Agiliza la presentación de gastos y su aprobación con flujos de aprobación mejorados

Personaliza y agiliza la presentación y aprobación de gastos

La presentación de gastos es un proceso clave en cualquier empresa, pero cuando los flujos de aprobación son rígidos, los gastos pueden quedar atrapados en cuellos de botella o, peor aún, perderse por completo.

Payhawk soluciona este problema ofreciendo flujos de aprobación automatizados y altamente personalizables, diseñados para adaptarse a la estructura de tu organización.

Los flujos de aprobación obsoletos, acaban trayendo muchos problemas: Imagina que tu departamento de marketing, compuesto por diez personas, y que actualmente no tiene un jefe de equipo. En un escenario tradicional, las solicitudes de gastos podrían quedar estancadas, ralentizando la operativa y afectando los plazos de reembolsos y proyectos.

En Payhawk diseñamos funcionalidades teniendo en cuesta todo tipo de escenarios, incluido el que acabamos de mencionar. Te lo demostramos:

• Los flujos de aprobación de Payhawk, tienen múltiples niveles, pasos o responsables.
• El flujo de aprobación puede variar dependiendo de la cantidad, el tipo de gasto, el departamento... Vaya, la empresa diseña el flujo de aprobación de principio a fin.
• Ahora también es posible implementar una configuración alternativa en los flujos de aprobación. ¿Qué significa esto? Que si no hay director de marketing o, si está de vacaciones, se desencadenará de forma automática otro flujo de aprobación que tú elijas.

Configuración alternativa en los flujos de aprobación

La configuración alternativa en los flujos de aprobación garantiza que tus aprobadores designados no pierdan ninguna solicitud de aprobación de gastos. Si se produce un cambio en la estructura del equipo, como la eliminación de un aprobador, nuestro sistema aplica automáticamente los procedimientos alternativos para que las solicitudes sigan su curso.

Además, gracias a nuestro Diseñador de Flujos de Aprobación 100% Personalizable, puedes llevar la automatización al máximo nivel. Por ejemplo, si creas un nuevo departamento sin un gestor designado, puedes definir de forma rápida y sencilla quién debe aprobar los gastos de ese equipo.

¿Cómo funcionan la configuración alternativa en los flujos de aprobación?

Las alternativas se activan automáticamente cuando un valor asignado, como un jefe de equipo, no está disponible. Si un equipo no tiene un responsable, Payhawk aplica automáticamente un flujo de aprobación alternativo para garantizar que todas las solicitudes de gastos se procesen de manera eficiente. Es la manera más rápida y eficaz de implementar una política de gastos exhaustiva y garantizar su cumplimiento en cualquier escenario, sin excepciones.

Crea flujos de aprobación y alternativas con Payhawk

Si eres usuario de Payhawk, crear la configuración alternativa es realmente fácil. Desde la pestaña Avanzado en la creación de los flujos de aprobación, puedes editar y personalizar cada alternativa según las necesidades de tu empresa.

Este nivel de personalización te permite evitar que los procesos de aprobación se bloqueen, asegurando que ningún gasto se pierda en el camino.

Impacto en los equipos financieros

La gestión eficiente de los gastos es fundamental para cualquier equipo financiero. Con los flujos de aprobación personalizados y sus configuraciones alternativas, puedes reducir la carga administrativa y tener la seguridad de que ningún gasto quedará sin aprobar. Además, al adaptar los flujos a la jerarquía de tu organización, puedes continuar optimizando la gestión de gastos de manera ágil y efectiva.

Son estos "pequeños detalles" los que realmente marcan la diferencia.

Conclusión

Payhawk ofrece una solución integral para la presentación de gastos y su aprobación, brindándote control total sobre el proceso y eliminando la posibilidad de que alguna solicitud se quede en el olvido. Descubre cómo esta herramienta puede transformar la gestión de gastos en tu empresa, permitiéndote reembolsar rápidamente a los empleados y mantener un control exhaustivo sobre cada gasto. Nuestro equipo de experto está ofreciendo tours personalizados por la herramienta, son gratis y sin compromiso.

Hidden fallbacks you should know about

In some instances, workflows have a fallback behaviour that isn't configurable in the system:

• Second-level team manager: If there is a Team assigned, but that team has no parent team (it's the highest level in the hierarchy), then the request is sent to the Team managers of the actual (assigned on the expense) team
• Any accountant: If there are no accountants in the account at all, this falls back to "Any administrator"
• Any administrator: If there are no administrators, this is an error, as not having a single administrator should not be allowed in Payhawk's spend management system
• Specific User: If the user is not part of the account, the requests "hang" waiting for "0 approvers"

The impact on finance teams and CFOs

To ensure you get the most out of your spend management software, you need workflow management features that let you customise your approval workflows to support your unique business needs.

Static workflow approvals just don't achieve efficiency for every organisation (especially for enterprise-grade expense management complexities).

By implementing our configurable workflow fallback functionality, you can get complete control over all expense and invoice approval workflows, even when they don't follow your standard workflow chains. You'll have peace of mind knowing that no expense will go missing. And no, your expense requests will always end up on a to-do list (never in a black hole!) as the solution will notify your chosen administrator even if you are 'unable to execute fallback' triggers.

By configuring your fallbacks to suit your organisation's hierarchy, you can drastically reduce the administrative burden on your busy finance team. As you learn more about your workflow fallback needs, you can continue building your custom approval workflows to self-manage, further streamlining the spend management process.

Payhawk customer Carolina Einarsson, Finance Director, Essentia Analytics, says:

What's great about Payhawk is that you can design and set up workflows that work for your business. For example, at Essentia Analytics, we want to centralise accounts payable and subscriptions, but we want to delegate the employee expenses. And Payhawk lets you set that up in a way that works best for you.

Transform your expense management process with Payhawk — reimburse employees promptly, track every penny spent and build custom workflows to suit your exact organisational needs. Learn more.