Une manière efficace de rendre ces règles claires et cohérentes consiste à mettre en place une politique de dépenses bien définie. Elle vous permet de fixer facilement des limites et des directives, afin que vos salariés connaissent parfaitement leur rôle et que vous puissiez garder le contrôle sur les dépenses de l’entreprise.
Par ailleurs, cela signifie surtout qu’il est nécessaire de maintenir une discipline budgétaire stricte, sans pour autant créer une culture du micro-management. En résumé, il s’agit de faire à la fois preuve de clarté et d’équilibre.
Tout commence par la transparence – car après tout, les décisions financières de l’entreprise ne devraient pas être un secret pour les salariés. Les clients de Payhawk qui encouragent activement cette pratique constatent que leurs équipes sont plus promptes à prendre leurs responsabilités si elles disposent d’une visibilité complète sur les dépenses. « Pourquoi certaines dépenses sont-elles prioritaires ? », « Quels budgets peuvent être flexibles ? », « Où va chaque euro ? » ; telles sont les questions auxquelles les DAF doivent pouvoir répondre en toute transparence, afin de favoriser un climat de compréhension et de créer une culture de responsabilisation chez les salariés.
Aart van Rijswijk, Directeur des opérations chez Van Eijck, a constaté que, depuis que sa société a implémenté Payhawk, ses employés agissent différemment :
Aujourd’hui, les employés n’ont plus le réflexe d’appeler immédiatement leur responsable dès que quelque chose ne fonctionne pas ; au contraire, ils vérifient d'abord par eux-mêmes si tout est en ordre. Cela montre bien à quel point le fait d’octroyer davantage d’autonomie en matière de gestion des dépenses a eu un impact positif sur nos effectifs.
Il est également essentiel de communiquer le plus possible sur le sujet. Le fait de mettre en place une solution de gestion plus autonome des dépenses n’est pas une tâche aisée – une simple présentation devant le conseil d'administration ne suffit pas !
Elle doit se refléter à plusieurs niveaux, que ce soit dans les réunions d'équipe, dans le processus d'implémentation et dans les workflows quotidiens. Payhawk aide les entreprises à y parvenir en présentant la gestion des dépenses non pas comme un fardeau, mais comme un avantage stratégique. Grâce à des tableaux de bord en temps réel et à une automatisation intelligente des processus, les DAF peuvent non seulement contrôler les dépenses, mais aussi fournir aux salariés tous les outils nécessaires pour prendre des décisions éclairées par eux-mêmes, sans devoir remplir des formulaires de dépenses interminables ou suivre des règles budgétaires obscures.
C’est le cas de Flowdesk, qui a vu ses effectifs s’accroître avec ses dernières levées de fonds :
Le temps de traitement des dépenses est réduit à quelques minutes alors qu’il fallait une journée entière pour les gérer chaque mois. C’est un gain significatif alors que notre croissance de notre effectif a été fulgurante, et que nous avons créé quatre entités internationales, nécessitant des voyages pour les équipes commerciales. Sans Payhawk, il aurait été plus difficile de gérer la trésorerie, nous aurions dû fonctionner par remboursement des employés qui avancent certains frais…
Enfin, l'état d'esprit est également très important à prendre en compte. Le fait d’octroyer davantage d’autonomie aux salariés en matière de gestion des dépenses ne consiste pas à dépenser le moins d’argent possible, mais à investir intelligemment dans les bons services et les bonnes technologies pour stimuler les performances au maximum et obtenir les meilleurs résultats possibles.
Ce type de leadership, à la fois clair, structuré et réaliste, aide les entreprises à gérer leurs dépenses sans entraver l'innovation ou ralentir leur croissance.
Tristan Poisson, Analyste comptable et financier chez PathoQuest, explique :
Tout est automatisé, Payhawk fonctionne aux États-Unis pour notre filiale là-bas, ce qui nous a permis de dupliquer les processus financiers entre les filiales, de les harmoniser et d’avoir une seule facture pour les deux entités.
Outre leur rôle de « gardien » des chiffres, les DAF sont aussi les architectes d'une culture d'entreprise dans laquelle chaque dépense contribue à la croissance.
Les éléments importants d’une gestion autonome des dépenses
Une bonne solution de gestion autonome des dépenses ne s’implémente pas du jour au lendemain. Elle commence par l’élaboration d’une politique de dépenses claire et bien définie. Toutefois, bien qu’elles aient conscience de son importance, 69 % des entreprises ne disposent pas encore d’une politique de dépenses bien définie. Par ailleurs, même en disposant d’une politique de dépenses bien en place, l'automatisation fait souvent défaut. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises s'appuient sur des politiques peu lisibles et des règles tacites, ce qui les empêche d’avoir une visibilité complète et de contrôler efficacement leurs dépenses. Il est donc nécessaire que les employés se souviennent de la politique en vigueur au sein de l’entreprise et la respectent.
Le véritable défi consiste à trouver le juste équilibre entre autonomie et contrôle ; les salariés doivent avoir assez de liberté pour prendre des décisions éclairées par eux-mêmes, sans devoir s’occuper d’innombrables tâches administratives laborieuses. Si cette affirmation semble aller de soi, dans la pratique, 41 % des entreprises souhaitent opter pour une solution de gestion plus autonome des dépenses, et seulement 31 % l'ont réellement implémentée en élaborant une politique formelle. Le constat est sans appel : sans politique de dépenses claire et bien définie, les entreprises ne pourront pas mettre efficacement en place leur solution de gestion autonome des dépenses.
Par ailleurs, la question de la confiance reste essentielle. Tandis que les équipes Finance veulent pouvoir garder le contrôle sur les dépenses de l’entreprise, les employés, quant à eux, ne veulent pas avoir l'impression d'être constamment surveillés. Il n'est donc pas surprenant que le risque de fraude (51 %) et le manque de confiance (44 %) fassent partie des principaux obstacles évoqués par les entreprises, qui ne souhaitent pas simplement accorder un certain degré d’autonomie à leurs employés. Il est donc nécessaire d’opter pour une approche qui dépasse la simple mise en place de règles. Une automatisation intelligente des processus, une visibilité sur les dépenses en temps réel et une explication claire des responsabilités endossées par les salariés peuvent contribuer à minimiser le risque de fraude sans que les employés aient l'impression d'être examinés à la loupe à chaque transaction effectuée.
Les entreprises qui disposent de ces éléments de base peuvent ainsi s’appuyer sur une solution de gestion plus autonome des dépenses qui accélère leur croissance. C'est précisément là que la technologie de Payhawk joue un rôle crucial, en réduisant les préoccupations liées aux interventions manuelles et en favorisant le contrôle stratégique des dépenses. Les chiffres parlent d'eux-mêmes : les entreprises qui disposent d’une politique de dépenses solide bénéficient d'un meilleur contrôle des dépenses (49 %), ont nettement gagné en efficacité (47 %) et sont en mesure de réduire les coûts (45 %).
Utiliser la bonne technologie, un atout indispensable
L'utilisation de la bonne technologie peut considérablement faciliter l’adoption d’une gestion autonome des dépenses. En effet, un outil tel que Payhawk permet d’automatiser et de simplifier le processus de gestion des dépenses, offrant aux DAF et aux équipes Finance un aperçu en temps réel des dépenses de l'entreprise et permettant un contrôle continu des budgets – après tout, personne n’a envie d’effectuer sa clôture mensuelle dans la précipitation ! Les tâches répétitives et chronophages sont alors automatisées, ce qui permet de diminuer considérablement les interventions manuelles, de réduire les erreurs humaines et d’accélérer le processus d'approbation, favorisant au bout du compte un meilleur contrôle des dépenses. Par ailleurs, les intégrations avec certains logiciels comptables ou ERP facilitent la génération de rapports financiers, tandis que l’optimisation des notes de frais et l'analyse par IA permettent de faire des économies. En outre, grâce à une meilleure gestion des flux de trésorerie et à une meilleure compréhension des processus, les entreprises peuvent alors se développer plus rapidement, prendre des décisions stratégiques et garantir le respect de la conformité, sans pour autant s’enliser dans des processus complexes ou effectuer de lourdes tâches administratives.
Eric Olombel, DAF de Flowdesk, se dit très satisfait de cette fonctionnalité :
Avec Payhawk, l’intégration de nouveaux fournisseurs est réalisée en une fois, sans perte de temps : un gain réel car nous avons des centaines de fournisseurs aujourd’hui. L’interface est facile à utiliser et ergonomique, Payhawk est déjà branché à Netsuite, et la comptabilité se fait quasiment toute seule !
L’engagement des employés : un critère essentiel
Dans tous les cas, opter pour une solution de gestion autonome des dépenses n’est pas uniquement une question de règles, mais aussi de personnes. Pour ce faire, il est impératif de susciter de l’engagement des employés en matière de politiques de dépenses, car la santé financière de l'entreprise en dépend. Selon une étude récente, des employés engagés gagnent nettement en productivité (+21 %) et en inventivité (+ 15 %).
Toutefois, susciter un maximum d'engagement chez les employés peut parfois constituer un véritable défi. Pour ce faire, il est nécessaire de mettre l’accent sur l’importance de leur participation, de leur octroyer davantage d'autonomie et de mettre en place une politique aboutie en matière de ressources humaines. Lorsque les employés sentent que leur contribution compte vraiment, leur taux d’engagement augmente et ils deviennent alors plus enclins à assumer davantage de responsabilités, y compris en matière de ressources financières. Dans le cas contraire, en l’absence d’un leadership ou d’une vision claire, les initiatives en faveur de l’adoption d’une solution de gestion plus autonome des dépenses échouent et le projet peut susciter de la réticence – voire de la résistance – de la part des salariés.
C’est précisément là que réside le principal défi des entreprises : il est nécessaire d’atteindre le juste équilibre entre contrôle et autonomie. Les entreprises qui sont parvenues à atteindre ce juste équilibre peuvent alors bâtir une culture de l’engagement et de la responsabilisation, où les employés savent non seulement comment gérer leurs dépenses, mais sont également intrinsèquement motivés à le faire. Cela permet ainsi de stimuler la croissance de l’entreprise.
En résumé, une stratégie de gestion autonome des dépenses correctement mise en pratique, qui non seulement permet de contrôler efficacement les dépenses, mais également de stimuler la croissance, se compose de quatre éléments essentiels :
- Disposer d’un leadership solide : les DAF doivent non seulement fixer les règles, mais aussi inspirer la confiance et favoriser la transparence.
- Établir une politique de dépenses claire : la mise en place d’un cadre bien défini favorise l’engagement et la confiance des salariés au sein de l’entreprise.
- Utiliser la bonne technologie : l'automatisation, les intégrations natives et la visibilité en temps réel rendent la gestion des dépenses plus efficace et plus stratégique.
- Favoriser l’engagement des employés : fournir à vos employés un cadre clair et leur octroyer davantage d’autonomie en matière de gestion de leurs dépenses professionnelles vous permettra d’atteindre un haut taux d’engagement et de les faire gagner en responsabilité.
Vous avez désormais toutes les cartes en main pour implémenter une solution de gestion plus autonome des dépenses et élaborer une politique de dépenses claire, ainsi qu’une forte culture d’entreprise où chaque euro contribue à votre croissance.
Pour en savoir plus, consultez notre étude ou prenez rendez-vous avec l’un de nos experts !
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