Hoe zorg je voor opschaling van je FinTech, IT of Softwarebedrijf zonder controleverlies op uitgavenbeheer?

Scaling FinTech companies: traditionele methoden van uitgavenbeheer werken niet meer

Noodgedwongen hanteren veel bedrijven in de eerste levensfase het systeem van out of pocket kosten. Medewerkers schieten daarbij de nodige bedrijfsuitgaven uit eigen zak voor. Tijdens een complex declaratieproces wordt dan de rechtmatigheid onderzocht en houdt Finance grip. Out of pocket kosten vormen echter nogal een belasting voor medewerkers en deze rekening courant verhouding tussen organisatie en personeel is dan ook zeer onwenselijk.

Het voor de hand liggende alternatief is om iedereen te pas en te onpas van conventionele, niet-slimme betaalkaarten te voorzien. Bedrijfsuitgaven zijn dan nog steeds onbeheerst maar geschieden in elk geval uit de portemonnee van de werkgever. Het risico is dan wel dat het bedrijf rechtstreeks financieel lijdt onder alle hiaten in het uitgavenbeheerproces.

Ideaal zijn beide methoden in elk geval sowieso niet. Ze werken fraude in de hand en maken het moeilijk om afspraken over bedrijfsuitgaven te effectueren. De administratieve rompslomp die beide methoden met zich meebrengen voor de organisatie, ook voor jouw Finance afdeling, is bovendien ongekend.

Wat hebben opschalende bedrijven nodig om controle over uitgaven te waarborgen?

Bedrijfsuitgaven door personeelsleden zijn onvermijdbaar, zeker in een fase waarin de organisatie bezig is met opschaling. De benodigde bestedingsvrijheid wil en moet Finance simpelweg beschikbaar maken voor het personeel, anders mist de organisatie de boot.

Tegelijkertijd is er het risico dat de opschaling gepaard gaat met allerlei vervelende neveneffecten. Steeds meer werknemers met ‘vreemde’ gezichten helpen de vlag van de onderneming te dragen. Er is weinig tijd om ze langdurig te laten wennen en kennis te laten nemen van de interne bedrijfsregels omtrent uitgaven. Tegelijkertijd is het ook niet verstandig om iedereen zomaar 100% vertrouwen en vrijheid te geven. Bovendien neemt het aantal transacties in deze fase exponentieel toe. Personen die intensief belast zijn met handmatige controle, zullen daardoor al gauw overbelast raken.

Aan Finance is het daarom ‘de schone taak’ om een manier te vinden om het uitgavenproces te faciliteren, medewerkers ruimte te geven om te ondernemen en bedrijfsuitgaven te doen, maar de controle daarbij niet volledig te verliezen. En dan moet Finance ook nog eens zorgen dat het uitgavenbeheer bij je FinTech bedrijf efficiënt kan gebeuren. Zodat zoveel mogelijk financiële resources naar groei gaan in plaats van naar controle.

Waar lopen schalende bedrijven tegenaan?

Groeien en opschalen is leuk. Het is de beloning voor succes. Succes dat je ziet toenemen. Maar het is ook uitdagend. ‘Maximizing Growth and Minimizing Risk’. De onderneming wil vet op de botten krijgen maar tegelijkertijd voorkomen dat zich onderhuidse gebreken manifesteren die het bedrijf later financieel de das om kunnen doen.

Algemene uitdagingen bij opschalende bedrijven

Vanuit de 1e fase bestonden er natuurlijk weinig routines in het bedrijf. Iedereen wist van elkaar waar men mee bezig was. Regels, normen en waarden werden op informele wijze via de werkvloer met een kop koffie in de hand verspreid. Met de toename van het aantal medewerkers, klanten, producten, managementlagen, het personeelsverloop, etc. gaat dat overzicht verloren en wordt het meer gefragmenteerd. Toch blijft het in deze scaleup-fase belangrijk dat medewerkers snel kunnen blijven handelen en dat ze niet belemmerd worden door vermoeiende procedures.

‘The time to market is now’. De corebusiness was nog nooit zo belangrijk en dat is waar de organisatie zich op moet kunnen concentreren tijdens het opschalen. Vindt ook Heroes CFO Giancarlo Bruni:

"Als de enige persoon in financiën moest ik, terwijl we aan het opschalen waren, alle betalingen aan het eind van de maand bijhouden", legt Heroes CFO Giancarlo Bruni uit. "Ik was letterlijk bijna de hele dag facturen aan het zoeken en e-mails aan het sturen, zoals: wie heeft hier en daar 10 pond uitgegeven? We konden het einde van de maand niet controleren terwijl we groeiden, en we hadden meer controle nodig over de uitgaven."

Het belang van controle en bestuur terwijl de organisatie opschaalt

Juist omdat het overzicht verloren gaat, is het belangrijk om bedrijfsuitgaven goed te blijven beheersen. Het risico is anders dat er juist in deze fase van opschaling wildgroei aan informele procedures, aannames en werkwijzen ontstaat. Juist tijdens een groeifase is er behoefte aan duidelijkheid en eenduidigheid, zonder dat de werkvloer daar zelf telkens naar op zoek moet. Het proces van bedrijfsuitgaven dient optimaal gefaciliteerd te worden.

Controle over uitgaven is essentieel om het risico op fraude te beperken

In deze groeifase is de organisatie dikwijls nog financieel kwetsbaar. Aan de horizon gloort goud maar de kosten gaan voor de baten uit. De financiële resources zijn relatief beperkt en kunnen maar 1 X worden aangewend. Bovendien is het een fase waarin eensgezindheid niet ter discussie moet staan. De sfeer moet positief blijven. Er is geen ruimte voor (on)bewust onverantwoord gedrag en fraude, want die kunnen de doodsteek voor de onderneming in deze fase betekenen.

Hoe? Gebruik moderne technologie om financiële processen te automatiseren en te stroomlijnen

Hedendaagse Fintech technologie speelt bij het proces ter opschaling van uitgavenbeheer bij Fintech, IT en Softwarebedrijven, zonder verlies aan controle onmiskenbaar een belangrijke rol. De oplossing is gelegen in een combinatie van betaaloplossingen met slimme software. De slimme betaaloplossingen die Payhawk biedt voor bedrijfsgroei, zijn daar een voorbeeld van.

Individuele medewerkers, projectgroepen of afdelingen kunnen met onze oplossing razendsnel worden voorzien van betaalkaarten die zijn ingebed in slimme technologieoplossingen.
Accorderingsmogelijkheden kunnen daarmee achter de schermen met één druk op de knop worden bepaald evenals andere regels ten aanzien van het uitgavenbeleid. Gebruik standaard workflows of definieer ze helemaal zelf. Dat leidt niet alleen tot papierloze procedures maar het zorgt ook voor realtime controle. Kennis en discipline van werknemers ten aanzien van het traditionele uitgavenbeheer wordt minder belangrijk omdat ze simpelweg de regels van de geautomatiseerde tool kunnen volgen.

Dat geldt ook voor wat betreft het verantwoordingsvraagstuk. Want door de intuïtieve Payhawk app worden medewerkers optimaal ondersteund om hun uitgaven snel en correct te kunnen verantwoorden. De kans op fouten neemt drastisch af, evenals de tijd die hiervoor nodig is en die zij liever aan de business zelf besteden in plaats van aan administratie.

Bijkomende voordelen

Wat zou het mooi zijn wanneer men de Finance afdeling als CFO of Finance manager ondanks de ferme groei van de business, toch ‘lean & mean’ kan houden. Wanneer een exponentiële toename van de operationele werkvloer en het aantal uitgaventransacties niet per se gemoeid hoeft te gaan met een enorme uitbreiding van de financiële afdeling zelf.

Met de slimme software van Payhawk wordt die wens nu werkelijkheid. Want ook op het gebied van financiële afwikkelingsprocessen doen onze Fintech-oplossingen hun werk. Bijvoorbeeld doordat onze slimme software automatisch zelf begrijpt om welke kostenposten het gaat en ze daardoor direct naar de juiste kostenplaatsen boekt. Finance hoeft alleen nog maar te controleren en te accorderen. Dat scheelt!

En weg met al die losstaande systemen waarvan het functioneren slechts door 1 of enkele medewerkers die nooit meer mogen vertrekken begrepen wordt. Met het uitgavenbeheer systeem van Payhawk is een efficiënte maandafsluiting niet langer een utopie en beschikt het management dus over up-to-date stuurinformatie. Analyseren is daarbij niet langer een manuele taak. Door overzichtelijke dashboards krijgt men tijdig inzicht in eventuele afwijkingen en worden waar nodig notificaties gestuurd naar medewerkers die nog bonnetjes of facturen moeten inleveren. Ook de ‘spender’ zelf profiteert daarvan en kan zijn kosten matigen.

Een laatste belangrijke USP van onze software is tenslotte de integratiemogelijkheden met andere ERP en boekhoudsystemen. Handmatige tussenoplossingen en belemmeringen zijn daardoor niet langer aan de orde.

Conclusie

De behoefte aan groei door handelingsvrijheid en de behoefte aan controle ten aanzien van uitgavenbeheer wringen nergens zo sterk met elkaar als in de scaleup-fase. Door gebruik te maken van een oplossing voor uitgavenbeheer met betaalkaarten dat wordt ondersteund door slimme software, lost men dit op. Dit waarborgt dat regels snel kunnen worden toegepast. De controle over uitgaven is optimaal terwijl medewerkers desondanks minimaal worden belemmerd bij het doen van uitgaven.

De controlemogelijkheden van onze Fintechoplossing ontlasten bovenal je Finance-afdeling. Die kan daardoor vooral tijd besteden aan het adviseren van de werkvloer in plaats van het zoeken naar bonnetjes en het doen van handmatige controles. Dat doet onze slimme software immers voor je.

Nog niet overtuigd? Laat je inspireren door een van onze tevreden klanten. Of vraag vrijblijvend een demo aan om te ervaren hoe ons systeem werkt.