CFO Gespräch: Rechnung oder Quittung - Was ist der Unterschied?

Die klassische Rechnung

Eine recht benutzerfreundliche Definition von dem Begriff “Rechnung” lautet:

"Bei der Rechnung (Faktura) handelt es sich um ein Dokument, welches auf Basis eines Kaufvertrags das fällige Entgelt für eine Leistung ausweist. Neben Angaben zur Leistung müssen Zahlung bzw. Zahlungsmodalitäten sowie der Aussteller darauf Erwähnung finden. Sie kann auf Papier oder als elektronische Rechnung übermittelt werden.”

Ich füge hinzu: wenn Waren oder Dienstleistungen auf Kredit gekauft wurden, gibt die Rechnung normalerweise die Bedingungen des Geschäfts an und informiert über die verfügbaren Zahlungsmethoden. Jede Rechnung weist auf der Vorderseite des Dokuments deutlich darauf hin, dass es sich um eine handelt, und enthält Einzelheiten zu den folgenden Punkten:

• Eindeutige Rechnungsnummer (wird zu Referenzzwecken verwendet)
• Rechnungsdatum (Datum der Ausstellung)
• Name, Kontaktdaten, Steuer- und Registrierungsdaten der Firma (z.B. MwSt.-Nummer), des Verkäufers und Käufers
• Beschreibung, Menge, Einheitspreis und Währung der gelieferten Ware oder Dienstleistung
• Gesamtbruttobetrag, der für die bereitgestellten Produkte oder Dienstleistungen zu zahlen ist
• Angewandte Rabatt- oder Werbekredite
• Mehrwertsteuer und andere fällige Steuern
• Fälliger oder bezahlter Gesamtbetrag (falls sie bereits bezahlt ist)
• Zahlungsbedingungen

Es gibt auch eine andere Art von Rechnungen, die als Pro-forma-Rechnungen bezeichnet werden. Diese haben ähnliche Posten wie die klassischen Rechnungen. Der Hauptunterschied zwischen den beiden besteht darin, dass Pro-forma-Rechnungen für Vorauszahlungen an Lieferanten verwendet werden. Sie werden ausgestellt, bevor das eigentliche Produkt oder die eigentliche Dienstleistung geliefert wird. Sie deklariert den Wert ohne den Empfänger zur Zahlung aufzufordern. Sobald das Produkt oder die Dienstleistung geliefert wird, wird diese durch eine endgültige Rechnung “ersetzt”.

Quittungen: wozu braucht man sie?

Quittungen dienen als Zahlungsnachweis dafür, dass die gelieferten Produkte oder Dienstleistungen vom Käufer bezahlt wurden. Sie werden immer ausgestellt, nachdem eine Zahlung erfolgt ist. Zum Vergleich: Rechnungen werden normalerweise ausgestellt, bevor eine Zahlung erfolgt ist). Kunden erhalten normalerweise Quittungen, wenn sie bar oder mit einer Kredit- oder Debitkarte bezahlen. Wenn Sie mit einer Banküberweisung bezahlen, benötigen Sie normalerweise keine Quittung, da die Banküberweisung stattdessen als Zahlungsnachweis dient.

Zu den üblichen Informationen, die Sie auf einer Quittung erwarten können, gehören:

• Name, Kontaktdaten, Angaben zur Steuer- und Firmenregistrierung (z.B. MwSt.-Nummer) des Verkäufers
• Beschreibung, Menge, Stückpreis und Währung des gelieferten Produkts oder der Dienstleistung
• Bezahlter Betrag und Währung
• Datum der Zahlung
• Zahlungsmittel (Kreditkarte, Bargeld usw.)

Warum müssen Sie Quittungen und Rechnungen für Ihre Geschäftsausgaben sammeln?

Die kurze Antwort: Weil sowohl Quittungen als auch Rechnungen für die Buchführung, Steuern und Rechnungslegung benötigt werden. Wie bereits erwähnt, eine Quittung ist der Zahlungsnachweis, dass die bestellten Waren oder Dienstleistungen tatsächlich gezahlt wurden. Auf der anderen Seite benötigt Ihre Buchhaltung eine gültige Rechnung vom Lieferanten, dass diese Waren und Dienstleistungen an Ihr Unternehmen ausgestellt wurde. Dies ist erforderlich, damit diese Ausgaben in den Büchern des Unternehmens ausgewiesen und Steuergutschriften geltend gemacht werden können. Nun, es gibt Geschäftsausgaben, die Sie nicht auf einer Geschäftskreditkarte abbuchen sollten, aber das ist ein anderes Thema.

Die Frage, die sich meisten Leute stellen, ist, wann sie nur eine Quittung abholen und einreichen müssen und wann wird auch eine Rechnung benötigt. Die Spesenrichtlinie Ihres Unternehmens sollte Ihnen bei der Antwort dieser Frage am besten helfen. Normalerweise müssen Mitarbeiter bei Geschäftsreisen nur Belege für Reisekosten wie Taxis, Mahlzeiten usw. einreichen. In den meisten anderen Fällen müssen Sie sowohl eine Quittung als auch eine Rechnung einreichen, die vom Lieferanten der Waren oder Dienstleistungen an Ihr Unternehmen ausgestellt wurde.