Hoe je in 6 stappen een ESG rapportage opstelt: een handleiding voor financial controllers

Het zal je niet ontgaan zijn dat de nieuwe EU-richtlijn, de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), per 1 juli 2024 in werking zal treden. Stapsgewijs gaat deze richtlijn uitgerold worden naar de rest van het bedrijfsleven, waarmee je wordt verplicht een ESG rapportage samen te stellen. Dit gaat ongetwijfeld impact hebben op een groot aantal bedrijven. Een gedeelte van de bedrijven zal rapportageplichtig zijn, maar ook kleinere bedrijven zullen door hun grote klanten verplicht worden duurzaamheidscijfers aan te leveren. Hoog tijd dus om je voor te bereiden op een wereld waarin je simpelweg moet rapporteren over ESG factoren. En naast dat het beter is voor onze wereld, is het ook een stuk beter voor de bottom-line van jouw organisatie. Klanten of investeerders verliezen omdat je niet kunt laten zien hoe je het doet op het gebied van duurzaamheid – daar zit natuurlijk niemand op te wachten.

Veel informatie die je kunt vinden over ESG blijft allemaal vrij hoog over. Algemene consideraties en overviews kun je wel vinden, maar waar jij als financial controller naar op zoek bent is een helder stappenplan, die van begin tot eind uitlegt hoe je een ESG rapportage opbouwt. Want hoe begin je met het rapporteren over ESG factoren? En waar moet je rekening mee houden? Om jou te voorzien van een helder stappenplan hebben we dit artikel geschreven, waarin we je stap voor stap vertellen hoe je een ESG rapportage opstelt. Ook nemen we je mee hoe je software, zoals Payhawk Green, voor je kan laten werken om het rapporteren hierover nog makkelijker te maken. Dat scheelt jou weer kostbare tijd en energie.

Stap 1: Weet wat een ESG rapportage inhoudt

Stap één is snappen waar op gedoeld wordt als het gaat over een ESG rapportage. Dit rapport is een verslag waarin een organisatie haar prestaties op het gebied van milieu, sociaal en bestuur (environment, social en government) beschrijft. Aan de ene kant komt de verplichting vanuit de EU, middels de CSRD, eraan om hierover te rapporteren. Vanaf 1 juli 2024 geldt dit al voor alle grote, beursgenoteerde organisaties, waarna dit stapsgewijs wordt uitgerold naar de rest van het bedrijfsleven. Aan de andere kant hechten investeerders, klanten en medewerkers steeds meer waarde aan duurzame bedrijfsvoering. Om meerdere redenen is het daarom belangrijk om te weten hoe je zo’n rapportage opstelt, omdat je simpelweg niet anders kan als je als organisatie toekomstbestendig wilt zijn.

Stap 2: Bepaal materiële ESG factoren

Om te weten waar je precies over moet rapporteren, dien je de materiële ESG factoren te bepalen. Conform de European Sustainability Reporting Standards (ESRS), de middels de CSRD verplichte standaard voor het rapporteren over duurzaamheid, moet je deze factoren bepalen met een dubbele materialiteitsanalyse. Dit houdt in dat je zowel inside-out als outside-in kijkt naar alle ESG factoren.

Wat dat precies betekent? Aan de ene kant heeft jouw organisatie invloed op mens en milieu. Hieronder vallen bijvoorbeeld de scope 3-emissies van jouw organisatie en de verdeling man-vrouw in het MT. Dit is de inside-out visie. Ook hebben duurzaamheidsfactoren invloed op jouw organisatie, zoals het invoeren van een verplichte reductie van broeikasgasemissies of een verhoging van het minimumloon. Dit is de outside-in visie.

Door met deze twee brillen op door alle mogelijke ESG factoren te gaan, bepaal je welke factoren relevant zijn voor jouw organisatie. Binnen de CSRD zijn er een aantal verplichte factoren geselecteerd per industrie, waarover je dus in ieder geval moet rapporteren. Daarnaast mag je zelf bepalen over welke factoren je nog meer rapporteert.

Online zijn allerlei tools beschikbaar om je te helpen met het doen van de dubbele materialiteitsanalyse. Zo kun je hier een tool van de IFRS Foundation vinden, die per industrie aangeeft welke ESG factoren verplicht en waarschijnlijk materieel zijn. Ook kun je hier een overzichtelijk stappenplan vinden van de NBA, die haarfijn uitlegt hoe je een dubbele materialiteitsanalyse maakt.

Stap 3: Verzamel data over de materiële ESG factoren

Wanneer je de materiële ESG factoren geïdentificeerd hebt, is het tijd om over deze factoren data te verzamelen. Deze data kan komen uit interne bronnen, zoals je ERP, financiële rapporten, enquêtes die zijn ingevuld door werknemers, of reviews van klanten. Ook kan de data uit externe bronnen komen, zoals industrie-brede benchmarks en ESG ratings.

Om jezelf tijd en energie te besparen is het een goede keus om hiervoor software in te zetten. Neem de scope 3-emissies, die vallen onder de ESG factor milieu, waar een groot deel van de bedrijven over moet gaan rapporteren als de CSRD van kracht wordt. Met Payhawk Green kun je data met betrekking tot scope 3-emissies eenvoudig verzamelen, het zogenaamde carbon tracking. Voor elke transactie die binnen Payhawk gedaan wordt, worden binnen de module Payhawk Green de scope 3-emissies automatisch berekend. Dit wordt berekend volgens de wereldwijde standaard die is vastgelegd in het GHG protocol. Hiermee hoef je dus niet zelf aan het rekenen te slaan, maar laat je de software voor jou het werk doen.

Met één druk op de knop kun je deze data exporteren naar Excel, waarin je deze data eventueel verder kunt analyseren. Ook kun je hierin per leverancier, klant of kostensoort zien wat de scope 3 emissies zijn geweest in de afgelopen periode. Hierop kun je rapporten en visuals bouwen om te rapporteren over deze belangrijke ESG factor.

Stap 4: Zet de data uiteen op een heldere manier

Nu je data verzamelt hebt en weet wat het inhoudt, kunnen we deze data uiteen gaan zetten. Er zijn een aantal rapportage-standaarden beschikbaar, waarvan de ESRS, de International Sustainability Standards Board (ISSB) en de Global Reporting Initiative (GRI) het meest gebruikt zijn. Als je binnen de CSRD verplicht bent om te rapporteren over ESG factoren, dan moet je dit doen conform de ESRS. Omdat dit in de praktijk de standaard zal zijn die het meest gebruikt gaat worden, bouwen wij hier op verder.

Hoe je data uiteen zet? Maak het helder en houd het beknopt. Per ESG factor moet je vertellen waarom je over deze factor rapporteert. (Moet je hier verplicht over rapporteren? Of heb je zelf de materialiteit hiervan bepaald?). Daarna dien je door middel van data te laten zien wat je het afgelopen jaar met betrekking tot deze ESG factor hebt gedaan. Herhaal dit proces voor alle materiële factoren die je in stap 2 geïdentificeerd hebt.

Vragen die een buitenstaander typisch gezien met het lezen van het ESG rapport moet kunnen beantwoorden zijn:

• Wat zijn de belangrijkste ESG factoren voor deze organisatie?
• Welke kansen en risico’s liggen er voor deze organisatie op het gebied van ESG?

En concreter:

• Hoeveel scope 3-emissies hebben jullie dit jaar uitgestoten? Hoe is dit berekend?
• Wat is de man-vrouw verhouding in het management? Wat is het beleid van de organisatie op dit gebied?

In het verlengde hiervan kun je ook vertellen over de doelen die je hebt met betrekking tot deze factor en hoe je deze volgend jaar denkt te gaan bereiken, echter is dit niet verplicht en waarschijnlijk niet binnen jouw scope als financial controller.

Onthoud goed: voor het opstellen van dit rapport hoef je niet het wiel opnieuw uit te vinden. Er zijn bedrijven je al voor zijn geweest, die al eerder een ESG rapportage hebben gepubliceerd. Laat je inspireren door deze rapportages, waarmee je het voor jezelf een stuk makkelijker maakt. Neem de tijd om deze rapportages te lezen.

Stap 5: Laat de rapportage verifiëren

Als je tevreden bent over de uiteenzetting in de ESG rapportage is het tijd om hem te laten verifiëren. Hiervoor wil je er natuurlijk eerst voor zorgen dat de inhoud van het rapport intern gedragen wordt. Ga daarom met de hoogst leidinggevende in gesprek om de inhoud van het rapport te bespreken. Dit kan bijvoorbeeld de CEO, CFO of CSO (Chief Sustainability Officer) zijn. Een handtekening van deze persoon onder het rapport geeft aan dat hij of zij verantwoordelijkheid voor de inhoud van het rapport draagt.

Mocht jouw organisatie rapportageplichtig zijn, dan is het nu zaak om het rapport te laten controleren door de externe accountant. Niet ieder accountantskantoor mag dit zomaar doen, hiervoor moet een kantoor geregistreerd zijn bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM), wat je hier kunt checken. Een handtekening van het accountantskantoor onder het rapport betekent dat zij een assuranceverklaring afgeeft, waarmee zij verklaart dat de inhoud van het rapport betrouwbaar is.

Stap 6: Het rapport publiceren

En dan mag je na al dat harde werken eindelijk de bühne op met het rapport. Het heeft ongetwijfeld tijd en energie gekost, dus mensen mogen het rapport zien. Door proactief het rapport uit te dragen laat je zien dat je je als bedrijf gecommitteerd hebt aan duurzaam zaken doen. Dit kan het vertrouwen wat verschillende stakeholders, zoals klanten en investeerders, hebben in jouw organisatie vergroten, wat de reputatie ten goede komt.

Daarnaast nodig je met het proactief delen van het rapport stakeholders uit om feedback te delen. Het ter harte nemen van deze feedback stelt je in staat je prestaties op het gebied van ESG te verbeteren, om zo volgend jaar een overzichtelijker rapport met nóg betere resultaten te kunnen laten zien.

Publiceer hem op de website, verstuur hem per e-mail naar klanten en investeerders, deel het op social media en bespreek hem fysiek. In een competitief landschap kan het uitdragen van je duurzaamheidsprestaties je een voorsprong op de concurrentie opleveren.

Algemene tips om zo soepel mogelijk tot een rapportage te komen

Hierbij nog nog een aantal tips om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen:

• Begin klein en breid het rapport geleidelijk uit. Teveel hooi op je vork nemen kan afdoen aan de kwaliteit van het rapport.
• Betrek verschillende stakeholders bij het opstellen van de rapportage. Hiermee zorg je ervoor dat het uiteindelijke rapport breed gedragen wordt.
• Gebruik online tools en software om het proces van opstellen te stroomlijnen. Je hoeft het niet allemaal zelf te doen. Er is krachtige software, zoals Payhawk met hun Payhawk Green feature, die jou kan helpen het verzamelen en uiteenzetten van data zo makkelijk mogelijk te maken.

Het vertrouwen vergroten en de reputatie verbeteren

In dit artikel hebben we je een overzichtelijk stappenplan gegeven, voor hoe je van niets naar het publiceren van een ESG rapportage komt. Dit stelt jou als financial controller in staat om te voldoen aan de wet- en regelgeving die eraan zit te komen en de druk vanuit de markt om te rapporteren over ESG factoren.

Begin met jezelf inlezen in wat een ESG rapportage is. Bepaal vervolgens de materiële ESG factoren in jouw organisatie, al dan niet met de hulp van online tools en resources. Verzamel vervolgens data over deze factoren, waarvoor je de hulp kunt gebruiken van software als Payhawk Green. Zet deze data uiteen en laat het rapport verifiëren door interne en (wanneer verplicht) externe stakeholders, waarna je het rapport trots met de wereld mag delen. Het proactief delen van de prestaties op het gebied van ESG zullen het vertrouwen in en de reputatie van de organisatie zeer waarschijnlijk ten goede komen.

Benieuwd hoe Payhawk Green er in de praktijk uit ziet?

Zoals we hierboven ook vertelden, kan Payhawk’s feature: Payhawk Green jou helpen met de moeilijkste stap binnen dit proces: het verzamelen van data over de materiële ESG factoren. Payhawk Green maakt jouw leven makkelijker, door het verzamelen en administreren van data over broeikasgasemissies voor haar rekening te nemen. Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Boek dan een gratis gepersonaliseerde demo, waarin we je laten zien hoe Payhawk Green dit voor jou kan doen.