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Audit des abonnements et SaaS

Objectif

Transférer les dépenses récurrentes d'un rapport vers un registre tenu à jour : confirmer les frais récurrents que personne n'a marqués, ignorer ceux qui ne sont pas des abonnements, consolider un fournisseur en un seul enregistrement et lister ce qui n'a pas pu être traité.

Quand l'utiliser

Lorsque l'utilisateur souhaite parcourir la liste des abonnements et agir dessus : la nettoyer, traiter les frais récurrents que personne n'a confirmés, consolider les enregistrements en double d'un fournisseur, ou examiner les dépenses SaaS et récurrentes pour détecter les hausses de prix et les outils en double. Ne s'applique pas à une requête qui demande uniquement de voir, de lister ou de compter les abonnements ou ce qu'ils coûtent : il s'agit de consultations auxquelles l'agent répond avec ses propres outils. Il écrit : il confirme et ignore les abonnements détectés et archive les enregistrements en double, chacun d'eux étant d'abord affiché en aperçu et confirmé.

Exemple de prompt

Passez en revue nos abonnements : marquez ceux que nous payons réellement et nettoyez les doublons.

Transformez les dépenses récurrentes en un registre fiable. L'assistant trouve les dépenses que personne n'a marquées comme abonnements et les fournisseurs possédant plus d'un enregistrement, affiche les preuves et les montants en jeu, puis les confirme, les rejette et les consolide avec vous - chaque modification s'affiche en aperçu avant d'être effectuée, et rien n'est supprimé.

Comment ça marche

Cartographie chaque frais récurrent à partir des dépenses réelles par carte et par facture, et non à partir d'un registre tenu manuellement, et signale les hausses de prix avec les preuves à l'appui de chaque signalement.
Fait ressortir les dépenses que Payhawk a détectées comme récurrentes et que personne n'a confirmées ou ignorées, regroupées par fournisseur avec le montant en jeu.
Confirme les vrais et rejette le reste avec vous, consolide un fournisseur en un seul dossier, et liste ce qu'il n'a pas pu traiter.

Questions fréquentes

Nous suivons déjà les abonnements dans une feuille de calcul. Pourquoi ceci ?

Cela s'appuie sur ce qui a été réellement facturé - chaque dépense récurrente par carte et chaque facture - et détecte ainsi ce qui échappe aux registres : l'outil que quelqu'un a passé en note de frais en dehors des achats, l'augmentation de prix que personne n'a remarquée, le doublon acheté par une autre équipe. Il n'y a aucun inventaire à tenir.

Cela annule-t-il l'abonnement ?

Non, et cela est précisé plutôt que de laisser entendre que les paiements ont cessé. Il nettoie ce que Payhawk suit : en confirmant les frais qui sont réellement des abonnements, en rejetant ceux qui n'en sont pas et en consolidant un fournisseur en un seul enregistrement. La résiliation du contrat reste entre vous et le fournisseur.

Peut-il nous dire quelles licences personne n'utilise ?

Non. Payhawk voit ce qui vous est facturé, et non qui se connecte, l'utilisation des licences doit donc provenir du fournisseur. Ce qu'il peut prouver, c'est ce que coûte chaque abonnement, comment ce coût a évolué, et les cas où le même fournisseur est payé deux fois - ce qui représente généralement le principal enjeu financier de toute façon.