andrew Jacobi, VP Finance US bij State of Play Hospitality, zegt:
We vertrouwen op de aanpasbare instellingen binnen Payhawk om onderscheid te maken tussen locaties om prestaties te analyseren. Of het nu gaat om het categoriseren tussen locaties of het categoriseren in de juiste grootboekcode, het is uiterst nuttig als het gaat om de manier waarop we uitgaven toewijzen.
Best practices voor het implementeren van aangepaste onkostenvelden en categorieën
Om het meeste uit aangepaste onkostenvelden te halen, gaat het niet alleen om het instellen ervan - het gaat ook om het effectief beheren ervan. Van het makkelijker maken voor medewerkers om uitgaven correct te categoriseren tot ervoor zorgen dat je systeem up-to-date blijft als je bedrijf zich ontwikkelt, er zijn een paar best practices die kunnen helpen om de waarde van je gegevens te maximaliseren. Hieronder leggen we uit hoe je dit kan bewerkstelligen:
- Maak het medewerkers gemakkelijk om de juiste aangepaste velden te kiezen. Het is allemaal goed en wel om deze aangepaste velden te introduceren, maar als je medewerkers uitgaven niet op de juiste manier categoriseren, zullen je gegevens niet zoveel waarde genereren als zou kunnen. Een systeem waarmee je gebruiksvriendelijke namen kunt instellen die automatisch worden gekoppeld aan de juiste grootboekrekeningen is cruciaal.
- Controleer regelmatig je onkostenvelden. Als je een groeiend bedrijf bent, zullen de activiteiten veranderen, zullen er nieuwe teams worden gevormd, meer werknemers worden aangenomen enzovoort. Bouw dus een regelmatige herzieningscyclus in je agenda in, bespreek wijzigingen en breng aanpassingen aan om het zo soepel mogelijk te laten werken. Kies een systeem dat correct integreert met je ERP, zodat je die wijzigingen maar één keer hoeft door te voeren.
- Integreer je uitgavenbeheer met boekhoudsoftware. Door je systemen te integreren, verwijder je de kans op dubbele of ontbrekende transacties, zijn alle gegevens accuraat en heeft iedereen toegang tot één enkele informatiebron, wat cruciaal is bij het nemen van strategische zakelijke beslissingen.
- Gebruik de verkregen gegevens om bruikbare beslissingen te nemen. Toegang hebben tot deze gegevens is essentieel, maar het is vooral belangrijk wat je met je bevindingen doet. Nauwkeurige gegevens geven je de kracht om zelfverzekerde, goed geïnformeerde beslissingen te nemen om je bedrijf klaar te stomen voor succes, zowel op de korte als op de lange termijn - gebruik ze dus.
En vergeet de grote en belangrijke stap niet voordat je je uitgavencategorieën aanmaakt: Het beheren van je stamgegevens (ook voor meerdere entiteiten).
Hoe beheer je stamgegevens en aangepaste velden over meerdere entiteiten?
- Met Payhawk kun je je stamgegevens en aangepaste velden centraliseren en consolideren op groepsniveau om te zorgen voor nauwkeurige, op elkaar afgestemde gegevens voor alle entiteiten. Door alles op één plek te beheren, wordt ook wijzigingsbeheer veel eenvoudiger.
- Bovendien kun je met onze ERP-integraties op groepsniveau je ERP voor al je entiteiten tegelijk integreren. Deze naadloze integratie betekent dat je stamgegevens automatisch worden gesynchroniseerd tussen de twee systemen, waardoor het voor je team eenvoudiger dan ooit wordt om uitgaven snel te verwerken en de maandafsluiting vlot door te komen.
- Pas vervolgens je aanpassingen toe zoals hierboven.
English (EN-UK)
English (EN-US)
English (Rest of Europe)
