Het begint met transparantie. Financiële beslissingen mogen geen geheim zijn dat zich afspeelt achter gesloten deuren. Payhawk-klanten die hier actief op sturen, zien dat teams sneller verantwoordelijkheid nemen als ze inzicht hebben in het grotere plaatje. Waarom bepaalde uitgaven prioriteit krijgen, welke budgetten flexibel zijn, en waar elke euro naartoe gaat—het zijn allemaal vragen die finance leaders niet voor zichzelf moeten houden, maar actief moeten delen. Dit creërt vervolgens een cultuur van begrip. Aart van Rijswijk, Manager Bedrijfsvoering bij Van Eijck ziet dit ook binnen zijn bedrijf. Na de implementatie van Payhawk, ziet hij dat zijn medewerkers anders handelen dan voorheen.
Mensen bellen niet meer meteen als iets niet werkt. Ze kijken eerst bij zichzelf of alles goed is geregeld. Dat geeft aan dat onze uitgaven cultuur flink verbeterd is.
Daarnaast is communicatie essentieel. Een uitgavencultuur ontstaat niet vanzelf, en een enkele presentatie in de boardroom volstaat niet. Het moet terugkomen in teammeetings, onboardingprocessen en dagelijkse workflows. Payhawk helpt bedrijven hierbij door uitgavenbeheer niet als last te presenteren, maar als strategisch voordeel. Dankzij real-time dashboards en slimme automatiseringen kunnen leiders niet alleen controleren, maar ook inspireren. Ze geven medewerkers de tools om zelf betere beslissingen te nemen, zonder de frustratie van eindeloze declaratieformulieren of ondoorzichtige budgetregels. En medewerkers zijn dan ook al gauw erg blij met een oplossing als Payhawk. Dit merkt Jan-Willem Gmelig Meyling, CFO en CTO bij AthenaStudies ook:
Medewerkers vinden het fijn om een eigen betaalkaart te hebben, in plaats van bedrijfskosten te moeten voorschieten van hun eigen rekening. Zeker bij grotere uitgaven zoals een bedrijfsactiviteit of het aannemen van boodschappen op kantoor, was dit vaak een obstakel.
En dan is er nog de mindset. Een sterke uitgavencultuur is geen synoniem voor ‘zo min mogelijk uitgeven’. Het draait om slim investeren—op de juiste plekken, met maximale impact. Bedrijven die groeien, begrijpen dit.
Dit type leiderschap—duidelijk, gestructureerd, maar ook realistisch—helpt organisaties grip te houden op uitgaven zonder innovatie of groei te remmen. Payhawk-klant Kamera Express bespaarde bijvoorbeeld 50% van hun tijd op uitgavenbeheer, niet door simpelweg te bezuinigen, maar door inefficiënte processen te elimineren. Een andere bijkomstigheid voor Kamera Express? Ahmed Mustafa, Financial Controller bij Kamera Express legt uit:
Door Payhawk kunnen we nauwkeurig de btw per declaratie bijhouden, wat eerder niet mogelijk was. Dit heeft ons al duizenden euro’s bespaard. Finance leaders zijn niet alleen de poortwachters van de cijfers, maar ook de architecten van een bedrijfscultuur waarin elke uitgave bijdraagt aan groei. En met de juiste technologie wordt die rol een stuk makkelijker (én leuker)
Finance leaders zijn niet alleen de poortwachters van de cijfers, maar ook de architecten van een bedrijfscultuur waarin elke uitgave bijdraagt aan groei. En met de juiste technologie wordt die rol een stuk makkelijker (én leuker)
Belangrijke elementen van een uitgavencultuur
Een goede uitgavencultuur ontstaat niet zomaar. Het begint bij een helder en goed gedefinieerd uitgavenbeleid. Maar hier wringt de schoen: volgens ons onderzoek heeft 69% van de bedrijven géén duidelijk uitgavenbeleid, ondanks dat ze het belang ervan wél inzien. En zelfs als er een beleid is, ontbreekt vaak automatisering. Hierdoor vertrouw je erop dat medewerkers het beleid onthouden en naleven, wat niet ideaal is als je financiële controle wilt behouden. Dat betekent dat veel organisaties varen op losse afspraken en impliciete regels—geen ideale situatie als je financiële controle wilt behouden.
Maar een uitgavenbeleid alleen is niet genoeg. De échte uitdaging? De balans vinden tussen autonomie en controle. Medewerkers moeten de vrijheid hebben om de juiste beslissingen te nemen, zonder dat ze zich door bureaucratie worstelen. Toch zien we in de praktijk een opvallende kloof: 41% van de bedrijven is actief bezig hun uitgavencultuur te definiëren, maar slechts 31% heeft dit ook daadwerkelijk in een formeel beleid gegoten. Tegelijkertijd zien we regelmatig het tegenovergestelde: bedrijven hebben wel een uitgavenbeleid, maar zonder een duidelijke uitgavencultuur blijft het beleid ongebruikt ergens op de plank liggen. Een cultuur zonder kaders is als een kompas zonder kaart—je weet misschien welke kant je op moet, maar de route blijft onduidelijk.
En dan is er nog het stukje vertrouwen. Finance teams willen grip houden op uitgaven, terwijl medewerkers geen gevoel van constante controle willen ervaren. Geen verrassing dus dat 51% van de bedrijven zich zorgen maakt over fraude en 44% over vertrouwen binnen het uitgavenproces en daarom niet zomaar een mate van autonomie aan hun werkgevers wil geven. Dit vraagt om een aanpak die verder gaat dan alleen regels opstellen. Slimme automatiseringen, real-time inzichten en duidelijke accountability kunnen helpen om fraude te minimaliseren, zonder dat medewerkers het gevoel krijgen dat ze bij elke transactie door een vergrootglas worden bekeken.
Bedrijven die deze bouwstenen op orde hebben, zetten een enorme stap richting een uitgavencultuur die groei niet belemmert, maar juist versnelt. En dát is precies waar technologie zoals Payhawk een cruciale rol speelt—minder handmatig gedoe, meer strategische controle. De cijfers spreken voor zich: bedrijven met een sterk uitgavenbeleid ervaren betere financiële controle (49%), hogere efficiëntie (47%) en lagere kosten (45%).
