Agiliza la presentación de gastos y su aprobación con flujos de aprobación mejorados

Personaliza y agiliza la presentación y aprobación de gastos

La presentación de gastos es un proceso clave en cualquier empresa, pero cuando los flujos de aprobación son rígidos, los gastos pueden quedar atrapados en cuellos de botella o, peor aún, perderse por completo.

Payhawk soluciona este problema ofreciendo flujos de aprobación automatizados y altamente personalizables, diseñados para adaptarse a la estructura de tu organización.

Los flujos de aprobación obsoletos, acaban trayendo muchos problemas: Imagina que tu departamento de marketing, compuesto por diez personas, y que actualmente no tiene un jefe de equipo. En un escenario tradicional, las solicitudes de gastos podrían quedar estancadas, ralentizando la operativa y afectando los plazos de reembolsos y proyectos.

En Payhawk diseñamos funcionalidades teniendo en cuesta todo tipo de escenarios, incluido el que acabamos de mencionar. Te lo demostramos:

• Los flujos de aprobación de Payhawk, tienen múltiples niveles, pasos o responsables.
• El flujo de aprobación puede variar dependiendo de la cantidad, el tipo de gasto, el departamento... Vaya, la empresa diseña el flujo de aprobación de principio a fin.
• Ahora también es posible implementar una configuración alternativa en los flujos de aprobación. ¿Qué significa esto? Que si no hay director de marketing o, si está de vacaciones, se desencadenará de forma automática otro flujo de aprobación que tú elijas.

Configuración alternativa en los flujos de aprobación

La configuración alternativa en los flujos de aprobación garantiza que tus aprobadores designados no pierdan ninguna solicitud de aprobación de gastos. Si se produce un cambio en la estructura del equipo, como la eliminación de un aprobador, nuestro sistema aplica automáticamente los procedimientos alternativos para que las solicitudes sigan su curso.

Además, gracias a nuestro Diseñador de Flujos de Aprobación 100% Personalizable, puedes llevar la automatización al máximo nivel. Por ejemplo, si creas un nuevo departamento sin un gestor designado, puedes definir de forma rápida y sencilla quién debe aprobar los gastos de ese equipo.

¿Cómo funcionan la configuración alternativa en los flujos de aprobación?

Las alternativas se activan automáticamente cuando un valor asignado, como un jefe de equipo, no está disponible. Si un equipo no tiene un responsable, Payhawk aplica automáticamente un flujo de aprobación alternativo para garantizar que todas las solicitudes de gastos se procesen de manera eficiente. Es la manera más rápida y eficaz de implementar una política de gastos exhaustiva y garantizar su cumplimiento en cualquier escenario, sin excepciones.

Crea flujos de aprobación y alternativas con Payhawk

Si eres usuario de Payhawk, crear la configuración alternativa es realmente fácil. Desde la pestaña Avanzado en la creación de los flujos de aprobación, puedes editar y personalizar cada alternativa según las necesidades de tu empresa.

Este nivel de personalización te permite evitar que los procesos de aprobación se bloqueen, asegurando que ningún gasto se pierda en el camino.

Impacto en los equipos financieros

La gestión eficiente de los gastos es fundamental para cualquier equipo financiero. Con los flujos de aprobación personalizados y sus configuraciones alternativas, puedes reducir la carga administrativa y tener la seguridad de que ningún gasto quedará sin aprobar. Además, al adaptar los flujos a la jerarquía de tu organización, puedes continuar optimizando la gestión de gastos de manera ágil y efectiva.

Son estos "pequeños detalles" los que realmente marcan la diferencia.

Conclusión

Payhawk ofrece una solución integral para la presentación de gastos y su aprobación, brindándote control total sobre el proceso y eliminando la posibilidad de que alguna solicitud se quede en el olvido. Descubre cómo esta herramienta puede transformar la gestión de gastos en tu empresa, permitiéndote reembolsar rápidamente a los empleados y mantener un control exhaustivo sobre cada gasto. Nuestro equipo de experto está ofreciendo tours personalizados por la herramienta, son gratis y sin compromiso.

Comportamientos que deberías conocer de los flujos de gastos

En algunas ocasiones, los flujos de trabajo tienen comportamientos de fallback que no son configurables en el sistema:

• Responsable del equipo de segundo nivel: Si hay un equipo asignado pero este equipo no tiene un equipo superior (es el nivel más alto de la jerarquía), la solicitud se envía a los responsables del equipo asignado en el gasto.
• Cualquier contable: Si no hay ningún contable en la cuenta, el sistema recurre a "cualquier administrador".
• Cualquier administrador: Si no hay administradores, se produce un error, ya que no debería ser posible tener una cuenta de gestión de gastos en Payhawk sin al menos un administrador.
• Usuario específico: Si el usuario no forma parte de la cuenta, las solicitudes quedan "pendientes", a la espera de "0 aprobadores".

El impacto en los equipos financieros y CFOs

Para sacar el máximo partido a tu software de gestión de gastos, necesitas funciones que te permitan personalizar los flujos de aprobación según las necesidades específicas de tu empresa.

Los flujos de trabajo estáticos no son siempre la solución más eficiente para todas las organizaciones, especialmente cuando se trata de la gestión de gastos en grandes empresas o corporaciones.

Usando los flujos de empresa personalizables de Payhawk, tendrás el control total sobre todos los procesos de aprobación de gastos y facturas, incluso aquellos que no se ajustan a los flujos estándar, si no que requieren de más complejidad o pasos. Podrás estar tranquilo sabiendo que ningún gasto se perderá y todas las solicitudes quedarán resueltas gracias a que, por un lado, los aprobadores reciben notificaciones automáticas, y por otro lado, que todas las solicitudes de gasto aparecerán siempre en la lista de tareas pendientes.

Al configurar los pasos según la estructura jerárquica de tu organización, puedes reducir significativamente la carga administrativa de tu equipo financiero. A medida que comprendas mejor las necesidades de pasos de tus flujos de trabajo, podrás seguir creando procesos de aprobación personalizados que se autogestionen, optimizando aún más la gestión de los gastos.

Carolina Einarsson, Directora Financiera de Essentia Analytics y cliente de Payhawk, comenta:

Lo mejor de Payhawk es que puedes diseñar y configurar flujos de trabajo adaptados a tu empresa. Por ejemplo, en Essentia Analytics queremos centralizar las cuentas por pagar y las suscripciones, pero delegar los gastos de los empleados. Payhawk nos permite configurarlo de la manera que mejor nos conviene.

Transforma tu proceso de gestión de gastos con Payhawk: reembolsa a los empleados rápidamente, controla hasta el último céntimo y crea flujos de trabajo personalizados que se ajusten perfectamente a las necesidades de tu organización. Descubre más.