Evite despesas arriscadas dos colaboradores: Consiga um controlo eficiente das despesas empresariais

O controlo das despesas é uma parte importante da gestão financeira de qualquer empresa. Ajuda a empresa a analisar as suas despesas e a diminui-las, se necessário. Um bom sistema de controlo das despesas pode ajudar uma empresa a poupar dinheiro, aumentar os lucros e melhorar a sua saúde financeira. As empresas precisam de criar um sistema eficiente para monitorizarem os seus pagamentos e despesas de negócios, a fim de conseguirem um controlo eficaz das despesas. Muitas ferramentas, incluindo diferentes tipos de software, podem ajudá-lo a gerir melhor as finanças da sua empresa.

Compreender a gestão de despesas

O termo "gestão de despesas" é por vezes utilizado de forma indistinta de "controlo de despesas". No entanto, refere-se especificamente às atividades levadas a cabo pelos departamentos financeiros para monitorizar, analisar e controlar as despesas da empresa. As empresas utilizam ferramentas e técnicas de gestão de despesas para garantir que pagam apenas as despesas essenciais e que o dinheiro não é desperdiçado em compras ou serviços desnecessários.

Estas ferramentas incluem:

• Sistemas de compras: Estes programas de software controlam onde a empresa gasta o dinheiro e quanto gasta em categorias específicas, como material de escritório ou despesas de viagem, entre outros. Estes programas permitem identificar áreas problemáticas onde os custos são demasiado elevados e reduzir as despesas conforme necessário.

• Sistemas ERP: O software de planeamento de recursos empresariais (ERP) ajuda a automatizar muitas tarefas, incluindo transações contabilísticas e processos de gestão de inventário.

A gestão das despesas permite que as organizações avaliem a sua eficácia no controlo dos custos e, simultaneamente, maximizem o seu poder de compra, minimizando as despesas desnecessárias.

Porque é que o controlo das despesas é importante?

Gastar dinheiro é a parte fácil. No entanto, a maioria das empresas gasta mais do que o necessário porque não dispõe de um sistema que faça a gestão das suas despesas. Com um controlo adequado das despesas, é possível aumentar a eficiência ao determinar o que pode ser gasto, em que atividades e quem pode aprová-lo, entre outros.

Compreender as despesas da empresa é importante para o processo de orçamentação e previsão. Sem saber quanto está a ser gasto em determinadas categorias de bens e serviços, é impossível prever quais vão ser as despesas no futuro. Esta falta de visibilidade dos gastos dificulta o planeamento das despesas de capital e outros investimentos que requerem planificação. Se não sabe quanto está a gastar neste momento, como pode prever quais vão ser as suas necessidades no futuro?

O impacto das despesas descontroladas

O impacto das despesas que não são controladas nem geridas pode ter consequências muito negativas numa empresa, podendo mesmo levar ao seu colapso. Eis cinco dos principais problemas causados por despesas empresariais descontroladas.

Tarefas administrativas redundantes e demoradas
Um dos principais problemas de gerir as despesas em várias plataformas e folhas de cálculo é a quantidade de tempo que demora a corrigi-las. É possível que passe horas a atualizar uma folha de cálculo ou a criar novas faturas, e que depois se esqueça de as adicionar ao seu sistema. Ou talvez passe outras tantas horas a reescrever um modelo de fatura, e mais tarde não se lembre onde o guardou.

Também não tem os pagamentos conectados ao software de gestão de despesas, o que significa que não tem visibilidade sobre as despesas em tempo real. Se não souber o que se passa nos ‘bastidores’, pode ser difícil identificar áreas onde a sua empresa pode poupar dinheiro ou melhorar a eficiência. Saber o que se está a passar na sua empresa compensa.

Planeamento financeiro inadequado
Se não mantiver as despesas sob controlo, pode dar por si com uma orçamentação incorreta e perdas financeiras. É provável que gaste muito dinheiro se não tem uma visibilidade adequada sobre as despesas, o que dificulta a estimativa dos gastos e dos lucros. Nos casos em que o orçamento é excedido, é necessário reduzir as despesas; e isto pode resultar em serviços ou produtos de menor qualidade. Uma vez que não há fundos adequados para investimento, isto pode afetar o desempenho geral da empresa.

Erros dispendiosos
Os erros no controlo de despesas podem ser dispendiosos. Por exemplo, uma empresa pode pagar por um serviço que nunca foi prestado – algo que pode acontecer quando a fatura do fornecedor foi paga, mas não existe qualquer registo da prestação do serviço.

Falta de confiança dos investidores e acionistas
Decerto quer que os seus investidores confiem que o seu dinheiro está a ser utilizado de forma sensata, o que só pode acontecer com um bom controlo das despesas. Caso contrário, os acionistas podem perder a confiança na empresa e deixar de acreditar na sua capacidade de gerir um negócio rentável. Para além disso, a falta de confiança dos investidores e acionistas pode resultar na incapacidade de angariar capital, levando à perda de oportunidades de negócio, quota de mercado e lucros.

Riscos mais elevados de fraude
Se inadvertidamente criar um sistema que facilite a prática de crimes financeiros, é muito provável que tal possa vir a acontecer na sua empresa. A falta de transparência pode levar a problemas de confiança, afetando negativamente a reputação das empresas e dos indivíduos. Em alguns casos, com tanta informação pessoal disponível online e com o aumento dos cibercrimes, os criminosos podem roubar a sua identidade e utilizá-la para cometer fraudes ou outros crimes, sem nunca entrar em contacto consigo nem deixar rasto.

Principais estratégias para controlar as despesas empresariais

Se está a gerir uma empresa, terá de enfrentar muitos desafios – e um dos mais importantes é o controlar o quanto gasta nas despesas quotidianas. Se tem de decidir constantemente entre maximizar as atividades ou reduzir os custos, tem certamente consciência de que não é um trabalho fácil. No entanto, há algumas medidas simples que pode tomar para garantir que a sua empresa utiliza o dinheiro de forma sensata.

Criar um processo de despesas bem desenvolvido
Um processo bem gerido é fundamental para controlar as despesas da sua empresa. Vai ajudá-lo a gerir os riscos e a garantir o cumprimento dos regulamentos.

Reconhecer as áreas de despesas que têm custos elevados
Identificar onde é que a sua empresa gasta dinheiro é crucial para conseguir reduzir os custos. É fundamental determinar que áreas da sua empresa estão a gastar mais, para que possa concentrar os seus esforços nelas em primeiro lugar.

Despesas com cartão
Se ainda não utiliza cartões empresariais para os gastos e compras da sua empresa, deve começar já a fazê-lo. Os cartões permitem que os colaboradores façam compras sem se preocuparem com dinheiro ou cheques, e também proporcionam uma visibilidade instantânea sobre quanto está a ser gasto e para onde vai o dinheiro. Para além disso, facilitam a reconciliação das transações, uma vez que os recibos ficam com o titular do cartão – em vez de se perderem no correio ou serem inadvertidamente deitados para o lixo, no pior dos casos.

Extrair e analisar dados
Isto pode ser feito através de uma variedade de métodos, incluindo software de gestão de despesas que monitoriza as compras, software de contabilidade que monitoriza os fluxos de receitas, e também relatórios de previsão de despesas futuras. A chave é extrair e analisar dados de várias fontes num único local, onde pode tomar decisões mais informadas sobre como gastar o dinheiro.

Automatizar o controlo das despesas
A automatização ajuda a eliminar as tarefas manuais e a reduzir os erros na gestão dos relatórios de despesas dos colaboradores. Também permite gerir as suas despesas de forma mais eficaz ao longo do tempo.

Controlo sem esforço: Todas as despesas da sua empresa no mesmo sítio

Desde gerir as despesas de viagem a controlar os orçamentos de marketing, as empresas precisam de uma maior visibilidade para se manterem a par das despesas de negócios.

Se utilizar uma solução de gestão de despesas como a Payhawk, vai poder ter cartões empresariais e um software de gestão de despesas numa mesma plataforma. Pode acompanhar todas as suas despesas e detetar tendências para entender onde o dinheiro é gasto com mais frequência.

Os titulares de cartões vão ser responsáveis por carregar os recibos e faturas para a plataforma, e a nossa procura automática de recibos vai lembrá-los de o fazerem sempre que se esquecerem. Para além disso, com as nossas integrações de primeira classe, os dados de despesas sincronizam-se perfeitamente com o software de contabilidade ou ERP da sua preferência, sem introdução manual ou erros.

Agende uma demonstração connosco hoje para ficar a saber mais sobre como pode tomar as melhores decisões para a sua empresa com os controlos de despesas certos.