¿Qué es el proceso de compras y en qué se diferencia Payhawk?

El proceso de compras de Payhawk lo abarca todo, desde que un empleado hace una solicitud hasta que Finanzas realiza el pago. A diferencia que Payhawk, la mayoría de los sistemas solo gestionan partes del recorrido. En cambio, Payhawk integra todo en un único flujo: solicitudes, aprobaciones, presupuestos, conciliaciones y pagos. De este modo, nunca pierdes visibilidad ni control.

¿Cómo asegura Payhawk que no se supere el presupuesto?

Cada solicitud se vincula a un presupuesto desde el inicio. Las aprobaciones comprometen los fondos en tiempo real, de modo que los aprobadores siempre saben lo que queda antes de dar su visto bueno. Las comprobaciones línea por línea detectan discrepancias al instante, asegurando que solo pagues por lo que realmente se ha pedido.

¿Cuál es la diferencia entre la doble y la triple conciliación?

La doble conciliación compara una orden de compra con una factura. La triple conciliación va más allá, verificando también los albaranes o notas de entrega. Payhawk automatiza este proceso hasta el nivel de cada partida, detectando discrepancias antes de que lleguen a tu contabilidad.

¿Pueden los empleados realizar solicitudes aunque no conozcan todas las políticas?

Sí, precisamente ese es el objetivo. Los empleados solo tienen que escribir lo que necesitan en lenguaje natural. El Agente IA de Payhawk recopila la información correcta, aplica tus reglas y envía la solicitud para su aprobación. Sin formularios complicados ni dolores de cabeza.

¿Cómo de flexibles son las opciones de pago?

Las opciones de pago de Payhawk son muy flexibles. Una vez aprobada una solicitud, el equipo de finanzas puede procesar las facturas de proveedores a través de Cuentas a Pagar, o cargar los fondos en una tarjeta de un solo uso o en la tarjeta del empleado. Tú estableces las reglas y Payhawk se asegura de que se sigan.

PROCURE-TO-PAY AUTOMATIZADO
De la previsión al pago con control: aprueba gastos antes que ocurran

Agiliza las compras y controla el gasto desde el pedido hasta el pago. Combina las solicitudes de compra, las aprobaciones, la creación de órdenes de compra (PO) y la triple conciliación con un proceso de cuentas a pagar automatizado.

Habla con un experto

Automatiza y toma el control de cada solicitud de compra

Crea, envía y aprueba solicitudes antes de que ocurra el gasto: sin confusiones y sin sorpresas.

Experiencia conversacional

Solicitudes que se ajustan a cómo se comunica tu equipo

Convierte solicitudes informales en flujos de aprobación completos que cumplen las políticas y agilizan las aprobaciones. Inicia solicitudes a partir de un mensaje, una captura o una nota de voz.

imagen que muestra el Agente IA de Compras en acción

Flujo de aprobación personalizable

De la conversación a la ejecución automática

Dirige automáticamente las solicitudes al aprobador o al responsable del presupuesto correspondiente, definidos por tus reglas y roles y procesos. Nuestro Agente IA se encarga de todo, para que puedas mantener el control y reducir tareas manuales.

Imagen que muestra el flujo de aprobacion con IA de Payhawk

Visibilidad y colaboración

Centraliza todas las solicitudes

Olvídate de las cadenas de emails, el trabajo duplicado y las dudas sobre las aprobaciones. Obtén visibilidad total de las solicitudes, la información de proveedores y los presupuestos, todo en un solo lugar, mientras los empleados reciben automáticamente actualizaciones y los siguientes pasos a seguir.

imagen que muestra la colaboración con Payhawk

Presupuestos actualizados

Visualiza y toma el control de los presupuestos

Vincula automáticamente solicitudes de compra a presupuestos, para mejorar la visibilidad de fondos en tiempo real. Visualiza gastos antes que se produzcan y olvídate de las sorpresas a final de mes.

Imagen que muestra la gestión de compras y cómo afecta el presupuesto de Payhawk, para evitar sorpresas

“Con toda la gente implicada, hay muchas tarjetas activas y el desviarse de cualquier presupuesto, puede llegar a tener un impacto muy grande en la empresa. Tener la información al momento en Payhawk y poder profundizar, nos ofrece mucha visibilidad y lo hace mucho más fácil.”

Sergi Ribes, TesoreroLeer historia

Confianza y control en cada movimiento, antes que se produzca el gasto.

Obtén visibilidad de las aprobaciones, concilia cada partida y controla el gasto en tiempo real.

Comprobaciones por línea

Detecta errores y discrepancias a tiempo

Las comprobaciones línea por línea detectan las discrepancias al instante. Cualquier diferencia activa aprobaciones adicionales, para que solo pagues por lo que realmente se ha pedido.

Triple conciliación

Evita errores costosos con la triple conciliación automática

Garantiza la precisión de los datos e identifica discrepancias en las compras antes de ordenar pagos a los proveedores gracias a la conciliación entre las órdenes de compra, los acuses de recibo y las facturas.

Pagos flexibles

Ahorra tiempo y dinero con sencillas transferencias bancarias

Elige el método de pago dentro de tu flujo de aprobación y realiza los pagos en segundos. Procesa los pagos directamente o carga fondos en las tarjetas de los empleados para que ellos mismos realicen los pagos.

AGENTE IA DE PAGOS

El motor invisible que impulsa tu procure-to-pay

Tu aliado para que las compras fluyan sin esfuerzo, de la solicitud al pago.

Convierte solicitudes en flujos

Elimina la curva de aprendizaje para realizar solicitudes. Ofrece a tus empleados un sistema en el que solo tienen que decir lo que necesitan y el Agente IA se encarga de todo el proceso.

Cumple con tus políticas

Conoce tus reglas de aprobación, tus límites de presupuesto y tus flujos de trabajo, y mantiene todo en orden. Además, se ocupa del seguimiento y mantiene a todos al día.