Finance in realtime: het nieuwe operating model

Het is 21:47 uur, de avond voor de maandafsluiting. Een CFO van een bedrijf met meerdere entiteiten schakelt tussen Slack-berichten over ontbrekende bonnetjes, een e-mailketen over een leverancierskrediet en een spreadsheet met een handmatig opgebouwd overzicht van overlopende posten. Niets hiervan is ongewoon; dit ís hoe finance vaak werkt wanneer goedkeuringen in het ene systeem staan, kaarten in een ander, facturen in een derde en alles pas achteraf in het ERP terechtkomt. Het finance-team komt geen tools tekort. Het mist een manier om in realtime te sturen hoe geld beweegt.

Als het ERP de plek is waar de financiële feiten worden opgeslagen, dan is dit nieuwe besturingsmodel de plek waar finance-werk wordt aangestuurd. Zie het als een enkele, intelligente control-laag die boven uitgaven, crediteuren en de afsluiting ligt; beleid toepast vanaf het moment dat een transactie start; overdrachten automatisch coördineert; en terugschrijft naar het ERP met een volledige audit trail. Je voegt geen “extra app” toe. Je voegt een operating model toe dat de losse onderdelen samenbrengt, zodat finance kan werken in het tempo van de business.

Wat finance leaders bedoelen met een "finance besturingsmodel"

Om het concreet te maken vroegen we 350 bedrijven welke waarde zij het meest koppelen aan de term "finance besturingsmodel". Het signaal was duidelijk. Financiële controle stond centraal, gevolgd door compliance en audit en realtime inzicht. Leiders koppelden het ook aan procesautomatisering en systeemintegratie, en aan financiële uitkomsten zoals cashflow beheer en kostenoptimalisatie. Enablers zoals foutreductie, teamproductiviteit, schaalbaarheid en strategische inzichten maakten het beeld compleet.

Lees die lijst nog eens en je ziet bijna het operating model voor je. Een control-laag die goede intenties – “betere controle”, “minder fouten”, “sneller inzicht” – verandert in de standaard manier van werken. Het is geen feature. Het is een manier om te zorgen dat beleid, data en uitvoering verbonden blijven terwijl het werk plaatsvindt, niet pas achteraf.

Van uitgavenbeheer naar een finance besturingsmodel

Uitgavenbeheer blijft de operationele ruggengraat voor veel finance-teams: zakelijke betaalkaarten, declaraties, beleidsregels en de workflows die het dagelijkse inkoopproces aansturen. Een finance besturingsmodel doet daar niets aan af. Het bouwt erop voort. Door crediteuren, procurement intake en betalingen in dezelfde flow te brengen, en continu te synchroniseren met het ERP, veranderen CFO’s sterk uitgavenbeheer in realtime controle.

Drie verschuivingen zijn belangrijk. Ten eerste: beleid schuift naar voren. In plaats van uitzonderingen pas na de transactie te ontdekken, worden limieten, budgetten en bevoegdheden toegepast op het moment van uitgave en zodra een factuur het systeem binnenkomt. Ten tweede: werk verloopt in één flow. Intake, goedkeuren, betalen, reconciliëren en afsluiten – de stappen zijn verbonden, met automatische routering van uitzonderingen en volledige auditcontext. Ten derde: data beweegt maar één keer. Documenten en metadata worden één keer vastgelegd en doorlopen alle stappen, zodat het ERP consistente, al gevalideerde entries ontvangt.

Waarom nu

De timing is praktisch, niet theoretisch. Operationele complexiteit stijgt sneller dan het aantal finance-medewerkers. Multi-entity structuren, nieuwe markten en gedecentraliseerde teams hebben het oude “app per probleem”-model tot de limiet geduwd. CFO’s hebben operationele leverage nodig: de mogelijkheid om te schalen zonder meer handmatig werk.

Werkkapitaal staat ook weer centraal. Live inzicht in goedkeuringen, verplichtingen en betalingstiming maakt het verschil tussen cash actief managen of het alleen maar zien gebeuren. Wanneer intake, goedkeuringen en betalingen gecoördineerd zijn, kan finance cash voorspellen en voorwaarden optimaliseren met veel meer vertrouwen.

Een andere drijfveer is audit-readiness by design. Wanneer elke goedkeuring, uitzondering en datatransformatie wordt vastgelegd in een verbonden flow, is bewijs geen archeologieproject aan het eind van de maand, maar een vanzelfsprekend onderdeel van het werk. De trail is volledig omdat het werk zelf deze genereert.

En tot slot AI-readiness. Intelligente assistentie kan het saaie werk elimineren – bonnetjes vastleggen, codering voorstellen, afwijkingen signaleren, leveranciers onboarden – maar alleen als de data schoon is en de kaders duidelijk. Een finance besturingsmodel biedt beide: een gereguleerd proces waarin agents onder beleid werken en terugschrijven met volledige context.

De architectuur in gewone taal

Onder de motorkap ziet het er eenvoudig uit, ook al is de techniek complex.

• Een integratielaag verbindt ERP, HRIS en banken zodat data één keer landt en consistent blijft.
• Een beleid- en rollenengine handhaaft budgetten, limieten, bevoegdheden en goedkeuringen precies daar waar uitgaven starten – bij een kaartbetaling, intakeaanvraag of inkomende factuur.
• Een workflow-setup voert elke stap mee van intake naar goedkeuring, naar betaling, reconciliatie en afsluiting, en stuurt uitzonderingen direct naar de juiste persoon zonder e-mail pingpong.
• Intelligente agents nemen het saaie werk over, zoals bonnetjes najagen, grootboekcodes voorstellen, reizen bundelen en duplicaten signaleren, allemaal binnen de kaders en met een audit trail.

Er is geen rip-and-replace. Dit model coördineert de stack die je al hebt en versterkt het ERP door het te voeden met tijdige, gevalideerde entries.

Resultaten waarop je kunt rekenen

Koppel het finance besturingsmodel aan resultaten en je krijgt een pragmatische scorecard voor CFO’s.

Operationele efficiëntie verbetert omdat het werk met minder stappen verloopt. Goedkeuringen gebeuren één keer, data wordt één keer ingevoerd en uitzonderingen belanden direct bij de juiste persoon. Het resultaat is kortere doorlooptijden, minder fouten en een duidelijke productiviteitsboost voor teams. Belangrijk: de efficiëntiewinst stapelt zich op. Naarmate je de scope uitbreidt – van kaarten naar crediteuren naar procurement intake – daalt het aantal menselijke overdrachten overal.

Financieel management profiteert omdat controle en cash-visibility ingebouwd zijn in de dagelijkse flow. Je ziet verplichtingen ontstaan, niet alleen geboekte transacties. Dat leidt tot snellere afsluitingen, duidelijkere P&L’s en bewustere beslissingen over werkkapitaal. Dubbele leveranciers en onnodige abonnementen vallen vanzelf op wanneer alles via één laag loopt.

Toezicht wordt continu in plaats van periodiek. Compliance- en auditbewijzen worden vastgelegd terwijl het werk gebeurt. Realtime inzicht vervangt maandelijkse terugblikken. En de afstand tussen vraag en antwoord verdwijnt. Wanneer een CFO vraagt, “Wat veroorzaakte die afwijking?”, zijn de bewijzen al gekoppeld aan de transactie die het veroorzaakte.

Stil afscheid nemen van het oude patroon

Point tools en ERP-customisaties hebben de moderne finance-functie ver gebracht. Ze digitaliseerden papier, standaardiseerden taken en brachten meer inzicht. Maar het “one app per gap”-patroon creëert ook nieuwe complexiteit: meer reconciliatiepunten, meer plekken waar beleid kan afwijken, en meer frictie bij elke proceswijziging. Een finance besturingsmodel is geen pleidooi tegen deze tools, maar coördineert ze. Het resultaat is één control-laag die beleid, data en goedkeuringen samen laat bewegen, ongeacht hoeveel systemen eronder liggen.

Vragen die een CFO zal stellen (en directe antwoorden)

Doet ons ERP dit niet al? Het ERP is je systeem met alle gegevens. Het finance besturingsmodel is je systeem van uitvoering en controle. De plek waar goedkeuringen, beleid en workflows draaien terwijl het werk in beweging is. Het ERP ontvangt daarna schonere, snellere entries.

En hoe zit het met data en security? Door beleid en workflow centraal te beheren met least-privilege access, goedkeuringen op basis van rol/functie en volledige audit trails, verklein je de risico’s vergeleken met spreadsheets en e-mail. Dit model voegt geen nieuw risico toe, het verwijdert tientallen kleine, onbeheerde risico’s.

Wordt dit een grote verandering? Begin klein. Koppel ERP en banken, leg het beleid vast dat je al gebruikt en start met één entiteit of business unit. Begin met intake-to-pay en kaart-naar-ERP sync. Zodra de controls zich bewijzen, voeg je de volgende scope toe – eerst crediteuren, dan procurement intake, daarna reizen.

Van toezicht naar realtime finance

Het mandaat van de CFO verschuift van rapporteren wat er is gebeurd naar sturen hoe geld beweegt. Continu, compliant en helder. Uitgavenbeheer blijft de basis, maar het operationele voordeel komt nu van hoe de onderdelen samenwerken. Een finance besturingsmodel biedt de control-laag: één laag die beleid, goedkeuringen en data verenigt over uitgaven, crediteuren en afsluiting, en terugschrijft naar het ERP met bewijs. In een wereld waarin beslissingen niet kunnen wachten op het maandelijkse rapport, is dit geen nice-to-have. Het is de manier waarop finance de overstap maakt naar realtime sturing.

De avond voor de maand afsluiting hoeft niet langer te voelen als crisismanagement. Wanneer de flow gecoördineerd verloopt, stopt finance met achter de feiten aanlopen, neemt het de leiding en krijgt de business de controle, het inzicht en de snelheid die het al die tijd al vroeg.