Firmenkarten für Mitarbeiter: Was steckt dahinter und warum sollten Unternehmen Sie einsetzen?

Ohne Firmenkarten und der entsprechenden Software für die Ausgabenverwaltung haben Sie zweifellos eine mühsame Arbeit vor sich, um all die Daten einzusammeln und mit einer Kostensoftware, die hoffentlich mit einer Reporting-/ERP-Software verbunden ist, zu erfassen. Und was ist mit den Ausgaberichtlinien? Schicken Sie E-Mails herum, um Ihre Mitarbeiter daran zu erinnern, wie viel sie vom Budget ausgeben dürfen? Was, wenn sie mehr brauchen? Tragen sie diese Information in eine Tabelle ein? Ein Chaos.

Die Geschichte der Firmenkarten

In den 1950ern konnten Mitarbeiter, vor allem Verkäufer, mit Firmenkarten bargeldlos an Orten bezahlen, an denen sie ihre Bank nicht direkt nutzen konnten. Wie großartig muss das damals gewesen sein. Ein enormer Sprung in Richtung Vereinfachung und Effizienz für den Verkäufer und den Benutzer.

Bis zur Einführung des Internets hat sich an dem Zahlungsverkehr damals nicht viel getan. Dann ging es los. Erst konnten die Verbraucher ein paar Dinge online kaufen, dann ein paar mehr, bis heute, wo man buchstäblich alles mit einem Klick kaufen kann. Durch das Onlineshopping wurde das Bezahlen mit der Karte Grundvoraussetzung - die Gewohnheiten der Verbraucher änderten sich entsprechend.

Aber was ist mit Firmenkarten?

Unternehmen brauchten in der Regel länger, neue Technologien einzuführen.  Als zum Beispiel digitale Wallets, im B2C-Bereich immer beliebter wurden, hätten Unternehmensprozesse für Zahlungen und Ausgaben eigentlich folgen müssen, taten sie aber nicht. Die Anfänge der digitalen Banken schienen vielversprechend; endlich würde es einfachere, stärker automatisierte Verfahren für die Unternehmensfinanzen geben. Doch am Ende hatten wir dieselbe alte Firmenkarte, nur hübscher verpackt. Für die meisten Unternehmen ist die Handhabung von Firmenkarten und Zahlungen immer noch sehr aufwändig. Es scheint, als wenn alle verfügbaren Integrationen - APIs (Programmierschnittstellen) und Automatisierungsoptionen - einfach nicht genug sind, um alle Tools zu verbinden, die Sie als Finanzmanager brauchen.

Firmenkarten der traditionellen Banken

Firmenkarten machen geschäftliche Zahlungen einfacher. Sie können einsehen, wer was und wo ausgegeben hat. Außerdem können Ihre Mitarbeiter ihre Ausgaben ganz einfach nach Bedarf tätigen, auch von unterwegs. Was ist mit Buchführung, Reporting und Prognosen?

So werden Firmenkarten bei herkömmlichen Banken und Anbietern ausgegeben:

Sie, als Finanzmanager, arbeiten mit den Verantwortlichen zusammen, um zu entscheiden, wer eine Firmenkarte bekommt und wie hoch die Limits sind. Dann schickt Ihnen die Bank die Karte zu oder Sie holen sie persönlich ab. Sobald Ihre Kolleginnen und Kollegen die Karten benutzen, müssen sie ihre Belege kategorisieren und an die Buchhaltung oder das Finanzteam weiterleiten. Falls diese nicht verloren gegangen sind. Dann wird Ihre Buchhaltung alle Belege überprüfen und sie mit den Ausgaben abgleichen, um am Monatsende die Buchführung abzuschließen. Dann, 45 Tage später - ja, 45 Tage - haben Sie Zugriff auf die Daten, um das tatsächliche Budget mit der Prognose vergleichen und nach Optimierungen der Ausgaben suchen zu können.

In diesem Szenario ist es schwer nachzuvollziehen, wer was ausgibt. Die zwei folgenden Dinge sind möglich. Entweder hat Ihr Unternehmen eine oder zwei Karten, die es mit dem gesamten Team teilt. Oder die Mitarbeiter verwenden ihre persönlichen Karten und bekommen die Ausgaben später erstattet. Ein weiterer Albtraum für Ihr Buchhaltungsteam.

Was läuft da schief?

Zum einen geht wertvolle Zeit aller Beteiligten verloren. Sie haben Ihr Sales-Team nicht eingestellt, um Geschäftszahlungen zu verwalten und Spesenabrechnungen auszufüllen. Auch Ihre Buchhaltung kann mit der Zeit wesentlich sinnvolleres tun, als jedem fehlenden Beleg nachzugehen. Stattdessen könnte sie die Zeit nutzen, um Wege zur Optimierung der Ausgaben und Finanzen Ihres Unternehmens zu finden. Und noch schlimmer: Was, wenn all diese Belege und Rechnungen händisch eingegeben werden müssen? Und wieder kategorisiert? Das ist ein langwieriger, manueller Prozess. Das muss nicht sein.

Hier wird definitiv Zeit vergeudet, aber was ist mit Geld? Durch die jährlichen Kartengebühren, die Sie an Ihre Bank zahlen, spart Ihr Unternehmen kein Geld. Hinzu kommen Gebühren für Währungsumtausch und Abhebungen. Und für die Änderung von Kartenlimits, Inhabern oder Dispos.

Werfen Sie hier einen Blick auf unseren ROI-Rechner, um herauszufinden, wie viel Zeit und Geld Ihr Unternehmen bei der Ausgabenverwaltung einsparen könnte.

Und schließlich gibt es noch ein oft übersehenes Problem mit der automatischen Verlängerung. Ihre Mitarbeiter haben für ihre Arbeit wichtige Software-Abonnements abgeschlossen, großartig. Aber wenn sie diese nicht mehr brauchen oder den Anbieter wechseln und vergessen, sie zu kündigen, kommt die automatische Verlängerung. Sie stellt ein großes Problem für Unternehmen dar und die Firmenkarten der traditionellen Banken berücksichtigen es nicht.

Die rundum neuen Firmenkarten

Dank Bestimmungen wie PSD2 und Open Banking in Europa und ähnlichem in anderen Ländern sind die Banken nun verpflichtet, ihre Informationssysteme zu öffnen. Der Markt wird dadurch von neuen Akteuren überschwemmt. Nach  Angaben des Open Banking Market Observatory von Capgemini gab es im September letzten Jahres 345 PSD2-lizenzierte Drittanbieter (TPP) aus 26 EU-Ländern. Die meisten dieser neuen Anbieter helfen Verbrauchern bei der Verwaltung ihrer Finanzen, weniger als 100 von ihnen unterstützen Unternehmen.

Bei Payhawk, als technischer Dienstleister im Rahmen der PSD2, glauben wir, dass wir die ultimative Firmenkarte für Mitarbeiter geschaffen haben. Und mit unserer Software gehören Ihre Kopfschmerzen über die Ausgabenverwaltung der Vergangenheit an.

Als Softwareunternehmen haben wir uns zunächst darauf konzentriert, die beste Plattform, OCR und eine mobile App zu entwickeln, um die manuelle Dateneingabe für alle Mal zu verbannen - für Mitarbeiter, der die Ausgaben tätigt, bis hin zum Buchhalter.

Dann haben wir uns mit dem besten Kartenaussteller zusammengetan, um eine erstklassige Karte, die überall akzeptiert wird, mit den niedrigsten  Wechselgebühren anbieten zu können. Als Nächstes kamen zahlreiche Funktionen hinzu, damit Sie Payhawk als Ihr All-in-One-Finanztool nutzen können; von der Kartenausstellung bis hin zu Rechnungszahlungen und der Echtzeit-Kontrolle von Geschäftsausgaben auf Knopfdruck. Und jetzt unsere neueste Funktion: Kostenerstattungen.

Mit Rückerstattungen kann Ihr Unternehmen die Vorteile verschiedener Zahlungsmittel genießen. Sie können sowohl die Firmenkarte von Payhawk als auch die persönliche Karte der Mitarbeiter verwenden, falls nötig. Für diejenigen, die ihre persönliche Karte verwenden, gibt es die Möglichkeit den Beleg über die App zu scannen, die persönlichen Bankdaten hinzuzufügen und die Erstattung ist im Handumdrehen erledigt.

„Wir haben versucht, verschiedenste Softwarelösungen, Zahlungsarten und Informationsbrücken zwischen den Medien (von digital zu Papier zu digital) zu verbinden, um ein nahtloses Ausgabenmanagement zu schaffen,“ erklärt unser CEO, Hristo Borison. Und nicht nur wir sind der Meinung, dass wir ein großartiges Produkt geschaffen haben. Das anhaltende Vertrauen unserer Kunden und Investoren zeigt, sie teilen unsere Meinung.

Wieso den Status quo verändern?

Mit Firmenkarten in Ihrem Unternehmen sparen Sie Zeit und Geld. Denn so können Sie alltägliche Prozesse vereinfachen und automatisieren und wieder produktive Zeit gewinnen. Außerdem erhalten Sie einen vollständigen Überblick und eine Echtzeit-Kontrolle über die Firmenausgaben. Und vergessen Sie nicht den wichtigsten Vorteil: Ihre Mitarbeiter bekommen ein Gefühl von Vertrauen.

Aus einer ganzheitlichen Perspektive betrachtet, wird die digitale Entwicklung in der Unternehmenswelt immer wichtiger. Ganze Volkswirtschaften werden bargeldlos und Unternehmen können es sich nicht leisten, zurückzubleiben. Mit einem bargeldlosen Geschäft können Sie auf die Welle der Digitalisierung aufspringen und ganz vorne mit dabei sein. Laden Sie unser E-Book „Wie Sie Ihr bargeldloses Geschäft aufbauen“ herunter und erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Bargeld aus Ihren Zahlungen und Ausgaben verbannen. Sie haben weitere Fragen zu Firmenkarten, Accounts Payable oder möchten unsere Plattform einmal im Detail sehen? Dann buchen Sie sich noch heute eine Demo!