Gestion des dépenses : les fonctionnalités préférées des PME et des start-ups

Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux outils et technologies de gestion des dépenses, qui offrent un éventail de fonctionnalités conçues pour optimiser ce processus essentiel.

Dans cet article, nous nous intéresserons donc aux fonctionnalités les plus appréciées par les PME et les start-ups en matière de gestion des dépenses. En examinant les besoins spécifiques de ce type d'entreprises, ainsi que les défis auxquels elles sont confrontées, nous mettrons en lumière les solutions les plus efficaces pour la gestion des dépenses.

De la gestion des notes de frais à l'analyse des dépenses en passant par l'automatisation des processus, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le sujet.

Les avantages d’un logiciel de gestion des dépenses pour les petites entreprises

Les petites et moyennes entreprises sont confrontées à des défis particuliers, en raison notamment de leurs ressources limitées. Dans ce contexte, l'adoption d'un logiciel de gestion des dépenses peut apporter de nombreux avantages.

En premier lieu, un tel logiciel simplifie et automatise le processus de suivi des dépenses, ce qui permet aux PME et aux start-ups de gagner un temps précieux tout en réduisant les erreurs humaines potentielles.

En centralisant toutes les informations financières au même endroit, ces solutions offrent une visibilité accrue sur les dépenses, permettant aux dirigeants de mieux comprendre où va l'argent et d'identifier les domaines où des économies peuvent être réalisées.

Par ailleurs, les logiciels de gestion des dépenses permettent de numériser rapidement les reçus et les factures, ce qui assure la conformité fiscale et la bonne gestion des documents.

Le suivi des dépenses est essentiel pour la santé financière d'une petite entreprise. Mais le processus manuel de collecte et de traitement des reçus et des factures peut être fastidieux, et sujet à des erreurs humaines potentiellement coûteuses. C'est là qu'intervient l'importance d'un logiciel de gestion des dépenses. En automatisant ce processus, le logiciel va permettre aux petites et moyennes entreprises de gagner du temps en éliminant la saisie manuelle des transactions. De plus, en centralisant toutes les données financières, cet outil offre une visibilité en temps réel sur les dépenses. C’est un avantage non négligeable pour les petites équipes qui ont peu de ressources à consacrer à ces tâches administratives.

In fine, un logiciel de gestion des dépenses permet aux PME et start-ups de rationaliser leurs opérations financières, d'améliorer leur contrôle budgétaire et de prendre des décisions plus éclairées.

Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion des dépenses pour les petites entreprises

Voici quelques fonctionnalités indispensables (mais non exhaustives !) pour un logiciel de gestion des dépenses à destination des PME et des start-ups :

• Le suivi des dépenses en temps réel et le reporting ;
• L’intégration avec l’ERP ou le logiciel comptable ;
• L’automatisation pour assurer la réduction de la charge de travail manuelle ;
• Les workflows d’approbation personnalisables pour les dépenses ;
• La saisie automatisée des reçus et l’extraction des données pour une fin de mois simplifiée ;
• La prise en charge de plusieurs devises pour les transactions internationales ;
• Les cartes d’entreprise, notamment pour la gestion des dépenses en déplacement.

Avant de choisir votre logiciel de gestion des dépenses, vérifiez que les fonctionnalités mentionnées ci-dessus soient bien disponibles.

Une étude de cas : Kolsquare

Kolsquare est une solution de management de campagnes marketing, dont l’enjeu est l’optimisation des stratégies de communication des marques face aux défis digitaux. L’entreprise propose à ses centaines de clients, parmi lesquels Danone, Orange ou encore Sézane, des technologies de Big Data, IA et Machine Learning pour activer des partenariats authentiques.

En 2022, le DAF de Kolsquare, Alexis Klahr, a choisi Payhawk pour sa gestion des dépenses, et pour l’utilisation de cartes d’entreprise.

Avant cela, Kolsquare utilisait une solution concurrente, qui ne lui donnait pas satisfaction sur le plan de la simplification de la gestion des dépenses, et notamment sur les notes de frais et les paiements par carte. La solution adoptée par l’entreprise nécessitait en effet d’éditer une carte d’entreprise pour chaque dépense : le processus était à la fois lourd et rigide, et ne permettait pas aux équipes d’optimiser leur temps.

L’objectif de Kolsquare était donc de rationaliser sa gestion des dépenses, en regroupant les notes de frais et les cartes d’entreprise sur une seule et même plateforme.

Grâce à l’adoption de la solution Payhawk, les cycles de vie des dépenses sont devenus beaucoup plus rapides, et la gestion des notes de frais a été simplifiée grâce aux cartes d’entreprise, à la personnalisation des workflows d’approbation et à l’automatisation des remboursements.

Voici quelques exemples d’améliorations :

• Cartes d’entreprise : Avant le déploiement de Payhawk, chaque collaborateur devait créer une nouvelle carte pour chaque dépense. Il était également possible d’utiliser la carte professionnelle du DAF de l’entreprise. Mais ces méthodes étaient chronophages et manquaient d’efficacité, particulièrement dans le cadre d’un déplacement professionnel. Désormais, les collaborateurs de Kolsquare disposent d’une carte Payhawk par personne, ce qui leur a permis d’acquérir une autonomie nouvelle.
• Notes de frais : Désormais, il suffit aux collaborateurs de Kolsquare de scanner leurs justificatifs de paiement avec l’appareil photo IA de Payhawk. Tout est ensuite envoyé automatiquement aux équipes financières, pour un véritable gain de temps et d’efficacité.

À la clé pour Kolsquare : l’obtention d’économies réelles, ainsi qu’une efficacité accrue.

Comment choisir le bon logiciel de gestion des dépenses pour votre petite entreprise ?

Vous l’avez compris, choisir le bon logiciel de gestion des dépenses est essentiel pour maintenir la santé financière de votre petite entreprise. Mais comment faire le bon choix ?

D’abord, commencez par évaluer les besoins spécifiques de votre activité : quel type de dépenses devez-vous suivre ? Ensuite, tournez-vous vers des logiciels qui offrent des fonctionnalités correspondant à ces besoins, qu'il s'agisse de suivi des dépenses, de gestion des notes de frais ou de production de rapports financiers. Assurez-vous également que le logiciel soit intuitif et facile à utiliser, car cela facilitera son adoption par vos collaborateurs.

La compatibilité avec d'autres outils déjà présents dans l’entreprise, tels que les logiciels de comptabilité, est également un facteur à prendre en compte. Enfin, choisissez la solution qui correspond à votre budget tout en offrant les fonctionnalités dont vous avez besoin. En fonction de la nature de votre entreprise, toutes ne seront pas forcément utiles.

Si votre entreprise compte moins de 50 salariés et ne dispose que d’une seule entité, pensez au Growth Program de Payhawk ! Ce programme exclusif a été spécifiquement conçu pour les petites entreprises : il vous permettra de bénéficier des principales fonctionnalités de notre plateforme, à un tarif extrêmement compétitif. Cliquez ici pour découvrir si votre entreprise est éligible.

Comment intégrer un logiciel de gestion des dépenses dans vos processus financiers ?

L’intégration d’un logiciel de gestion des dépenses dans les processus financiers d’une entreprise peut améliorer considérablement l'efficacité et la transparence de celle-ci.

Pour ce faire, commencez par identifier les grandes étapes des processus financiers dans lesquels le logiciel peut être intégré de manière fluide, comme la collecte des reçus ou l'approbation des dépenses. Assurez-vous ensuite que le logiciel est compatible avec les systèmes financiers existants, pour faciliter le transfert de données et garantir une intégration harmonieuse.

Pensez ensuite à impliquer les membres de votre équipe dans le processus d'intégration, en leur fournissant au besoin une formation sur l'utilisation du logiciel et en établissant des processus clairs pour son utilisation. Enfin, assurez-vous que la sécurité des données est garantie et étudiez les performances du logiciel après l'intégration : cela vous permettra d'identifier les domaines où des ajustements s’avèrent nécessaires.

Les tendances Fintech pour les PME et start-ups

La Fintech (terme créé par l’association des mots "finance" et "technologie”) désigne une entreprise qui propose des services financiers en s'appuyant sur les nouvelles technologies numériques.

Les PME et les start-ups sont généralement les premières clientes des solutions Fintech, en particulier quand il s’agit de simplifier et/ou d’optimiser leur gestion des dépenses. Parmi les tendances émergentes, on peut observer une adoption croissante des applications de gestion financière qui offrent une visibilité en temps réel sur les dépenses, facilitant ainsi la prise de décision.

Les plateformes de paiement numérique gagnent également en popularité, ce qui permet aux petites et moyennes entreprises de rationaliser leurs processus de paiement et de réduire les coûts associés aux transactions. Par ailleurs, les outils de gestion des notes de frais basés sur l'intelligence artificielle connaissent une popularité accrue, grâce à leur technologie basée sur l’automatisation.

Ce n’est pas tout. La sécurité reste une préoccupation majeure, à raison : en 2023, 64% des entreprises françaises ont connu au moins une tentative de fraude ! Les solutions Fintech offrant des fonctionnalités avancées de protection des données et de prévention des fraudes pour garantir la sécurité des transactions financières sont donc de plus en plus privilégiées.

Enfin, les questions relatives au développement durable s’imposent désormais avec une importance accrue. C’est pourquoi de plus en plus de solutions proposent aujourd’hui un suivi de l’empreinte carbone, ou encore l’intégration des données environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) dans les processus de dépenses.

Quelles sont les fonctionnalités de Payhawk ?

• Un rapprochement automatisé des dépenses de l'entreprise (les rapports financiers sont effectués automatiquement) ;
• La reconnaissance automatique des reçus et des factures, grâce à la technologie OCR ;
• La gestion automatisée des dépenses ;
• La facilité d'utilisation ;
• Des Plans pour toutes les entreprises, des PME et start-ups aux grands comptes.