La vie avant Payhawk
En tant que société d'analyse comportementale, Essentia Analytics comprend le pouvoir des données concernant la prise de décision. L'équipe avait déjà embarqué plusieurs solutions différentes pour gérer les dépenses et effectuer les paiements de l'entreprise, mais elle a constaté que l'utilisation de plusieurs outils déconnectés est inefficace.
« Nous avons constaté que nous étions toujours à la recherche de factures et que nous avions également beaucoup de problèmes de ressaisie, en particulier pour les paiements. Nous avons réalisé que nous avions une énorme opportunité d'amélioration », explique Julian Hall, directeur des opérations.
Des solutions déconnectées aux dépenses centralisées
« Avant de faire appel aux services de Payhawk, nous utilisions quelques solutions ponctuelles, Excel et quelques cartes de crédit différentes, mais nous n'avions pas de solution centralisée tout-en-un », ajoute Carolina Einarsson, directrice financière.
En passant à Payhawk, l'équipe d'Essentia Analytics a complètement contrôlé ses dépenses, gagné une visibilité essentielle et supprimé les problèmes de saisie de données. Notre solution complète de gestion des dépenses offre une expérience connectée et efficace avec les cartes de crédit, les comptes fournisseurs, les flux et contrôles de gestion des dépenses et les remboursements, le tout sur une seule interface.
« La gestion des opérations est l'un des rôles clés de la fonction financière », explique Einarsson. « La première chose que j'ai faite lorsque j'ai rejoint Essentia Analytics a été d'examiner les tâches qui nous faisaient perdre du temps. »
« Pour nous, la gestion des dépenses a été une victoire rapide, nous avons vu Payhawk comme une solution viable où nous pourrions avoir la saisie des données de dépenses, les cartes de crédit, les approbations, les demandes de dépenses, le paiement des factures, les remboursements, tout-en-un. »
Gagner du temps pour se concentrer sur la stratégie : Un retour sur investissement rapide
Chez Payhawk, nous avons aidé Essentia Analytics à gagner tellement de temps sur les tâches financières manuelles que son équipe financière a pu ajouter à son rôle des responsabilités stratégiques, non financières.
« Bénéficier des services de Payhawk a changé la donne, nous avons même été en mesure d'allouer directement des ressources aux équipes ayant un impact sur les revenus », a mentionné Einarsson. « Nous avons une employée de l'équipe des finances qui passe désormais la moitié de son temps à travailler pour la croissance de l'entreprise ».
L'équipe d'Essentia Analytics a également réduit de moitié ses clôtures de fin de mois grâce à l'automatisation de la saisie des données. Alors qu'elle passait auparavant plus de dix jours à clôturer la comptabilité du mois, elle le fait maintenant en cinq jours seulement grâce à la saisie automatisée des données tout au long du mois plutôt qu'à la fin.
Plus de flexibilité avec les cartes de crédit (et une solution personnalisable)
Le gain de temps pour se concentrer sur la stratégie et la génération de revenus est un avantage important pour Essentia Analytics, tout comme la flexibilité qu'ils obtiennent avec les paiements et la gestion des dépenses.
« L'utilisation des cartes de crédit avec Payhawk est un gros avantage pour nous. Cela signifie que nous avons plus de flexibilité car nous n'avons pas besoin d'immobiliser notre argent au départ. »
Mais la flexibilité ne s'arrête pas là ; l'équipe financière peut également décider de la manière exacte dont elle contrôle les dépenses de l'entreprise. Chez Essentia Analytics, on centralise les comptes fournisseurs et les abonnements, mais on délègue les dépenses des employés. « Et Payhawk vous permet de configurer tout cela de la manière qui vous convient le mieux », explique Einarsson.
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