La gestión de gastos es un factor clave para el funcionamiento de cualquier empresa, sea un pequeño negocio o una gran corporación. Una eficiente gestión de gastos es lo que nos permitirá cumplir con las normativas y mantener los costes controlados, mitigando riesgos, para mejorar el rendimiento y poder crecer.
Los procesos administrativos requieren siempre de una importante dedicación de tiempo y recursos. Tan pronto como una empresa va desarrollándose y comienzan a multiplicarse los proyectos, las líneas de negocio, los viajes y actividades de representación, también irán incrementándose y diversificándose los gastos.
La gestión de toda la documentación necesaria puede llegar a ser realmente tediosa y compleja. Esto, sobre todo, si se realiza mediante métodos tradicionales. Una hoja de cálculo o sistemas desarticulados obligan a que cada gasto deba introducirse, gestionarse y validarse manualmente.
Sin embargo, si se cuenta con una política, unos procesos y unos sistemas adecuados, no sólo podremos mantener una gestión de gastos sencilla y controlada. También obtendremos beneficios importantes en cuanto a eficiencia, ahorro, productividad y previsibilidad. A continuación compartimos algunos puntos clave para simplificar y optimizar la gestión de gastos de tu empresa.
Establecer un límite y una política de gastos clara
Definir un límite máximo de gasto ayuda a enfocarnos mejor en el gasto total incurrido. Lo ideal es analizar todos los gastos fijos y variables de nuestra operación, para establecer unas categorías de gasto y unos límites adaptados a nuestro sector y negocio. Una buena categorización nos permitirá llevar los libros contables de forma clara y rigurosa, facilitando la planificación y gestión.
El paso siguiente y vital es establecer y comunicar eficazmente nuestra política de gastos. Una política de gastos justa, práctica y sin ambigüedades permite que cada empleado, departamento o equipo conozca cuáles son los gastos cubiertos por la empresa. También clarifica de qué manera deben realizarse los pagos, consumos y gastos profesionales, y cómo gestionar reportes y reembolsos.
Lineamientos claros evitan confusiones, simplifican procesos y optimizan el control presupuestario. Cada paso o tarea debe mantenerse simple. De lo contrario, se corre el riesgo de que las personas exageren sus gastos para compensar la molestia de reclamarlos.
Apuntalar la gestión aprovechando la tecnología
En España todavía numerosas empresas gestionan sus gastos a través de una hoja de cálculo o soluciones privadas muy apegadas al papel. Se obliga a los empleados a introducir los datos manualmente, sin integración alguna a los sistemas de contabilidad. Esto incrementa las posibilidades de error y los riesgos de fraude, además de dificultar el control y la planificación.
La gestión de gastos de forma manual puede ser, no sólo larga y pesada, sino también costosa. Según un estudio de la Global Business Travel Association, un empleado dedica en promedio 20 minutos a completar un reporte de gastos. A esto se añade que un 19% de los informes presenta errores, requiriendo otros 18 minutos para su corrección.
Los sistemas digitalizados de gestión de gastos permiten superar todos estos problemas. Agilizan procesos, abaratan costes, suprimen el papel y, sobre todo, hacen más sencilla y eficiente toda la gestión.
Algunas empresas aún son reacias a su adopción, al creer que se trata de sistemas costosos. No obstante, las empresas fintech han desarrollado opciones escalables -desde software de gestión de gastos de viaje , hasta soluciones integrales- que se adaptan tanto a las necesidades de las pymes, como de las grandes empresas.
Así, la plataforma integral de Payhawk permite gestionar y controlar todos los gastos de forma automatizada y según la política de gastos definida por cada organización. Al estar integrada al sistema contable, la información de cada transacción se corresponde con su gasto en tiempo real. La empresa obtiene una panorámica global de todos sus gastos, sin necesidad de rastrear y conciliar facturas, mejorando también la planificación y previsibilidad.
Empoderar a los empleados con seguridad y control
Ya no es necesario que el equipo financiero invierta tiempo en pagar los gastos de cada empleado o gestionar reembolsos. Las tarjetas virtuales son un instrumento de pago práctico y seguro para empoderar a los trabajadores, sin necesidad de abrir una cuenta corporativa con varios titulares o solicitar varias tarjetas físicas.
Con las tarjetas virtuales, cada empleado o ejecutivo puede hacerse cargo de forma autónoma, pero controlada, de sus gastos profesionales. Igualmente queda habilitado para encargarse de los pagos de un determinado proyecto o departamento, así como para sufragar gastos de oficina y contratar servicios.
En Payhawak, la gestión de gastos se simplifica y optimiza a través de una plataforma online integrada, que facilita emitir tantas tarjetas como se requieran en un clic. Asimismo, permite definir límites y políticas de gasto individualizados para cada tarjeta, según la función, responsabilidad y necesidades del empleado. Todo ello ahorrando tiempo en tediosas actividades que no aportan valor a la empresa.
Automatizar la conciliación
Las plataformas de gestión de gastos, como la ofrecida por Payhawk, permiten también automatizar la conciliación de gastos. Dado que la información de cada transacción se corresponde con su gasto de manera automática y en tiempo real, podemos dejar de invertir horas y recursos rastreando, organizando y conciliando facturas.
A través de una aplicación móvil integrada, los propios empleados pueden capturar y enviar automáticamente los recibos correspondientes. Gracias a un sistema de reconocimiento óptico disponible en más de 60 idiomas, atrás pueden quedar los papeles y el esfuerzo por conciliar recibos ilegibles.
La información se transmite directamente al sistema contable o ERP de la empresa. De allí que siempre se tendrá visibilidad en tiempo real, no sólo de cada transacción, sino de todo el presupuesto y gasto de la empresa.
Aprovechar los datos para la optimización
Con los sistemas automatizados de gestión se puede obtener una visión consolidada del gasto, además de una gran cantidad de información para la gestión empresarial. Así, es posible obtener informes de las categorías de gastos definidas, identificar patrones, rastrear tendencias y detectar áreas de gasto o costes excesivos para planificar de manera más efectiva.
Los gerentes financieros pueden analizar ingresos y gastos, y detectar rápidamente costes excesivos en áreas específicas. Con toda esta información serán capaces de identificar alternativas para reducir costes y así generar un mayor beneficio.
