Transformeer je uitgavenbeheer met de configureerbare fallbackoptie

Automatisering van goedkeuringsworkflows, inclusief aanpasbare workflow-fallbacks, is cruciaal om je bedrijfsactiviteiten soepel te laten verlopen tussen verschillende afdelingen en entiteiten. Zonder deze functies kunnen uitgaven verstrikt raken of gemist worden in statische goedkeuringsworkflows, wat leidt tot vertragingen en inefficiënties.

Als financiële professional weet je dat je uitgaven kunt missen als je niet aan de primaire workflow kunt voldoen. Maar dat gebeurt niet met een workflow-fallback: deze fungeert als een noodplan, zodat geen enkele onkostendeclaratie verloren gaat en je gewoon door kunt werken.

Wat heb je nodig om workflow-fallbacks goed te laten werken? Om te beginnen moet de software een hoge mate van aanpasbaarheid hebben om mee te groeien met je groeiende bedrijf. Dat is precies wat we bij Payhawk bieden.

De uitdagingen van traditionele goedkeuringsworkflowsoftware

Stel dat je marketingafdeling tien mensen heeft, maar op dit moment is er geen teammanager. Vertragingen in onkostendeclaraties en -aanvragen zullen je werkzaamheden vertragen.

Hier kunnen workflow fallbacks je helpen - ze leiden de workflow om naar een secundaire goedkeurder, wat betekent dat uitgaven nooit onopgemerkt blijven en geen vertraging opleveren voor bedrijfsactiviteiten, vergoedingen of groei-initiatieven.

Workflow fallbacks van Payhawk

Met onze configureerbare workflow fallbacks zullen jouw aangewezen goedkeurders nooit goedkeuringsverzoeken voor onkosten missen. We passen automatisch de fallback-procedures voor onkostendeclaraties toe als een goedkeurder, een categorie, team of aangepaste veldwaarde is toegevoegd, ingetrokken of gewijzigd (bijvoorbeeld als de goedkeurder niet meer in dienst is).

Aanpasbare workflow fallbacks zorgen er ook voor dat je goedkeuringsprocessen niet vastlopen. Je kunt het aantal uitgaven beperken die in een zwart gat terechtkomen en opnieuw moeten worden ingediend.

Bovendien kun je met behulp van onze uitgebreide Workflow Designer functie je goedkeuringsautomatisering naar een hoger niveau tillen en een betrouwbare oplossing hebben voor bijna elke situatie. Als je bijvoorbeeld een nieuwe afdeling introduceert en er geen managers zijn die over de uitgaven moeten gaan, kun je beslissen wie er individueel moet tekenen voor teamuitgaven.

Hoe werken configureerbare workflow fallbacks?

We snappen het: in theorie klinkt alles fantastisch, maar hoe werkt het in de praktijk?

Bij Payhawk bieden we met onze workflow-fallbacks beheerders de flexibiliteit om volledig te bepalen wat er gebeurt wanneer een uitgavenbeheerworkflow niet volgens plan verloopt.

Een goedkeuringsfallback wordt bijvoorbeeld geactiveerd als een uitgave geen toegewezen manager heeft. Heeft een team geen teammanager, dan schakelt Payhawk automatisch over naar standaard fallbackmechanismen, zodat alle onkostendeclaraties toch via een alternatieve goedkeuringsketen kunnen worden verwerkt.

Onze standaard fallback-configuratie ziet er als volgt uit:

Hoe je de fallback-opties kunt aanpassen naar jouw wens

Ben je een Payhawk-klant? Zo maak je deze functie nog efficiënter voor jouw bedrijf.

Natuurlijk kun je eenvoudig de workflow-fallbacks instellen met onze standaardmechanismen, maar als deze niet precies werken zoals jij wilt, kun je eenvoudig je eigen aangepaste instellingen definiëren.

Zo maak je aangepaste goedkeuringsworkflows die aansluiten bij de specifieke behoeften van jouw bedrijf:

1. Ga eerst naar Instellingen > Workflows > Geavanceerde instellingen.
2. Klik op "fallbacks bewerken".
3. Gebruik het dropdown-menu om elke fallback te definiëren.
4. Sla je wijzigingen op.

Verborgen fallbacks die je moet kennen

In sommige gevallen hebben workflows een fallback-gedrag dat niet in het systeem configureerbaar is:

• Tweede niveau teammanager: Als er een team is toegewezen, maar dat team heeft geen bovenliggend team (het is het hoogste niveau in de hiërarchie), dan wordt het verzoek naar de teammanagers van het daadwerkelijke (op de uitgave toegewezen) team gestuurd.
• Elke accountant: Als er helemaal geen accountants in het account zijn, valt dit terug op "Elke beheerder".
• Elke beheerder: Als er geen beheerders zijn, is dit een fout, aangezien het niet toegestaan zou moeten zijn om geen enkele beheerder te hebben in Payhawk's uitgavenbeheersysteem.
• Specifieke gebruiker: Als de gebruiker geen deel uitmaakt van het account, blijven de verzoeken "hangen" in afwachting van "0 goedkeurders".

De impact op financiële teams en CFO's

Om het meeste uit je uitgavenbeheersoftware te halen, heb je workflowmanagementfuncties nodig die je in staat stellen om goedkeuringsworkflows aan te passen aan de unieke behoeften van je bedrijf.

Statische goedkeuringsworkflows behalen gewoonweg niet de efficiëntie die nodig is voor elke organisatie (vooral niet bij complex uitgavenbeheer voor grote ondernemingen).

Door onze configureerbare fallback-functionaliteit voor workflows te implementeren, krijg je volledige controle over alle goedkeuringsprocessen voor uitgaven en facturen, zelfs wanneer ze niet de standaard workflowketens volgen. Je hebt de zekerheid dat geen enkele uitgave verloren gaat. En nee, je uitgavenverzoeken zullen altijd op een takenlijst terechtkomen (en nooit in een zwart gat verdwijnen!) omdat de oplossing je gekozen beheerder zal informeren, zelfs als je 'onmogelijk om fallback uit te voeren'-triggers hebt.

Door je fallbacks aan te passen aan de hiërarchie van je organisatie, kun je de administratieve last voor je drukke financiële team drastisch verminderen. Naarmate je meer leert over de behoeften van je workflow fallbacks, kun je doorgaan met het bouwen van je eigen goedkeuringsworkflows om zelfbeheer mogelijk te maken, waardoor het uitgavenbeheerproces verder gestroomlijnd wordt.

Payhawk-klant Carolina Einarsson, Finance Director bij Essentia Analytics, zegt:

Wat geweldig is aan Payhawk, is dat je workflows kunt ontwerpen en instellen die werken voor jouw bedrijf. Bijvoorbeeld, bij Essentia Analytics willen we crediteurenbeheer en abonnementen centraliseren, maar we willen de werknemersuitgaven delegeren. En Payhawk stelt je in staat om dat op een manier in te stellen die het beste werkt voor jou.

Transformeer je uitgavenbeheerproces met Payhawk — vergoed werknemers tijdig, volg elke uitgegeven cent en bouw aangepaste workflows die aansluiten bij de specifieke behoeften van je organisatie. Lees hier meer.