Der Leitfaden 2026: So erkennen Sie Betrug mit Firmenkarten frühzeitig und zuverlässig

Digitale Transaktionen verändern die Finanzwelt nachhaltig. Mit ihrer zunehmenden Verbreitung wächst jedoch auch die Gefahr für sensible Unternehmensdaten. Cyberkriminelle versuchen kontinuierlich, an Finanzinformationen zu gelangen, um diese zu verkaufen, zu missbrauchen oder wirtschaftliche Abläufe zu stören. Umso wichtiger ist es, gezielt Maßnahmen zu ergreifen, um Firmenausgaben zu schützen.

Studien zeigen, dass die Finanzbranche bei Cyberangriffen direkt hinter dem Gesundheitswesen rangiert. Kartenbetrug zählt dabei zu den häufigsten Formen der Cyberkriminalität. Laut Barclaycard tritt sogenannter „Card-not-present“-Betrug deutlich häufiger auf als Betrug bei physischen Kartenzahlungen. Der Grund dafür ist einfach: Physische Karten lassen sich heute nur schwer kopieren. Sobald Firmenkarten jedoch online, über digitale Wallets oder per Telefon eingesetzt werden, steigt das Risiko erheblich, dass Dritte an Kartendaten gelangen.

Vier häufige Arten von Kartenbetrug

Erfahren Sie, welche Formen von Kartenbetrug besonders verbreitet sind und wie Sie schnell reagieren können, um Ihre Daten wirksam zu schützen:

Identitätsdiebstahl

Identitätsdiebstahl kann sowohl physisch als auch digital erfolgen. Manche Täter stehlen gezielt Daten, um diese online zu missbrauchen. Andere entwenden eine physische Firmenkreditkarte und beginnen umgehend mit Ausgaben, während sie sich digital als Karteninhaber ausgeben.

Identitätsdiebstahl lässt sich zwar nicht immer vollständig verhindern, seine Auswirkungen jedoch deutlich reduzieren. Setzen Sie auf Firmenkarten mit klaren Kontrollmechanismen wie automatischer Kartensperrung und integrierter Betrugserkennung – unabhängig davon, ob es sich um physische oder virtuelle Karten handelt.

Firmenkarten sollten außerdem nicht mit dem Hauptgeschäftskonto verknüpft sein. Stattdessen empfiehlt es sich, sie wie digitale Wallets mit begrenztem Guthaben zu nutzen. So bleibt der Schaden überschaubar, selbst wenn Unbefugte Zugriff erhalten.

Gefälschte Karten

Beim sogenannten Cloning erstellen Betrüger eine identische Kopie Ihrer bestehenden Karte, um damit betrügerische Transaktionen durchzuführen. Regelmäßige Kontrollen Ihrer Kontoauszüge helfen, ungewöhnliche Aktivitäten frühzeitig zu erkennen. Verdächtige Transaktionen sollten Sie umgehend Ihrem Kartenanbieter melden.

Die Firmenkarten von Payhawk bieten hier eine zusätzliche Sicherheitsebene. Das System überwacht die Kartennutzung kontinuierlich und erkennt Auffälligkeiten, etwa Transaktionen zu ungewöhnlichen Zeiten oder Ausgaben, die vom typischen Nutzungsverhalten abweichen. Dank Echtzeitüberwachung können Finanzteams verdächtige Aktivitäten schnell identifizieren und direkt reagieren.

Darüber hinaus lassen sich automatisierte Ausgabenrichtlinien definieren. Finanzverantwortliche können so feste Limits und Regeln festlegen. Bei Abweichungen oder ungewöhnlichen Transaktionen erhalten Sie sofort eine Benachrichtigung und behalten jederzeit die volle Kontrolle über die finanzielle Integrität Ihres Unternehmens.

Online-Kartenbetrug

Online-Einkäufe zählen zu sogenannten Card-not-present-Transaktionen. Häufig sind Kartendaten bereits bei Online-Händlern gespeichert, was das Risiko zusätzlich erhöht. Diese Betrugsform tritt deutlich häufiger auf als Betrug bei Zahlungen mit physischer Karte.

Kriminelle gelangen an Kartendaten unter anderem durch Phishing, also täuschend echte E-Mails oder falsche Identitäten. Auch Skimming an Geldautomaten oder gezielte Angriffe auf Händler- und Banksysteme werden genutzt, um sensible Daten zu stehlen.

Um sich wirksam vor Kartenbetrug zu schützen, empfiehlt sich der Einsatz von Finanzsoftware mit 3D-Secure-Verfahren. Diese zusätzliche Sicherheitsebene verlangt eine aktive Bestätigung durch PIN oder Code und sorgt für sichere Online-Transaktionen. Ergänzend helfen Karten mit festen Regeln und Limits dabei, Ausgaben einzelner Teams oder Personen zu begrenzen und Missbrauch zu verhindern.

Verlorene oder gestohlene Karten

Gerade bei reisenden Mitarbeitenden oder in größeren Organisationen lassen sich verlorene oder gestohlene Karten kaum vollständig vermeiden. Umso wichtiger ist eine klar definierte und leicht verständliche Firmenkreditkartenrichtlinie, damit alle Karteninhaber im Ernstfall richtig handeln.

Schnelles Vorgehen ist entscheidend, um Schäden zu minimieren: a) Informieren Sie umgehend den Kartenanbieter, b) sperren Sie die Karte innerhalb von Sekunden über eine geeignete Spend-Management-Lösung wie Payhawk und c) prüfen Sie die Abrechnungen auf verdächtige Transaktionen, die Sie direkt weiterleiten.

So funktioniert die Betrugserkennung bei Karten

Um Kartenbetrug frühzeitig zu erkennen, sind zuverlässige und intelligente Verfahren notwendig. Moderne Softwarelösungen unterstützen Sie dabei effektiv:

Mustererkennung. Diese Technologie analysiert kontinuierlich Transaktionsdaten und identifiziert ungewöhnliche Aktivitäten anhand abweichender Ausgabenmuster.

Anomalie-Erkennung. Mehrfach abgelehnte Zahlungen oder abweichende Rechnungs- und Lieferadressen können Hinweise auf Betrug sein. Entsprechende Auffälligkeiten werden automatisch markiert und zur internen Prüfung weitergeleitet.

Authentifizierungsprozesse. Eine sichere und zugleich reibungslose Authentifizierung ist entscheidend. Dazu zählen biometrische Verfahren, automatische Kartensperren sowie Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Risikobewertung. Regelbasierte Systeme vergeben Risikowerte für Transaktionen. Überschreitet dieser Wert einen definierten Schwellenwert, wird die Karte oder Zahlung automatisch blockiert.

So erkennt Payhawk Kartenbetrug

Biometrische Authentifizierung

Biometrische Verfahren haben sich als schnelle und zuverlässige Methode zur Identitätsprüfung etabliert. Payhawk nutzt Fingerabdruck-Scans, um den sicheren Zugriff auf die mobile App zu gewährleisten. So bleiben sensible Finanzdaten auch bei mobilen Ausgaben oder Freigaben jederzeit geschützt.

Single-Sign-On

Payhawk unterstützt Google, Okta und Microsoft SSO. Mit einer zentralen Anmeldung greifen Sie sicher auf die Expense-Management-App und weitere Unternehmensanwendungen zu. PIN ändern, Karten sperren oder Guthaben anfordern gelingt so besonders unkompliziert.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Für Zahlungen ist bei Payhawk die Zwei-Faktor-Authentifizierung verpflichtend. Nutzer bestätigen ihre Identität über Passwort und Einmalcode, mobil zusätzlich per Biometrie oder Passwort.

Automatische Kartensperrung

Werden Ausgaben nicht innerhalb der von Ihnen festgelegten Frist eingereicht, lässt sich die Karte automatisch sperren. Das reduziert Verwaltungsaufwand und erschwert betrügerische Aktivitäten. Auch Mitarbeitende können ihre Karte selbst sperren, wenn sie einen Betrugsverdacht haben.

Zahlungssicherheitszertifikate

Payhawk erfüllt höchste Sicherheitsstandards und ist unter anderem PCI DSS Level 1, SOC1, SOC2 Typ 2 und ISO 27001 zertifiziert. Ergänzt wird dies durch interne Sicherheitsteams, regelmäßige Scans und aktive Bedrohungserkennung.

Tokenisierung

Bei der Tokenisierung werden sensible Kartendaten durch wertlose Tokens ersetzt. Dadurch sinkt das Risiko von Datenlecks und die Menge gespeicherter sensibler Informationen wird reduziert. Payhawk nutzt dieses Verfahren, um die Sicherheit von Transaktionen konsequent zu erhöhen.

Business-Card-Verifizierung in der Praxis: Mercell Nederland

Die Nutzung einer einzigen Firmenkarte für mehrere Mitarbeitende führt häufig zu Problemen. Verantwortlichkeiten sind unklar, Identitätsprüfungen aufwendig und Prozesse langsam.

Louis Gossieau, Head of Buyer Marketing bei Mercell Nederland, berichtet:

Das größte Problem war, dass wir eine Firmenkarte hatten, die entweder ihr Limit erreichte oder eine zusätzliche Verifizierung erforderte, auf die ich keinen Zugriff hatte. Ohne Code aus der Finanzabteilung verzögerten sich Zahlungen oft bis zum nächsten Tag.

Mit den Firmenkarten von Payhawk gehört das der Vergangenheit an. Karteninhaber sind klar für ihre Ausgaben verantwortlich. Benötigt der Marketingmanager ein neues Abonnement, wird es einfach gekauft und der Beleg eingereicht – schnell und unkompliziert.

Drei Best Practices zur Erkennung von Kartenbetrug

Eine Studie von Gov.uk zeigt, dass 47 % der Unternehmen bereits Kartenbetrug erlebt haben und 17 % von Online-Banking-Betrug betroffen waren. Reduzieren Sie Ihr Risiko mit diesen bewährten Maßnahmen:

Starke Authentifizierungsprotokolle

Mit robusten Authentifizierungsmechanismen stellen Sie schnell fest, ob der Karteninhaber selbst zahlt oder ein unbefugter Zugriff vorliegt. Ist eine eindeutige Identifikation nicht möglich, wird die Transaktion automatisch gestoppt.

Regelmäßige Überwachung der Kartenaktivitäten

Durch kontinuierliches Monitoring lassen sich ungewöhnliche Transaktionen frühzeitig erkennen. Karten können sofort gesperrt, überprüft und bei Bedarf wieder freigegeben werden. Verdachtsfälle leiten Sie direkt an den Kartenanbieter weiter.

Sichere Online-Zahlungspraktiken

Schulen Sie Karteninhaber im sicheren Umgang mit Online-Zahlungen. Dazu gehören das Erkennen von Phishing-Mails, der richtige Umgang mit Geldautomaten, klare interne Richtlinien sowie sichere Online-Käufe ohne das Speichern von Kartendaten und ausschließlich bei SSL-verschlüsselten Händlern.

Zusammenfassung

Cyberkriminalität ist eine reale Bedrohung, doch mit klaren Prozessen und der richtigen Technologie lässt sich das Risiko deutlich reduzieren. Eine Spend-Management-Lösung mit umfassenden Sicherheitsfunktionen gehört zu den einfachsten und effektivsten Schutzmaßnahmen.

Tätigen mehrere Karteninhaber regelmäßig Online-Zahlungen? Vereinbaren Sie eine kurze Payhawk-Demo und erfahren Sie, wie Sie Zeit sparen, Effizienz steigern und Ihre Unternehmensausgaben zuverlässig absichern.