Conciliación automática de tarjetas, bancos y facturas y cómo esto beneficiará a tu empresa

¿Cuáles son los pasos principales en la conciliación de tarjetas?

Para realizar la conciliación de tarjetas, tu equipo financiero debe cotejar las transacciones de los extractos bancarios con los registros contables de la empresa.

Los pasos principales en esta tarea incluyen hacer lo siguiente:

1. Recopilar toda la información pertinente: Consigue una copia del extracto bancario, cualquier recibo o documentación relacionada con las transacciones y los propios registros de la empresa sobre estas.
2. Comparar las transacciones: Revisa cada transacción del extracto bancario y compárala con la transacción correspondiente en los registros de la empresa. Si una transacción no se ha registrado en los archivos del negocio, añádela al proceso de conciliación.
3. Identifica y resuelve las discrepancias: Si existen discrepancias entre el extracto bancario y los registros de la empresa, investiga y resuelve los problemas. Estos pueden deberse a errores de registro, errores bancarios o fraudes.
4. Actualiza los registros de la empresa: Pon al día los registros de la empresa para reflejar los cambios realizados durante el proceso de conciliación.
5. Revisa y aprueba la conciliación: Revisa todo el proceso de conciliación para asegurarte de que todas las transacciones se han cotejado correctamente y de que se han resuelto todas las discrepancias. Una vez satisfecho con el resultado, aprueba la conciliación y realiza los ajustes necesarios en los registros contables de la empresa.
6. Documenta y conserva los registros: Documenta el proceso de conciliación, incluidos los cambios realizados y los motivos de los mismos. Conserva una copia del extracto bancario conciliado y toda la documentación relacionada para futuras consultas.

¿Por qué se equivocan las empresas al conciliar las tarjetas?

Puede haber varias razones por las que las empresas se equivoquen en esta tarea:

• Errores manuales: El error humano es una causa común en los errores de la conciliación de tarjetas. Por ejemplo, las entradas manuales pueden traspapelarse, duplicarse o registrarse en la cuenta equivocada.
• Falta de documentación: Si las empresas no disponen de documentación clara para este proceso, pueden producirse incoherencias y errores.
• Transacciones incompletas o inexistentes: Si las transacciones no se registran a tiempo o faltan algunas transacciones, la conciliación puede ser errónea.
• Categorización incoherente: Si las transacciones no se clasifican de forma coherente o si existen incoherencias en la forma de registrar las distintas transacciones, la conciliación estará mal.
• Tecnología inadecuada: El uso de tecnología anticuada o inadecuada puede dar lugar a una conciliación errónea de las tarjetas. Por ejemplo, se puede incurrir en una conciliación incorrecta si el sistema no puede gestionar transacciones en varias divisas o no puede conciliar las transacciones en tiempo real.
• Falta de formación: Si los empleados no saben cómo hacer estas revisiones, pueden cometer errores.

Las empresas deben contar con procesos de conciliación claros y documentados, utilizar tecnología diseñada para esta tarea (que también admita la automatización) y formar a los empleados para que concilien las tarjetas correctamente a fin de evitar los errores arriba mencionados.

¿Qué es la conciliación bancaria?

El proceso de conciliación bancaria consiste en cotejar el saldo de las cuentas de una empresa o entidad con el último extracto bancario de la misma. Si hay discrepancias entre las dos cifras, el equipo financiero o contable debe comprobar el extracto y corregir dichas discordancias.

Para muchas empresas, el proceso de conciliación está ahora automatizado en su mayor parte, pero algunas siguen dependiendo de mucho trabajo manual.

Un cliente de Payhawk, MDM Props, compartió los retos de realizar conciliaciones bancarias precisas antes de cambiar a Payhawk como su solución de gestión de gastos.

"Tenemos grandes volúmenes de transacciones y, antes de Payhawk, nuestro proceso de conciliación de pagos era manual. Tardábamos meses en ponernos al día, ya que teníamos que introducir el importe neto, el IVA y con qué proyecto estaba relacionado", explicó Uchenna, director financiero de MDM Props. "Ahora, con Payhawk, es mucho más fácil, ya que el OCR registra todos los datos relevantes de los recibos, y podemos codificarlos correctamente desde el principio utilizando los campos personalizados."

¿Cuáles son los distintos tipos de conciliación bancaria?

Existen tres, o técnicamente cinco tipos de conciliación bancaria.

Conciliación bancaria (e interempresarial)

Aquí las empresas deben conciliar los extractos bancarios con cualquiera de sus transacciones registradas. En última instancia, deben conciliar los saldos de los libros de sus filiales con los de la empresa matriz.

Conciliación de clientes

En este caso, las empresas son los proveedores y deben asegurarse de que sus libros cuadran con los de sus clientes y de que no hay discrepancias.

Conciliación de proveedores (conciliación específica de la empresa)

En este caso, las empresas son los clientes y deben asegurarse de que sus libros cuadran con los de sus proveedores y de que no hay discrepancias. Las empresas deben comprobar si los servicios o bienes que reciben del proveedor coinciden con los que han registrado.

¿Cuáles son los principales pasos de una conciliación bancaria?

Independientemente del tamaño de la empresa, hay varios pasos importantes para completar todo el proceso de conciliación bancaria; entre ellos se incluyen:

1. Comprobar los registros bancarios.
2. Reunir los registros de la empresa.
3. Comprobar los depósitos bancarios.
4. Comprobar las retiradas de fondos.
5. Investigar los ingresos de la empresa.
6. Examinar y comprobar los gastos.
7. Ajustar los extractos bancarios y el saldo de caja.
8. Analizar y comprobar los saldos finales.

¿Para qué sirve realizar una conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es fundamental y ayuda a evitar cualquier incoherencia importante a efectos fiscales y de auditoría.

Realizar el proceso de conciliación bancaria también garantiza tener una visión precisa de cuánto dinero entra y sale de la cuenta bancaria para poder tomar decisiones importantes que afectarán a la salud de la empresa. Desde el ahorro hasta la inversión, las empresas necesitan ver correctamente sus gastos, para poder gestionar los presupuestos y redirigir los fondos según sea necesario.

¿Qué es la conciliación de facturas?

La conciliación de facturas es un paso esencial en el proceso de cuentas por pagar para garantizar la exactitud y evitar discrepancias a la hora del pago.

Al comparar la factura y la orden de compra y recibir un informe, puedes confirmar la precisión de cualquiera de tus cargos y asegurarte de que has recibido todos los bienes o servicios correctos y que se especificaban en el acuerdo.

El proceso tradicional de conciliación de facturas es similar al siguiente:

a) Obtener la información de la factura del ERP o de la base de datos.
b) Abrir el sitio web de la banca electrónica.
c) Introducir los usuarios y contraseñas de acceso.
d) Introducir manualmente el número de cuenta bancaria, el nombre del banco, el nombre del proveedor y el importe en el portal de banca online.
d) Conciliar la transacción en los libros de la empresa a través del software de contabilidad.

Conciliación de facturas: los retos del calendario

En los "viejos tiempos", uno de los retos de la conciliación de facturas era el calendario. Y cuándo aparecían exactamente los pagos en el balance.

Por ejemplo, si realizabas un ingreso el viernes, pero no aparecía en tu cuenta hasta el lunes, tendrías errores si realizabas la conciliación de facturas entre medias.

También podías quedarte en el limbo, esperando a que tus proveedores cobraran los cheques enviados.

Conciliación de facturas: cómo reconocer actividades fraudulentas

A la hora de conciliar facturas, debes asegurarte de detectar comportamientos fraudulentos mediante la búsqueda de banderas rojas o patrones inusuales. Tomemos como ejemplo el reciente caso de estafa por phishing, en el que se vieron implicados Quanta, Facebook y Google, y en el que se pagaron más de 100 millones de dólares por facturas falsas. Algunas banderas rojas habituales son las siguientes:

• Facturas con importes de pago irregulares: Si una factura tiene un importe de pago muy diferente de los pagos anteriores.
• Facturas de proveedores desconocidos: Si recibes una factura de un proveedor que no reconoces.
• Facturas con información incompleta: Si a una factura le falta información importante, como el nombre de la empresa o los datos de contacto.
• Facturas con datos de pago incorrectos: Si una factura contiene datos de pago incorrectos, como un nombre mal escrito o un número de cuenta bancaria incorrecto.
• Facturas con incoherencias en el importe o la descripción: Si una factura tiene información incoherente o contradictoria sobre el importe o la descripción de los bienes o servicios que se cobran.

Si sospechas de un comportamiento fraudulento al conciliar facturas, debes tomar medidas para proteger tu empresa. Esto puede incluir ponerte en contacto con el proveedor para verificar la factura, revisar los registros de pagos y emprender acciones legales si es necesario.

¿Por qué es importante la conciliación de facturas?

La conciliación de facturas es el proceso de comparar las facturas de los proveedores con las órdenes de compra y los recibos. El objetivo de esta operación es garantizar que los importes registrados en las facturas son exactos y coinciden con las cantidades y precios acordados en las órdenes de compra. El proceso también ayuda a identificar y resolver rápidamente cualquier discrepancia o error, como sobrecargos o artículos que faltan.

La conciliación de facturas es una parte esencial de la gestión financiera y ayuda a las organizaciones a mantener registros financieros precisos y evitar pérdidas por fraude o errores. También ayuda a las empresas a gestionar con precisión el pago de sus facturas para garantizar que sólo pagan por los bienes y servicios que reciben.

En resumen, el objetivo de la conciliación de facturas es:

• Verificar la exactitud de las facturas.
• Pagar correctamente a los proveedores.
• Evitar pagos excesivos o insuficientes.
• Mantener registros financieros precisos.
• Identificar y resolver cualquier discrepancia o error.

Cómo mejorar el proceso de conciliación en tu empresa

Conciliar los pagos con tarjeta y las facturas de proveedores lleva mucho tiempo, pero es vital. Si tu empresa sigue realizando gran parte de este trabajo manualmente o con múltiples soluciones, hay una forma mejor de hacerlo.

Tu empresa necesita empezar a utilizar un software que automatice y haga más eficaz el proceso de conciliación y reduzca los errores manuales.

Las empresas de todos los tamaños tienen algunas necesidades importantes en común cuando se trata del proceso de conciliación y la gestión de sus gastos empresariales. Necesitan:

A) registrar fácilmente los datos de los gastos, incluidos los de los pagos con tarjeta y las facturas.
B) asegurarse de que los datos están perfectamente sincronizados con el software de contabilidad o ERP elegido.
C) realizar conciliaciones en tiempo real para obtener una imagen precisa del flujo de caja de la empresa.

En Payhawk, hacemos todas estas cosas y más.

La solución de gestión de gastos de Payhawk incluye tecnología OCR inteligente tanto en la versión para ordenador como en la aplicación móvil que puede extraer y registrar los datos más importantes de recibos y facturas en cuestión de segundos.

Conseguir una conciliación de tarjetas y facturas simple

Con Payhawk, tu empresa dispone de una solución completa de gestión de gastos, que incluye tarjetas de empresa, gestión de gastos, gestión de facturas y mucho más.

Los titulares disponen de tarjetas de empresa conectadas al software de gestión de gastos a través de una aplicación y un portal de administración fáciles de usar. Todo lo que tienen que hacer es gastar (dentro de los límites ya establecidos por el equipo financiero en el programa), cargar el recibo mediante un snap rápido y seleccionar las categorías de gasto (de una lista creada por el equipo financiero).

"La aplicación Payhawk es muy inteligente e intuitiva", afirma Alessandro Lupo, Director Financiero de Club Freelance. "Al equipo le encanta la aplicación porque es fácil y sencilla de usar para todos. También hemos visto menos errores ahora que la tecnología OCR integrada registra todos los datos del recibo una vez que alguien lo carga. Así, todo lo que tienen que hacer es elegir la categoría de gasto correcta, etc.".

La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres extrae todos los datos pertinentes para garantizar que no haya campos omitidos ni lagunas en la información. ¿Y si tu compañero se olvida de cargar el recibo? La solución se lo recuerda automáticamente hasta que lo hace.

ATU, cliente de Payhawk, consiguió ahorrar más de 2 millones de euros en reclamaciones de IVA utilizando tarjetas de empresa y clasificando correctamente los recibos en el momento de la conciliación.

"Ya no tenemos que perseguir recibos. Desde que utilizamos Payhawk, los gestores sólo tienen que hacer una foto del recibo -digitalizándolo- e introducirlo en el sistema financiero automatizado. En el primer año, este cambio permitió a ATU recuperar 2 millones de euros de la Agencia Tributaria que, de otro modo, se habrían perdido", explica Mathias Goet, Director de Proyectos de ATU.

Conciliación inteligente de facturas

Al igual que las conciliaciones de recibos de pagos con tarjeta, las conciliaciones de facturas son fáciles con el OCR y los campos personalizados de Payhawk.

Encuestamos a nuestros clientes sobre cómo era pagar y conciliar una sola factura antes de Payhawk. Nos explicaron que el pago podía llevar hasta 15 minutos y que implicaba a varias personas.

Con Payhawk, sólo se tarda unos segundos. Mientras el OCR extrae todos los datos relevantes, la persona que envía la factura selecciona un par de campos personalizados, añade un comentario y el trabajo está hecho.

Gracias a este proceso, la categorización está descentralizada y el equipo financiero puede tomar decisiones estratégicas para la empresa en lugar de ahogarse en facturas y buscar la información que falta.

Conciliaciones de facturas y tarjetas: integración con tu ERP y tu software de contabilidad

En Payhawk, nuestra estrategia de integración ayuda a los profesionales de las finanzas y a los contables a trabajar con rapidez y evitar errores. Creamos nuestras integraciones de ERP y software de contabilidad de acuerdo con el concepto de devengo diferenciando entre las fechas de reconocimiento de facturas/recibos y pagos, lo que significa que tu equipo financiero puede:

Transferir los datos de gastos de la empresa sin problemas y con cero esfuerzo. Nos integramos con NetSuite, Xero, Exact Online, Datev, Microsoft Dynamics y Quickbooks.
Ver, rastrear y registrar con precisión transacciones en tiempo real.

Con Payhawk, ahorrarás tiempo y esfuerzo digitalizando tus datos de gastos mediante el OCR, categorizándolos correctamente con la automatización y transfiriéndolos sin esfuerzo a tu ERP o tu software de contabilidad. Todo eso, y además controlar el gasto con tarjeta de la empresa, realizado dentro de los límites gracias a los controles que establecerás antes de entregar tus tarjetas corporativas.

¿Qué ocurre con los recibos perdidos?

El coste real de los recibos perdidos puede ser enorme, como ya han señalado ATU y MDM Props.

Pero con la aplicación y la plataforma tan fáciles de usar, los recibos y las facturas son fáciles de gestionar y registrar. ¿Y si faltan recibos? La solución los busca automáticamente para garantizar que ningún gasto quede sin registrar.

La recopilación de recibos puede suponer grandes recuperaciones de IVA para las empresas, y nuestra integración con 60días significa que incluso puede presentar recibos con fecha anterior.

"La recuperación del IVA puede ser retroactiva durante un periodo de hasta cuatro años en algunos casos", nos explica Sergio Pérez Vegas, socio director técnico (e inspector de Hacienda en excedencia especializado en IVA) de 60días. "Lo que significa que puedes recuperar el IVA de recibos de hace dos años pero ver el beneficio antes de que acabe el año actual".

Más allá de la recuperación del IVA: Preparar las auditorías

Más allá de las ventajas de la recuperación del IVA y de un cierre de mes eficiente, una conciliación adecuada puede ser decisiva para el resultado correcto de una auditoría.

Las soluciones de gestión de gastos, como Payhawk, pueden encargarse de muchos de los pasos de las auditorías sin errores ni esfuerzo. No hay importes de gastos mal escritos gracias al OCR, y no hay categorías de gastos confusas gracias a los campos personalizados sugeridos por su equipo financiero interno.

¿Quieres saber más?

Las conciliaciones de facturas y tarjetas son vitales, pero no tienen por qué ser complicadas. Reserva una demostración para descubrir cómo tu empresa podría mejorar las conciliaciones para ahorrar tiempo, dinero y estrés.