Het hedendaagse financiële team en de grootste uitdagingen binnen je bedrijf

De financiële functie in een bedrijf

De huidige finance afdeling heeft een breed aantal functies en speelt een grote rol binnen het bedrijf. Zowel administratieve werkzaamheden als Finance & Control vallen onder de financiële functie (financial function). Van rapporteren, controleren tot het beheren van alle financiële processen, maar ook op strategisch niveau draagt de finance afdeling bij.

Administratie en boekhouden (finance operations)

Een van de grootste en meest tijdrovende onderdelen van de financiële functie is het registreren. Hieronder valt bijvoorbeeld de boekhouding, en de gehele financiële administratie. In de praktijk wordt het grootste deel van deze werkzaamheden bij veel bedrijven nog handmatig uitgevoerd. Bijvoorbeeld het inscannen van facturen, zoeken naar bonnetjes, onkosten uitbetalen en handmatig facturen matchen. Dit kost financiële teams veel tijd. Uit het onderzoek van Harvard Business Review Analytic Services blijkt zelfs dat maar liefst 67% van de business leaders zegt dat hun financiële teams een groot deel van hun tijd bezig zijn met het opsporen van bonnetjes en het natrekken van onkosten.

Finance & Control

Een belangrijke taak is het financieel rapporteren binnen het bedrijf en daarbij voldoen aan de controles en boekhoudkundige eisen.

Wat is financiële controle?

Dit kunnen verplichte rapportages zijn over de financiële gezondheid, zoals een jaarrekening of een Winst & Verliesrekening (P&L). Ook worden er rapporten opgesteld voor de Raad van Toezicht of aandeelhouders. Wanneer er audits plaatsvinden of documenten en cijfers moeten worden aangeleverd aan externe partijen, kan het zijn dat de zaken niet goed op orde zijn en dit eerst nog moet worden bijgewerkt. Door de snelle groei van het bedrijf zijn er vaak geen duidelijke processen opgesteld.

Daarnaast zijn de interne rapportages op zijn minst zo belangrijk. Bijvoorbeeld het analyseren van de verschillende bedrijfsprocessen en alle kosten. Uit het onderzoek van Harvard Business Analytic Services komt naar voren dat 64% van de ondervraagde executives vindt dat financiële teams meer bezig zouden moeten zijn met het analyseren van financiële data om aanbevelingen te doen op een strategisch niveau binnen de organisatie.

Het belang van het financiële team voor je bedrijf

Uit het rapport blijkt het belang van de financiële teams erg groot, vanuit het oogpunt van het management. Zo zegt 89% van de ondervraagde executives dat de financiële teams een waardevol perspectief kunnen bieden op de zakelijke uitdagingen van het bedrijf. Maar liefst 83% vindt het een risico als het financiële team niet bijdraagt aan de bedrijfsstrategie. En 76% zegt dat financiële afdelingen een belangrijke rol spelen bij het ondersteunen van de huidige bedrijfsdoelstellingen van hun organisatie. De verwachting is dat de financiële teams een steeds grotere rol gaan spelen in de strategie.

Ook de rol van de CFO (Chief Financial Officer) is aan het veranderen. Deze rol is met de tijd steeds meer veranderd van een Finance functie naar een strategische partner met als focus het bedrijf te laten groeien. De CFO is verantwoordelijk voor de financiële gezondheid van een onderneming en haar prestaties op de markt. Om een bedrijf financieel gezond te houden, moet ook de financiële afdeling goed worden gemanaged en moet de tijd effectief worden gebruikt om de groei en het succes van het bedrijf te ondersteunen. En hoewel de CFO en het financiële team graag meer zou willen bijdragen op strategisch niveau is er simpelweg geen tijd voor.

Hedendaagse uitdagingen binnen het financiële team

Uit het onderzoek van Harvard Business Review blijkt verder dat maar liefst 67% van de business leaders zegt dat hun financiële teams een groot deel van de tijd bezig zijn met het opsporen van bonnetjes en het natrekken van onkosten.

Het gebrek aan automatisering blijkt een heus probleem voor de financiële teams en de CFO. In veel bedrijven worden veel administratieve taken nog handmatig uitgevoerd door het gebrek aan een goede software voor uitgavenbeheer. Taken zoals het zoeken naar bonnetjes, handmatig declaraties uitbetalen en facturen matchen zorgen ervoor dat financiële teams minder tijd hebben voor strategische taken.

Een andere grote hedendaagse uitdaging is dat er vaak gewerkt wordt met allerlei losstaande systemen die niet met elkaar integreren en zorgen voor veel tijdverlies. Er is geen alles-in-een overzichtelijk systeem. Er moeten veel handmatige handelingen worden uitgevoerd om de systemen met elkaar te laten communiceren. Steeds meer bedrijven gaan dan ook over op een ERP systeem.

Wil je weten welk ERP systeem het meest geschikt is voor jouw bedrijf? Deze gids legt uit hoe CFO's kunnen beginnen om uit te zoeken welke ERP of boekhoudsoftware geschikt is voor hun bedrijf op basis van de zakelijke behoeften en de fase van groei.

Financiële oplossingen en automatiseren

Het implementeren van slimme software voor uitgavenbeheer kan veel automatiseren binnen het bedrijf. Als financieel manager heb je met geautomatiseerde software eindeloze mogelijkheden. Zo komen alle data en inzichten per bedrijfsproces op één plek te staan. Naast het besparen van tijd kunnen er ook betere rapporten worden opgesteld en analyses worden uitgevoerd. Het automatiseren kan een grote bijdrage leveren aan de financiële gezondheid van bedrijf én veel tijd besparen.

Een onderdeel van het automatiseren is het aanbieden van een zakelijke betaalkaart die wordt ondersteund door slimme software voor uitgavenbeheer. Er kunnen automatisch facturen gegenereerd worden op basis van goedgekeurde onkostendeclaraties. Deze zakelijke betaalkaarten kunnen zelfs automatisch worden geblokkeerd.

Payhawk

Payhawk biedt dé oplossing bij het automatiseren van je uitgavenbeheer. Naast slimme software biedt ook de zakelijke betaalkaart van Payhawk veel mogelijkheden tot automatiseren én beter realtime inzicht van uitgaven van de werknemers. Dit bespaart zowel tijd als geld.

Om het je nog makkelijker te maken biedt Payhawk top notch integratiemogelijkheden met een ruime keuze aan ERP’s en boekhoudsoftware. Alle integraties werken naadloos en handmatig synchroniseren is verleden tijd.
Zo kan de tijd die het financiële team besteedt aan data invoer en handmatige processen tot maar liefst 80% gereduceerd worden. Ook het financieel rapporteren en de maandafsluitingen hoeven geen dagen meer te kosten. Stel je voor wat je met de vrijgekomen tijd kunt doen voor het bedrijf.

Slotopmerkingen

Een van de grotere uitdagingen voor het financiële team is het gebrek aan tijd. Door het uitvoeren van veel handmatige taken en administratieve werkzaamheden is er weinig tijd over voor een heel belangrijk aspect: adviseren op strategie. Dit heeft impact op het gehele bedrijf en alle processen.

Door het uitgavenbeheer te automatiseren krijgen financiële teams tijd om te doen waar ze onmisbaar voor zijn: analyseren en adviseren op strategie. Niet alleen hebben ze meer tijd over, maar door de automatiseringen en slimme software ontstaan er veel betere actuele data van alle bedrijfsprocessen op één plek. Zo is er niet alleen meer tijd om te adviseren, maar ook betere data om de adviezen op te baseren. Een win-win voor ieder snelgroeiend bedrijf.

Nieuwsgierig geworden? Boek direct een demo