Maximizar o ROI: Controlo das despesas na Rentals United

A vida antes da Payhawk

"Antes da Payhawk? Os procedimentos eram manuais e havia pouca visibilidade em termos de despesas ou orçamento," explicou Javier Gorena, CFO da Rentals United. "Os processos eram lentos e complicados, e os colaboradores tinham de enviar todos os seus recibos para o departamento financeiro. A partir daí, a equipa financeira verificava manualmente as informações, introduzia-as nos sistemas e reembolsava as pessoas."

Fundada em 2015, a Rentals United tinha crescido rapidamente, mas o seu conjunto de ferramentas de gestão de despesas não estava a acompanhar esse ritmo.

"A Rentals United estava a crescer a um ritmo que excedia todas as nossas expectativas. O crescimento era de 20x por ano. Num cenário como este, confiar em boas ferramentas de gestão não é uma opção, é uma necessidade," afirmou Javier. "Com as ferramentas anteriores, tínhamos erros frequentes e baixa aceitação de cartões - e não podíamos permitir-nos esses atrasos."

Javier e a equipa sabiam que precisavam de um melhor controlo das despesas e queriam atualizar a sua solução e processos de gestão de despesas para apoiar o crescimento da empresa.

"A falta de controlo interno sobre as despesas pode desencadear uma série de eventos em cadeia que põem em risco os números da empresa. A falta de visibilidade a nível transacional gera falhas nos relatórios," disse-nos Javier. "Se houver erros nos relatórios, haverá erros nas previsões de tesouraria. Os processos financeiros ineficientes têm um impacto direto no crescimento do negócio. Este é um risco elevado."

Crescer rapidamente com o software de gestão de despesas certo

"Ter um plano e uma estratégia de crescimento do negócio é essencial," continuou Javier. Com uma carreira que inclui fazer crescer três empresas de grande dimensão, compreende melhor do que ninguém o que torna os processos e as soluções escaláveis e, mais importante ainda, num bom investimento.

"Passar de uma equipa de 17 para centenas de colaboradores muda as coisas. Os processos manuais (elaboração de relatórios de despesas manuais, inserção manual de dados em vários softwares, reembolso dos colaboradores, etc.) não são compatíveis com o crescimento exponencial. Simplesmente não é escalável," explicou Javier. "As empresas que pretendem crescer rapidamente precisam de implementar ferramentas de gestão de despesas que as ajudem a cumprir os orçamentos estabelecidos, a ter visibilidade sobre a tesouraria da empresa e a controlar as despesas."

Com uma longa carreira em empresas digitais e internacionais, Javier tem estado muito atento à inovação financeira há algum tempo, especialmente no que diz respeito à escalabilidade. Explica que foi um dos primeiros líderes financeiros a experimentar a Spendesk (há sete anos) e que continuou a utilizar este tipo de ferramentas de gestão de despesas ao longo da sua carreira profissional, antes de mudar para a Payhawk.

"Sim, outras ferramentas são capazes de gerir as despesas - mas ninguém o faz como a Payhawk. Para além de ser mais completa, é também mais visual," explicou Javier. "Com outras soluções de gestão de despesas, sentia-me cego em relação às despesas; mas a Payhawk dá-me todo o controlo e visibilidade de que necessito para realizar o meu trabalho e tomar as melhores decisões."

Conseguir visibilidade global sobre as despesas

A nossa gestão de várias entidades e dashboard de grupo também foram cruciais para a Rentals United quando tratou de escolher a sua solução de gestão de despesas. Sendo uma equipa internacional, pretendiam controlar as despesas das suas várias entidades, normalizar a gestão das despesas e verificar o desempenho sazonal em função da localização geográfica.

"A funcionalidade de gestão de várias entidades da Payhawk é fundamental para nós," disse Javier. "Estamos a crescer rapidamente e temos escritórios em muitos países diferentes. Poder controlar as despesas de todos eles num único ecrã é perfeito para mim, enquanto CFO."

"Noutras ferramentas, é necessário abrir diferentes contas e introduzir dados em cada uma delas; não é simples nem ágil," continuou Javier. "Com a Payhawk, vê-se tudo no mesmo ecrã e com gráficos muito claros."

“A funcionalidade de gestão de várias entidades da Payhawk é fundamental para nós. Estamos a crescer rapidamente, e temos escritórios em muitos países diferentes. Poder controlar as despesas de todos eles num único ecrã é perfeito para mim, enquanto CFO.”

Com as nossas funcionalidades de gestão de várias entidades, Javier e a equipa da Rentals United são capazes de:

• Implementar processos e políticas de despesas uniformes em todo o mundo
• Otimizar os fluxos de trabalho em diferentes entidades
• Consolidar as operações de Contas a Pagar em toda a empresa
• Acelerar o processo de fecho do mês
• Apoiar a contabilidade em várias entidades
• Facilitar a integração rápida e segura das equipas em todas as entidades
• E mais

Um copiloto personalizável para o crescimento dos negócios

Os fluxos de trabalho, as categorias e as regras personalizadas também eram importantes para a equipa da Rentals United. Queriam uma solução de gestão de despesas que se adaptasse às suas necessidades e ajudasse a eliminar a administração manual e qualquer mistério na categorização de despesas e gastos.

“Adoramos a Payhawk porque se adapta às nossas regras e necessidades. Podemos criar departamentos ou equipas e implementar um processo de aprovação de despesas personalizado com vários níveis de aprovação, dependendo do valor que queremos gastar.”

"Adoramos a Payhawk porque se adapta às nossas regras e necessidades. Podemos criar departamentos ou equipas e implementar um processo de aprovação de despesas personalizado com vários níveis de aprovação, dependendo do valor que queremos gastar," explicou Javier. "Isto facilita-nos muito o cumprimento dos orçamentos e a execução da nossa estratégia empresarial."

"A equipa de apoio ao cliente também é de primeira classe," continuou Javier. "Em todas as vezes que precisámos de ajuda, o problema foi resolvido em menos de 24 horas. Muito poucas empresas prestam um serviço ao cliente tão excecional."

Capacitar os colaboradores com cartões empresariais, controlos e viagens de negócios

Os CFO podem, por vezes, sentir-se preocupados ao colocar o dinheiro da empresa nas mãos dos colaboradores através dos cartões empresariais. Temem que os colaboradores se aproveitem da liberdade e gastem fora do que é devido.
Com os cartões e controlos da Payhawk, podemos garantir que os colaboradores não apenas se mantêm em conformidade, como também se sentem capacitados, uma vez que todas as regras e controlos estão integrados no mesmo cartão e aplicação que utilizam para pagar.

"Na Rentals United, estabelecemos orçamentos e implementámos a utilização de cartões com limites predefinidos para garantir o cumprimento da nossa política de despesas. Se alguém quiser sair do orçamento, tem de apresentar um pedido através da aplicação e explicar o motivo," afirma Javier. "Depois, graças a fluxos de aprovação personalizados, as pessoas designadas podem aceitar ou rejeitar esses pedidos de fundos extraordinários (e recebem um lembrete para o fazer)."

"O mesmo se aplica às viagens. Se um colaborador tiver um cartão apenas para fazer uma viagem de trabalho, assim que a viagem terminar podemos congelar o cartão até à próxima viagem," explicou Javier. "É essa a vantagem da Payhawk: tudo é mantido sob controlo e podemos tomar decisões com um simples clique num botão, tanto para solicitar fundos como para congelar cartões rapidamente."

Ótima usabilidade para facilitar o dia a dia

Com uma força de trabalho internacional e várias entidades, a Rentals United precisava de garantir que a solução escolhida, qualquer que ela fosse, seria fácil de utilizar para os utilizadores de cartões empresariais e a equipa financeira, constantemente ocupados.

"Se tivermos de ensinar 100 colaboradores a utilizar uma nova aplicação, é bom que esta seja fácil de utilizar. Toda a gente tem muito trabalho para fazer e não tem tempo para processos morosos," afirmou Javier. "A curva de aprendizagem tem de ser fácil para todos e os processos financeiros têm de ser automatizados."

"Com a Payhawk, podemos fazer o que quisermos com apenas alguns cliques. Alguns dos seus concorrentes também são potencialmente bons, mas se tivermos de passar uma hora à procura do botão, o processo deixa de ser ágil," continuou Javier. "Na Payhawk, todas as informações, tanto sobre as despesas como sobre a configuração, estão acessíveis e organizadas. É muito fácil de utilizar."

Poupar tempo, poupar dinheiro e assumir o controlo das subscrições

Desde que mudou para a Payhawk, a Rentals United economizou muito tempo nas suas tarefas financeiras anteriormente manuais. Os nossos cartões corporativos, a automatização da cobrança de recibos, os uploads fáceis e a captura de dados OCR, os fluxos de trabalho de despesas e as integrações harmoniosas significam que poupam horas todos os dias.

"O facto de a Payhawk automatizar e digitalizar tudo poupa muito tempo ao departamento financeiro. Não é necessário andar atrás de recibos, não é necessário reembolsar os colaboradores manualmente, não é necessário introduzir dados manualmente e o fecho do mês é muito mais rápido," explicou Javier. "Agora, dedicamos esse tempo a tarefas mais estratégicas para a empresa. Sem a Payhawk, o meu departamento teria de dedicar pelo menos um terço do seu tempo a este tipo de tarefas manuais e operacionais."

“Sem a Payhawk, o meu departamento teria de dedicar pelo menos um terço do seu tempo a tarefas manuais e operacionais."

"Em termos de funcionalidade e facilidade de utilização, a Payhawk está muito à frente de outras soluções que experimentei. Para além disso, com muitas outras ferramentas descobrimos que, à medida que o volume de cartões e transações aumenta, os preços disparam. Isto pode gerar um custo enorme, uma vez que efetuamos praticamente 10.000 transações por mês e movimentamos entre 4-5 milhões de euros," continuou Javier. "Com a Payhawk, isto não é um problema. Graças ao cashback, o preço mantém-se muito atrativo."

Durante o seu rápido crescimento, a Rentals United também adquiriu muitas subscrições de ferramentas e serviços para apoiar os operações ao longo do caminho. O problema? A gestão destas subscrições tornou-se gradualmente difícil, ao não haver uma fonte de informação única.

"Era especialmente complicado gerir as subscrições. Todos os nossos colaboradores utilizavam o mesmo cartão empresarial, pelo que nunca sabíamos o estado de um pagamento recorrente, se a ferramenta ainda estava a ser utilizada ou quem a tinha subscrito," disse Javier. "Não tínhamos visibilidade nem controlo sobre as nossas subscrições."

Com o software de gestão de subscrições da Payhawk e as nossas funcionalidades de gestão de fornecedores, a equipa da Rentals United é agora capaz de:

• Descobrir custos ocultos e duplicados, uma vez que agrupamos todas as subscrições empresariais por fornecedor para oferecer uma visão geral completa dos pagamentos regulares por fornecedor
• Eliminar o aumento dos custos, tendo visibilidade sobre as flutuações dos custos de subscrição - tudo num só local
• Evitar despesas excessivas com uma visão geral do proprietário de cada subscrição (para que se possa verificar a utilização, etc.)
• Evitar a duplicação de informações sobre fornecedores e dados incorretos ou fraudulentos
• Minimizar as tarefas administrativas e os erros de introdução com informações pré-preenchidas sobre os fornecedores (e, além disso, automatizar as categorias de despesas com base nos fornecedores)
• Melhorar a conformidade, reduzir o risco de fraude e gerir facilmente as alterações com um registo de auditoria de dados do fornecedor
• Adaptar a sua segmentação de dados para desbloquear opções de relatórios ilimitadas mais além da plataforma, e muito mais.

Pronto para poupar tempo e aumentar o ROI da sua empresa?

É uma empresa de grande dimensão que procura ultrapassar os desafios das despesas e controlar melhor os gastos? Agende uma demo para saber mais sobre as nossas vantagens e ver como a gestão inteligente das despesas pode ajudar a impulsionar o seu crescimento.