Eine starke Ausgabenkultur als Wachstumsmotor – so gelingt’s

Diese Technologie ermöglicht es Finanzteams, die dem CFO unterstellt sind, sich auf die wirklich wichtigen Geschäftsprozesse zu konzentrieren. In diesem Blogbeitrag zeigen wir, wie sich ein effektives Ausgabenmanagement umsetzen lässt – und worauf es für Finance-Profis dabei ankommt.

Die Rolle von Leadership bei der Etablierung einer Ausgabenkultur

Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, eine gesunde Ausgabenkultur zu formen und zu fördern. CFOs und Finanzverantwortliche müssen mit gutem Beispiel vorangehen – indem sie klare Erwartungen formulieren und ein Umfeld schaffen, das von Verantwortung und Transparenz geprägt ist. Denn man kann nicht erwarten, dass Mitarbeitende sorgsam mit Unternehmensausgaben umgehen, wenn die Führung es selbst nicht vorlebt. Das heißt: Es geht nicht nur darum, Regeln aufzustellen, sondern sie auch konsequent einzuhalten.

Ein wirkungsvoller Weg, um solche Regeln verständlich und verbindlich zu gestalten, ist eine klare Spesenrichtlinie (Expense Policy) – wie sie Payhawk bietet. Damit lassen sich unkompliziert Limits und Vorgaben definieren, sodass Mitarbeitende genau wissen, was von ihnen erwartet wird – und du gleichzeitig die volle Kontrolle über die Ausgaben behältst.

Vor allem aber geht es darum, eine konsequente Budgetdisziplin zu wahren – ohne dabei eine Kultur des Mikromanagements zu etablieren. Kurz gesagt: Klarheit schaffen und gleichzeitig Raum für gesunden Menschenverstand lassen.

Moderne CFOs sollen die Performance des Unternehmens vorantreiben und Innovationen bereichsübergreifend fördern. Doch mit zu wenigen oder nicht kompatiblen Tools geraten sie und ihre Finanzteams schnell ins Stocken – inmitten von Datenfluten und komplexen Prozessen. Technologische Innovation ist daher unerlässlich. Bei Payhawk setzen wir genau hier an: Mit modernsten Lösungen für Ausgabenmanagement, -überwachung und -analyse unterstützen wir Finanzteams dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Es beginnt mit Transparenz. Finanzielle Entscheidungen dürfen kein Geheimnis sein, das hinter verschlossenen Türen getroffen wird. Payhawk-Kund:innen, die hier gezielt ansetzen, sehen schnell Erfolge: Teams übernehmen mehr Verantwortung, sobald sie das große Ganze verstehen. Warum bestimmte Ausgaben Priorität haben, welche Budgets flexibel sind und wohin jeder Euro fließt – all das sind Fragen, die Finance Leader nicht für sich behalten sollten, sondern aktiv kommunizieren müssen. So entsteht eine Kultur des Verständnisses. Aart van Rijswijk, Manager Bedrijfsvoering bei Van Eijck, erlebt genau das in seinem Unternehmen. Seit der Einführung von Payhawk hat sich das Verhalten seiner Mitarbeitenden spürbar verändert.

Die Leute rufen nicht mehr sofort an, wenn etwas nicht funktioniert. Sie prüfen erst selbst, ob alles korrekt abgelaufen ist. Das zeigt, wie sehr sich unsere Ausgabenkultur verbessert hat.

Ebenso entscheidend: Kommunikation. Eine gesunde Ausgabenkultur entsteht nicht über Nacht – und sicher nicht durch eine einmalige Präsentation im Vorstand. Sie muss Teil der täglichen Arbeit sein: in Team-Meetings, im Onboarding und in den täglichen Abläufen. Payhawk unterstützt Unternehmen dabei, Ausgabenmanagement nicht als lästige Pflicht zu sehen, sondern als strategischen Vorteil. Mit Echtzeit-Dashboards und intelligenten Automatisierungen können Führungskräfte nicht nur kontrollieren, sondern auch inspirieren. Sie geben ihren Teams die richtigen Werkzeuge an die Hand, um selbst bessere Entscheidungen zu treffen – ganz ohne den Frust endloser Spesenformulare oder undurchsichtiger Budgetvorgaben. Kein Wunder also, dass Mitarbeitende schnell begeistert sind, wenn eine Lösung wie Payhawk eingeführt wird. Das bestätigt auch Jan-Willem Gmelig Meyling, CFO und CTO bei AthenaStudies:

Unsere Mitarbeitenden schätzen es sehr, eine eigene Firmenkarte zu haben, statt Ausgaben erst privat vorstrecken zu müssen. Gerade bei größeren Posten wie Teamevents oder dem Annehmen von Lieferungen fürs Büro war das früher oft ein Hindernis.

Und dann ist da noch die richtige Denkweise. Eine starke Ausgabenkultur bedeutet nicht, möglichst wenig Geld auszugeben. Es geht darum, klug zu investieren – gezielt, wirksam und mit Weitblick. Wachstumsorientierte Unternehmen haben das längst verstanden.

Dieses Führungsverständnis – klar, strukturiert und gleichzeitig realistisch – ermöglicht es Organisationen, ihre Ausgaben im Griff zu behalten, ohne Innovation oder Wachstum auszubremsen. Ein gutes Beispiel: Payhawk-Kunde Kamera Express spart heute 50 % der Zeit beim Ausgabenmanagement – nicht durch Sparmaßnahmen, sondern durch die Abschaffung ineffizienter Prozesse. Ein weiterer Pluspunkt für Kamera Express? Ahmed Mustafa, Financial Controller bei Kamera Express, erklärt:

Mit Payhawk können wir die Mehrwertsteuer für jede einzelne Ausgabe präzise erfassen – das war vorher nicht möglich. Das hat uns bereits Tausende Euro gespart.

Finance Leader sind heute mehr als nur die Hüter der Zahlen. Sie gestalten aktiv eine Unternehmenskultur, in der jede Ausgabe Wachstum fördert. Und mit der richtigen Technologie wird diese Aufgabe nicht nur einfacher, sondern auch deutlich spannender.

Wichtige Bausteine einer starken Ausgabenkultur

Eine gute Ausgabenkultur entsteht nicht von allein. Sie beginnt mit einem klar formulierten und gut durchdachten Ausgabenrichtlinien. Doch genau hier liegt oft das Problem: Laut unserer Studie haben 69 % der Unternehmen keine klaren Ausgabenrichtlinien, obwohl sie deren Bedeutung durchaus erkennen. Und selbst wenn es Regeln gibt, fehlt häufig die nötige Automatisierung. Das führt dazu, dass man sich darauf verlassen muss, dass Mitarbeitende sich an die Vorgaben erinnern und diese einhalten – keine ideale Grundlage für nachhaltige finanzielle Kontrolle. Viele Unternehmen operieren so auf Basis individueller Absprachen und unausgesprochener Regeln – was langfristig zu Unsicherheit und Ineffizienz führt.

Doch Regeln allein reichen nicht. Die eigentliche Herausforderung? Die Balance zwischen Eigenverantwortung und Kontrolle. Mitarbeitende brauchen die Freiheit, fundierte Entscheidungen zu treffen – ohne sich durch Bürokratie kämpfen zu müssen. In der Praxis sehen wir jedoch eine deutliche Diskrepanz: 41 % der Unternehmen arbeiten aktiv an ihrer Ausgabenkultur, aber nur 31 % haben diese auch in einem formellen Regelwerk verankert. Gleichzeitig gibt es das umgekehrte Bild: Ein Unternehmen hat zwar ein Regelwerk, aber ohne eine gelebte Kultur bleibt es wirkungslos – ein Regelwerk ohne Kultur ist wie ein Kompass ohne Karte: Man kennt vielleicht die Richtung, doch der Weg bleibt unklar.

Und dann ist da noch das Thema Vertrauen. Finanzteams wünschen sich Kontrolle über Ausgaben, während Mitarbeitende nicht das Gefühl haben wollen, ständig überwacht zu werden. Kein Wunder also, dass sich 51 % der Unternehmen Sorgen um Betrugsrisiken machen und 44 % das Thema Vertrauen im Ausgabenprozess als kritisch einstufen – und deshalb zögern, ihren Teams mehr Autonomie zu gewähren. Hier braucht es mehr als nur Regeln. Intelligente Automatisierungen, Echtzeit-Einblicke und klare Verantwortlichkeiten helfen, Betrug zu minimieren, ohne dass sich Mitarbeitende bei jeder Transaktion kontrolliert fühlen.

Unternehmen, die diese Grundlagen meistern, schaffen eine Ausgabenkultur, die nicht bremst, sondern beschleunigt. Und genau hier kommt Technologie wie Payhawk ins Spiel – weniger manuelle Arbeit, mehr strategische Kontrolle. Die Zahlen sprechen für sich: Unternehmen mit klaren Ausgabenrichtlinien berichten über bessere finanzielle Kontrolle (49 %), höhere Effizienz (47 %) und geringere Kosten (45 %).

Einsatz der richtigen Technologie

Der gezielte Einsatz moderner Technologien kann eine professionelle Ausgabenkultur maßgeblich stärken. Eine Lösung wie Payhawk automatisiert und vereinfacht das gesamte Ausgabenmanagement – und verschafft CFOs sowie Finanzteams Echtzeit-Einblicke in die Unternehmensausgaben. Budgets werden dadurch nicht erst zum Monatsende überprüft, sondern laufend optimiert. Das reduziert manuelle Verwaltungsaufwände, minimiert Fehlerquellen und beschleunigt Freigabeprozesse – denn repetitive Aufgaben übernimmt die Automatisierung. So entsteht mehr Kontrolle über Ausgaben bei gleichzeitig weniger Aufwand.

Dank nahtloser Integrationen mit Buchhaltungssoftware wird die Finanzberichterstattung zum Kinderspiel. Intelligente Budgetkontrollen und KI-gestützte Analysen fördern zusätzlich Einsparpotenziale. Mit einem verbesserten Cashflow-Management und mehr Transparenz können Unternehmen schneller wachsen, fundierte Entscheidungen treffen und Compliance sicherstellen – ganz ohne übermäßige Komplexität oder bürokratische Hürden.

Integrationen spielen dabei eine Schlüsselrolle. Payhawk lässt sich reibungslos mit verschiedenen Buchhaltungs- und ERP-Systemen verbinden – und macht so Schluss mit zeitraubender Finanzberichterstattung. Eduardo Felipez von Heroes bringt es auf den Punkt:

Die Integration von Payhawk mit NetSuite ist ein echter Game-Changer. Ich weiß jederzeit, wie viel wir ausgegeben haben, was wir noch ausgeben können, ob wir Budgets pausieren, anpassen oder optimieren müssen. Und wenn ein Senior Leader fragt: „Was sind das für Kosten? Warum geben wir hier so viel aus?“, kann ich mit wenigen Klicks antworten – und direkt das Ausgabenrichtlinien anpassen.

Bedeutung von Mitarbeiterengagement

Effiziente – und vor allem gesunde – Ausgabenkulturen beginnen nicht bei Regeln, sondern bei den Menschen. Mitarbeiterengagement ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Engagierte Mitarbeitende halten sich nicht nur besser an Ausgabenrichtlinien, sondern tragen aktiv zur finanziellen Gesundheit des Unternehmens bei. Studien zeigen, dass [engagierte Mitarbeitende 21 % produktiver sind und 15 % mehr neue Ideen einbringen.

Doch hohe Mitarbeiterbindung zu schaffen, ist keine Selbstverständlichkeit. Es braucht Mitbestimmung, Eigenverantwortung und ein reifes HR-Verständnis. Wenn Mitarbeitende spüren, dass ihre Meinung zählt, steigt ihr Commitment – und sie übernehmen Verantwortung, auch im Umgang mit finanziellen Ressourcen. Fehlt es an Führung oder einer klaren Vision, scheitern Initiativen zur Ausgabenkultur häufig – und stoßen auf Widerstand.

Hier zeigt sich die zentrale Herausforderung: die richtige Balance zwischen Kontrolle und Eigenverantwortung zu finden. Zu viele Regeln ersticken Innovation, zu wenig Struktur führt zu Chaos. Unternehmen, die diesen Spagat meistern, schaffen eine Kultur, in der Mitarbeitende nicht nur wissen, wie sie mit Unternehmensausgaben umgehen sollen – sondern auch intrinsisch motiviert sind, es richtig zu tun. Und genau das ist die Grundlage für eine nachhaltige, effiziente Ausgabenkultur, die Wachstum ermöglicht.

Eine erfolgreiche Ausgabenkultur – eine, die nicht nur Kosten im Griff hat, sondern auch Wachstum befeuert – basiert auf vier tragenden Säulen:

• Starkes Leadership – Finanzverantwortliche müssen nicht nur Regeln setzen, sondern auch inspirieren und Transparenz schaffen.
• Klare Ausgabenrichtlinien – Eindeutige Rahmenbedingungen schaffen Vertrauen und Orientierung im gesamten Unternehmen.
• Die richtige Technologie – Automatisierung, Integrationen und Echtzeit-Transparenz machen Ausgabenmanagement effizienter und strategischer.
• Mitarbeiterengagement – Ohne Beteiligung und Eigenverantwortung bleibt jede Ausgabenkultur nur ein leeres Konzept.

Mit dieser starken Kombination entsteht mehr als nur ein Regelwerk – es entsteht eine Kultur, in der jeder Euro zur Weiterentwicklung des Unternehmens beiträgt.

Dennoch kämpfen viele CFOs mit einer digitalen Kluft in ihren Finanzteams. Wie man diese überwindet und Technologie wirklich zum Vorteil macht, erfährst du in unserem Report zur digitalen Kluft im CFO-Bereich. Oder fordere direkt eine Demo an und entdecke, wie wir dich dabei unterstützen können, diese Kluft zu schließen.