Omschakelen naar E-facturatie in België: zo pak je dat aan!

Als Belgisch finance professional neem ook jij de groeiende trend van digitalisering van bedrijfsprocessen, waaronder administratieve organisatie en financiële processen, natuurlijk waar. AI (Artificiële Intelligentie) speelt daar vanzelfsprekend een steeds grotere rol in. De technische mogelijkheden bieden kansen. Maar er is ook gewoonweg sprake van noodzaak. Want vanaf 1 januari 2026 is in België verplichte regelgeving omtrent B2B E-facturatie van kracht. Dit artikel beschrijft hoe Belgische bedrijven met de vergaande implicaties hiervan kunnen omgaan. Omschakelen naar elektronische facturatie: zo pak je dat aan!

Wat is E-facturatie?

‘Elektronische facturatie, daar doen wij toch al lang aan?’. Dat zou goed kunnen, maar of daadwerkelijk sprake is van elektronische facturering in de geest van de per 1 januari 2026 geldende wettelijke verplichtingen hieromtrent, dat is nog maar de vraag. Wat houdt E-facturering eigenlijk precies in?

Professionele elektronische facturatie heeft 3 belangrijke kenmerken:

• Er wordt gebruikt gemaakt van gestructureerde digitale formaten. Een ingescande digitale factuur of een elektronische factuur conform eigen ontwerp in pdf voldoen dus niet aan die eis;
• De reden daarvoor is dat ongestructureerde digitale facturen zoals scans of pdf’s niet op geautomatiseerde wijze kunnen worden verwerkt. De verwerking vergt immers handmatige activiteit ter identificatie van de juiste gegevens. Gegevens op een elektronische factuur zijn zo gestructureerd dat ze volledig geautomatiseerd kunnen worden ingelezen en verwerkt;
• Ongestructureerde digitale facturen worden overwegend per email verstuurd. Professionele digitale facturatie geschiedt echter via beveiligde, verplichte elektronische netwerken waarop ook de overheid kan meekijken.

Welke voordelen biedt E-facturering?

Implementatie van E-facturatie biedt zowel de onderneming als de regulerende overheid een bak aan voordelen. Voor individuele bedrijven liggen de voordelen van elektronische facturatie op het gebied van:

• Efficiëntie en kostenbesparing door automatische gegevensverwerking;
• Reductie van de foutkans binnen administratieve processen;
• Verbeterde traceerbaarheid in relatie tot het voldoen aan fiscale en wettelijke vereisten. E-facturering maakt compliance namelijk veel gemakkelijker;
• Vergroten van de duurzaamheid door verminderd papiergebruik;
• Meer mogelijkheden t.a.v. interne fraudedetectie en -bestrijding;

E-facturatie biedt daarnaast toezichthoudende overheden de mogelijkheid om fraude en belastingontwijking binnen bedrijven te voorkomen. Dat waarborgt dat geen belastinginkomsten verloren gaan. De mogelijkheden die gestructureerde E-facturatie biedt, vormen echter ook een belangrijke stap naar een meer geïntegreerde Europese markt, waarbij bedrijven dezelfde Europese facturatie regels moeten volgen in alle lidstaten. Door de standaardisatie van facturen wordt het voor die bedrijven vervolgens ook gemakkelijker om zaken te doen met partners in andere landen.

De verplichte invoering van elektronische facturatie is dus een win-winsituatie voor zowel bedrijven als voor regulerende overheden.

Welk pad volgt België richting E-facturatie?

Iedere organisatie is in beginsel vrij om te bepalen in welke mate men de kansen die digitale facturatie de organisatie biedt, wil grijpen. Toch is het fenomeen zeker niet vrijblijvend. Levert jouw bedrijf met regelmaat aan de Vlaamse en federale overheid? Dan is het versturen van E-facturen naar die instanties reeds sinds november 2020 verplicht.

Sindsdien werd de invloed van de Europese Unie bovendien steeds groter. Deze unie streeft vanzelfsprekend naar realisatie van een economisch sterke en sociale unie. Een markt op Europees niveau waarop goederen en diensten vrij en onbelemmerd kunnen worden verhandeld. Om dit te kunnen bereiken, is onderlinge, effectieve communicatie tussen Europese bedrijven cruciaal. Standaardisatie van facturen is hierbij essentieel.

Hoewel er op Europees niveau duidelijke richtlijnen en doelstellingen gesteld zijn voor de invoering van E-facturatie, is er wel ruimte voor nationale interpretaties en aanvullingen. België, als lidstaat van de EU, is gebonden aan de Europese kaders en is bezig verschillende maatregelen te nemen om aan de Europese vereisten te voldoen.

Vanaf 1 januari 2026 wordt het daarom voor Belgische btw-plichtige bedrijven verplicht om gestructureerde elektronische facturen uit te kunnen wisselen. Dit betekent dat facturen tussen bedrijven onderling in België per die datum digitaal en in een gestandaardiseerd formaat moeten worden uitgewisseld. Voor transacties die binnen de wetgeving vallen is de uitgifte van papieren facturen of facturen in een ander ongestructureerd formaat (zoals Word of pdf), vanaf dat moment niet langer mogelijk.

Welke reikwijdte heeft verplichte implementatie van elektronische facturatie in België?

De verplichting tot implementatie van E-facturatie in België geldt voor alle bedrijven die in België gevestigd zijn, die Btw-plichtig zijn en die bovendien B2B (Business-to-Business) transacties uitvoeren. Zowel grote als kleine bedrijven binnen nagenoeg alle verschillende Belgische sectoren moeten dus aan deze nieuwe reglementering voldoen.

Van toepassing zijnde facturen moeten vanaf die datum een specifieke, gestandaardiseerde structuur hebben om automatisch verwerkt te kunnen worden. Digitale factuurdata moeten volledig geautomatiseerd kunnen worden uitgewisseld door toepassing van het verplichte Peppolprotocol (Pan-European Public Procurement OnLine). Het Peppol-protocolnetwerk is de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische documenten, waaronder facturen, tussen bedrijven en overheden. Bovendien dienen Belgische bedrijven de elektronische facturen gedurende een bepaalde periode te bewaren.

Voor facturen aan particulieren (B2C) blijft echter de huidige reglementering van kracht en is verplicht elektronisch factureren dus nog niet aan de orde. Daarnaast kunnen er uitzonderingen gaan gelden voor enkele sectoren of voor bepaalde typen transacties.

Nog niet bekend met Payhawk? We leggen kort uit wat wij zoal allemaal kunnen in de onderstaande video.

Waarom is er sprake van verplichte implementatie van E-facturatie in België?

Het Belgisch implementatieproces dient niet om eenvoudigweg de wensen vanuit de EU te dienen, maar draagt nadrukkelijk bij aan de Belgische economische belangen:

• Peppol heeft een verplicht karakter. Het zorgt daardoor voor een gestandaardiseerde uitwisseling van elektronische facturen tussen bedrijven. Dat zorgt voor administratieve vereenvoudiging van het facturatieproces en waarborgt dat fouten worden voorkomen.
• Elektronische facturatie draagt bij aan een eerlijker speelveld in België door btw-fraude te bestrijden en de belastinginkomsten te verhogen. Wist je dat de btw-kloof in 2020 goed was voor bijna 5 miljard euro, oftewel 14% van de verwachte totale Belgische btw-inkomsten?
• Digitale facturen helpen bedrijven tijd en geld te besparen door de administratie te automatiseren en de betalingscyclus te verkorten. En ook bedrijven zelf profiteren van effectieve werknemersfraudebestrijding. Op basis van studies van het Belgisch Agentschap voor Administratieve Vereenvoudiging kan door elektronische facturering een besparing van maar liefst enkele euro's per elektronische factuur worden gerealiseerd.

Waarom is tijdig beginnen met E-facturatie noodzakelijk?

De verplichting om vanaf 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen uit te kunnen wisselen met andere bedrijven, lijkt best nog wel ver weg. Maar het is van groot belang om je als Belgisch bedrijf tijdig met de implementatie bezig te gaan houden.

Om elektronisch factureren conform de verplichte standaarden mogelijk te maken moeten vooraf de nodige maatregelen genomen worden. Denk maar eens aan de noodzaak tot het aanpassen van IT-systemen, aan het opleiden van personeel en aan het informeren van klanten en leveranciers. De Belgische aanpak t.a.v. e-facturatie is platformonafhankelijk, al heeft de overheid wel reeds een geschikt platform beschikbaar. De voor een bedrijf noodzakelijke registratie om van het onderliggende verplichte Peppol-netwerk gebruik te kunnen maken, neemt echter tijd in beslag.

De rol die Payhawk speelt bij het omschakelen naar E-facturering

Payhawk biedt een alles-in-één platform voor bedrijven over de hele wereld. Met behulp van onze betaaloplossingen in combinatie met slimme software, kan je het beheer van bedrijfsuitgaven sterk vereenvoudigen. Van het proces van aanvragen en toekennen van virtuele en fysieke betaalkaarten, tot het verwerken van facturen en het automatiseren van de boekhouding. Payhawk zorgt binnen al deze processen voor een sterke mate van administratieve vereenvoudiging.

Ook de integratie van E-facturatie wordt volledig door ons ondersteund. Payhawk kan worden geconfigureerd om te voldoen aan de Peppol-standaard, die zoals reeds aangegeven in België verplicht is voor elektronische facturatie. Onze software zorgt er bovendien voor dat de elektronische facturen van je organisatie de juiste structuur hebben, zoals vereist door de Belgische wetgeving.

Bovendien bieden we mogelijkheden voor realtime rapportage onder Continuous Transaction Controls (CTC) aan, wat de naleving van lokale wetten vereenvoudigt. Dit houdt in dat bepaalde digitale factuurgegevens direct na het versturen van een elektronische factuur naar de Federale Overheidsdienst Financiën worden gerapporteerd.

De toegevoegde waarde van Payhawk in uitgavenbeheer

Zelfs wanneer jouw leveranciers nog geen vorm van gestructureerde e-facturatie aanbieden, kan de slimme software van Payhawk je crediteurenbeheer nu al aanzienlijk vereenvoudigen. Zelflerende OCR koppelt inkomende facturen automatisch aan inkooporders en is in staat om gegevens uit facturen in meer dan 60 talen op te halen. Door goedkeuringsworkflows op basis van criteria zoals project, kostenplaats, organisatiestructuur en locatie te definiëren, kan iedere factuurbetaling snel een gemakkelijk door de juiste verantwoordelijke worden goedgekeurd.

Door middel van groepsdashboards heb je volledig inzicht in het inkoopgedrag van divisies, afdelingen en projectgroepen en kun je razendsnel bijsturen. Maar de beheersing van uitgaven begint al aan de voorkant van het inkoopproces doordat Payhawk je in staat stelt om een optimaal configureerbaar inkooporderbeleid te definiëren en met één druk op de knop te implementeren.

Door de betaaloplossingen van Payhawk te koppelen aan je digitale boekhoudpakket, bespaar je significant op tijd en voorkom je fouten. Transacties worden automatisch overgeboekt, waardoor je nu al geen gegevens meer dubbel hoeft in te voeren en altijd een up-to-date overzicht van je financiën hebt.

En wil je zelfs nog een stap verder gaan, dan kan dat ook. Want starten met CO2 accounting is met behulp van Payhawk zo gebeurd. Onze software biedt je namelijk een beter inzicht in de milieu-impact van al je bedrijfsactiviteiten en toeleveringsketens.

Bereid je voor op de toekomst van E-facturatie

Wil je de deadline voor implementatie van B2B E-facturatie in België met zekerheid halen, volg dan onderstaande stappen:

• Begin de transitie binnen jouw bedrijf naar professionele elektronische facturatie door te bepalen welke factuurstromen onder de nieuwe Belgische regels vallen;
• Evalueer dan of je huidige boekhoud- en facturatiesoftware compatibel is met het verplichte Peppol-protocol;
• Kies vervolgens een Peppol Access Point Provider (APP) die je toegang geeft tot het Peppol netwerk;
• Pas je interne processen aan om de overgang naar e-facturering te faciliteren;
• Waarborg dat je medewerkers voldoende getraind zijn in het gebruik van het nieuwe facturatiesysteem;
• Communiceer de veranderingen naar je klanten en leveranciers.

Door nu Payhawk’s platform voor het beheren van bedrijfsuitgaven te omarmen, ben je verzekerd van een naadloze overgang naar de verplichte B2B E-facturatie in België vanaf 2026. Payhawk biedt een oplossing die documentatie volgens de Peppol-standaarden kan verwerken en helpt je bij het automatiseren en stroomlijnen van je facturatieprocessen. Boek een demo voor meer informatie.