Suppliers & subscriptions

Одит на абонаменти и SaaS

Цел

Прехвърлете повтарящите се разходи от даден отчет в поддържан регистър: потвърдете повтарящите се такси, които никой не е отбелязал, отхвърлете тези, които не са абонаменти, обединете даден доставчик до един запис и посочете какво не е могло да бъде обработено.

Кога да го използвате

Когато потребителят иска да обработи списъка с абонаменти и да предприеме действия по него: изчистване, уреждане на повтарящите се такси, които никой не е потвърдил, обединяване на дублираните записи на даден доставчик или преглед на разходите за SaaS и повтарящите се разходи за повишения на цените и дублиращи се инструменти. Не е за заявка, с която само се иска да се видят, изброят или преброят абонаментите или колко струват: това са справки, на които агентът отговаря със собствените си инструменти. Той записва данни: потвърждава и отхвърля засечените абонаменти и архивира дублирани записи, като всеки от тях първо се преглежда и потвърждава.

Примерен промпт

Прегледай абонаментите ни: маркирай тези, за които действително плащаме, и изчисти дубликатите.

Превърнете повтарящите се разходи в регистър, на който можете да се доверите. Асистентът открива разходите, които никой не е отбелязал като абонаменти, и доставчиците с повече от един запис, показва доказателствата и засегнатите суми, след което ги потвърждава, отхвърля и обединява заедно с вас - всяка промяна се преглежда предварително, преди да бъде направена, и нищо не се изтрива.

Как работи

Съпоставя всеки периодичен разход от реалните разходи по карти и фактури, а не от ръчно воден регистър, и маркира увеличенията на цените с доказателства зад всеки маркер.
Показва разходите, които Payhawk е открил като периодични и които никой не е потвърдил или отхвърлил, групирани по доставчик, заедно със съответната сума.
Потвърждава реалните и отхвърля останалите заедно с вас, обединява даден доставчик в един запис и изброява това, което не е успял да обработи.

Често задавани въпроси

Вече следим абонаментите в електронна таблица. Защо ни е нужно това?

Това работи въз основа на действително таксуваното - всяко периодично таксуване по карта и фактура - така че улавя това, което регистрите пропускат: инструментът, който някой е отчел като разход извън процеса на снабдяване, увеличението на цената, което никой не е забелязал, дубликатът, закупен от друг екип. Няма инвентар за поддържане.

Това отменя ли абонамента?

Не, и това е изрично посочено, вместо да се намеква, че плащанията са спрели. Това изчиства данните, които Payhawk проследява: потвърждава плащанията, които наистина са абонаменти, отхвърля тези, които не са, и обединява даден доставчик в един запис. Прекратяването на договора остава между вас и доставчика.

Може ли да ни каже кои лицензи никой не използва?

Не. Payhawk вижда сумите, с които сте таксувани, а не кой се вписва, така че данните за използваните места трябва да дойдат от доставчика. Това, което може да докаже, е колко струва всеки абонамент, как се е променил този разход и къде на един и същ доставчик се плаща два пъти – където така или иначе обикновено са парите.