Какво ново в Payhawk?

Възползвайте се от по-голям контрол и гъвкавост при управлението и категоризирането на разходите си, като разделяте една транзакция с карта на няколко артикула.

Как ви помага тази функция?

Тази актуализация е особено полезна, когато едно плащане обхваща няколко доставчици - например покупки в Amazon или теглене от банкомат с цел разплащания към няколко доставчици. Тя ви позволява да разпределяте една транзакция между множество разходи, като по този начин поддържате документацията си подредена и лесна за управление.

Какво е включено?

• Свързани разходи: Всеки разход, създаден от разделяне, е свързан с оригиналната транзакция, което улеснява проследяването на източника.
• Управление на документите: Документите от първоначалната транзакция няма да се пренасят към новите разходи, което гарантира коректност при всяко разделяне.
• Времеви печат: Всеки разход ще има записан точен час на разделянето за точно проследяване.
• Статус на одобрение: Новите разходи ще започват като „не подадени“ (ако е активирана опцията „Подаване“), а статусът на одобрение на първоначалния разход ще се нулира, което ви дава пълен контрол върху процеса на одобрение.

Надяваме се, че тази функция ще подобри процеса на управление на разходите ви, като го направи още по-ефективен и организиран!

Вече можете да избирате стойности за потребителски полета със свободен текст директно от разходния документ, като използвате нашата технология за оптично разпознаване на символи (OCR). Това подобрение се отнася и за полето за бележки, което прави въвеждането на данни по-бързо и по-ефективно.

Важно: Моля, имайте предвид, че това извличане на данни не се учи от предишни въвеждания, така че няма да предложи автоматично същите стойности за бъдещи фактури.

Вече имате възможност да изключите предложенията за полета за доставчици в разходите на служителите. Това е полезно, ако предпочитате да не включвате доставчици за тези видове разходи, особено при интеграция с ERP системи, които управляват отчети за разходи.

Важно: Предложенията за полета на доставчика ще останат активни за разходи за банкови преводи, тъй като доставчикът е задължително поле в тези случаи.

Уверете се, че процесите на одобрение продължават безпроблемно с резервни вариант, дори когато определени роли в работния процес не са налични.

Как ви помага тази функция?

Резервен вариант се задейства, когато полето за разходи е оставено празно или присвоената стойност няма мениджър, като по този начин се предотвратяват забавяния при одобряването на разходите.

Настройки и преглед на резервните варианти

Можете да персонализирате поведението на резервните процеси, за да отговаря на нуждите на вашата компания:

1. Отидете в Настройки > Работни потоци > Разширени.
2. Щракнете върху Редактиране на резервни варианти.
3. Изберете предпочитаните от вас резервни действия.
4. Щракнете върху Запазване на промените.

Можете да прегледате текущите си резервни действия в работния процес директно в режим на редактиране на всяка стъпка от работния процес.

Представяме ви новия Workflow Designer, с който можете да създавате точно процесите, от които имате нужда, по един визуален и ясен начин. Може да използвате нови тригъри, условни правила, сложни симултантни, последователни и непоследователни стъпки на одобрение.

Вече можете да зададете конкретни полета или да прикачите документ, който се изисква за подаване на заявка за поръчка. Можете също така да намирате поръчките за покупка по-бързо с помощта на множество нови филтри, като например документ, статус на поръчката за покупка, сума, бележка и счетоводни полета като категория както и всякакви други персонализирани полета.

Вече можете да копирате документи и изображения в клипборда си и директно да ги поставите в платформата Payhawk, за да спестите още повече време, когато изпращате касови бележки и фактури.

Мениджърите на екипи вече могат да преглеждат и редактират поръчкиte за покупка на своите служители, които са в отворено или чакащо състояние.

Автоматизирайте затварянето на поръчки за покупка, когато свързана фактура е платена или прегледана.

Вече можете да дефинирате процентни несъответствия за засичане на поръчките за покупка. Несъответствие от настроение процент ще задейства допълнителен работен процес за одобрение.