Como automatizar o processo Procure-to-Pay

Navegar no processo de compras de uma empresa pode ser um verdadeiro labirinto para as equipas financeiras e de compras. Desde o acompanhamento dos pedidos em vários sistemas e a correspondência das faturas recebidas à garantia de que os dados são exatos e estão dentro dos limites pré-acordados para evitar despesas excessivas, há muitos sítios onde se pode perder.

Introduzimos a inovadora automatização do Procure-to-Pay pela Payhawk

O nosso novo sistema de ordens de compra e a solução automatizada de contas a pagar (accounts payable) permitem-lhe simplificar as suas operações de compras, evitar erros humanos, detetar discrepâncias, controlar as despesas e emitir pagamentos aos fornecedores.

Ainda não tem a certeza se a automatização do processo "Procure-to-Pay" é adequada para si? Descubra os cinco desafios das compras ineficientes abaixo e veja como a solução certa pode ajudá-lo a eliminar ineficiências, reduzir erros e manter-se a par das despesas da sua empresa.

Os cinco maiores desafios do processo Procure-to-Pay manual

É um problema assim tão grande se não utilizar uma solução que automatize o seu processo "Procure-to-Pay"? Numa só palavra, sim.

Arrisca-se a abrandar o processo de aprovação, a provocar erros e atrasos no processamento das compras da empresa e a criar uma responsabilidade opaca onde deveria haver total transparência. Em última análise, estas questões têm um impacto direto na sua empresa, uma vez que a fraca visibilidade sobre as despesas pode provocar a tomada de decisões pouco informada. Por outro lado, a falta de automatização das aprovações pode levar a despesas não programadas e ao aumento dos custos.

Para além disso, o tempo que gasta – bem como a sua equipa financeira – em tarefas manuais poderia ser mais bem utilizado noutras tarefas, como encontrar novas oportunidades de redução de custos e estabelecer novos processos.

Eis os cinco maiores problemas dos processos manuais de Procure-to-Pay, caso necessite de mais razões para considerar a automatização:

1. Processos ineficientes

Todos nós somos humanos, o que significa que os erros são inevitáveis nos processos manuais. E os erros levam a atrasos. Confiar em processos manuais para as suas requisições de compra, aprovações, ordens de compra e faturas não é uma forma eficiente de gerir e supervisionar o processo de compras. Pior ainda, este processo é normalmente gerido através de vários sistemas de terceiros, desligados uns dos outros, o que dificulta a identificação de ‘congestionamentos’ e a obtenção de visibilidade de ponta a ponta sobre as compras da empresa.

A nossa solução automatiza a maior parte do processo de compras, o que significa que deixa de haver introdução manual de dados ou perda de tempo, e há uma enorme redução de erros e um maior potencial para encontrar poupanças e controlar os custos. Eis como funciona:

• Todos os pedidos de compras são apresentados e organizados numa base de dados centralizada, o que lhe permite verificar o seu estado atual e ver os passos seguintes necessários;
• Pode definir fluxos de trabalho de aprovação personalizados, designando quem deve assinar os pedidos de compra antes de prosseguir com a compra;
• Os aprovadores são então notificados e lembrados de que têm ações pendentes. Quando as faturas recebidas do fornecedor são carregadas para o sistema da Payhawk, associamo-las automaticamente às respetivas ordens de compra e o sistema identifica quaisquer discrepâncias entre a quantidade entregue e o preço pré-acordado;
• Finalmente, quando estiver pronto para pagar ao seu fornecedor, pode fazê-lo diretamente através da Payhawk.

Para além disso, suportamos pagamentos bancários locais e internacionais gratuitos e de baixo custo, permitindo-lhe pagar a fornecedores em vários países. O resultado final é que consegue simplificar as compras da empresa, desde o pedido até ao pagamento, numa única plataforma.

2. Despesas não autorizadas

O descontrolo das despesas pode levar a problemas de tesouraria, impossibilitando a previsão exata e o planeamento dos orçamentos. Uma fraca visibilidade sobre as despesas nas suas atividades de compras significa que pode perder oportunidades de identificar poupanças de custos e de cortar as despesas excessivas pela raiz. Pior do que tudo, é que pode gastar demasiado, ao ponto de ter de alterar orçamentos e recursos para cobrir despesas planeadas e recusar grandes oportunidades simplesmente por falta de fundos.

Contudo, com a Payhawk pode controlar rigorosamente a forma como a sua empresa gasta o dinheiro, com fluxos de aprovação integrados no processo de compras e automatização em torno de limites definidos e discrepâncias. Qualquer despesa ou discrepância acima de um determinado limite é sinalizada para que se tomem mais medidas, e todas as que forem inferiores podem fluir harmoniosamente (de acordo com os limites que especificar).

3. Ciclos de aprovação longos e complexos

A busca manual de aprovações de pedidos de compra pode causar atrasos e congestionamentos desnecessários. Às vezes, pode enviar uma solicitação por meio de uma solução de terceiros, como o Jira, e depois obter aprovações por e-mail ou Slack, o que leva a fluxos de aprovação prolongados e à falta de transparência em todo o processo.

Automatizando o processo de aprovação e tirando partido de fluxos de trabalho de aprovação personalizados, pode fazer com que os ciclos de aprovação morosos e complicados sejam uma coisa do passado. Em vez disso, a sua organização pode garantir que a pessoa correta (ou uma cadeia de pessoas) analisa os pedidos prontamente, mantendo um registo de quem, quando e o que foi aprovado.

Na Payhawk, a nossa plataforma oferece fluxos de trabalho de aprovação e pagamento altamente personalizáveis para resolver os problemas acima. Estes fluxos de trabalho permitem-lhe adaptar a cadeia de aprovação ao seu processo interno e à estrutura da sua empresa, permitindo-lhe escolher entre pessoas específicas, gestores de equipa, proprietários de centros de custos, gestores de instalações, gestores de projetos, etc., para serem o aprovador obrigatório.

Mas isto não é tudo. Também pode criar fluxos de trabalho de aprovação avançados, exigindo que várias pessoas aprovem uma despesa ou um pedido, sequencialmente ou não, antes de este passar à fase seguinte.

4. Identificação tardia de discrepâncias de quantidade e montante

Os atrasos nos pagamentos ocorrem normalmente quando estão envolvidos processos manuais como a correspondência entre faturas de fornecedores, recibos e encomendas. Os atrasos tornam-se ainda mais longos se os fornecedores pedirem para pagar por entregas parciais, ou se o montante da fatura exceder o que foi inicialmente acordado.

É vital assinalar rapidamente estes problemas, tanto à sua organização como ao fornecedor. No entanto, a comparação manual de faturas, encomendas e recibos demora uma eternidade, tornando tudo mais lento e significando que qualquer sinalização é demasiado tardia.

É um pouco um círculo vicioso, mas um que pode navegar facilmente com a nossa automatização do processo Procure-to-Pay. As nossas funcionalidades de correspondência automática de 3 vias e de identificação de discrepâncias permitem-lhe acelerar todo o processo de captura e correspondência de dados, evitando erros dispendiosos causados pela correspondência manual dos documentos.

A nossa tecnologia OCR (reconhecimento ótico de caracteres) analisa as ordens de compra, recibos e faturas e extrai toda a informação para sistema Payhawk, ao mesmo tempo que faz a correspondência e valida os detalhes em todos os documentos.

5. Falta de padronização

Os processos inconsistentes geram resultados inconsistentes e deixam espaço para erros. Os dados têm de ser exatos e coerentes entre os departamentos; caso contrário, a gestão e otimização do processo Procure-to-pay torna-se um desafio.

Na Payhawk, minimizamos a confusão e o conflito, padronizando e centralizando todos os processos de despesas da empresa. Desde a automatização das contas a pagar até à simplificação da gestão de fornecedores, asseguramos que todas as partes seguem processos padronizados, gerando resultados e expectativas consistentes.

As nossas capacidades de Procure-to-Pay fazem todo o trabalho pesado ao longo do processo de gestão de fornecedores, para que não tenha de o fazer.

Os benefícios do processo Procure-to-Pay da Payhawk em poucas palavras

Na Payhawk já estamos a ajudar clientes em mais de 32 países a otimizar a gestão de despesas com contas a pagar automatizadas, incluindo a captura e gestão de faturas, fluxos de trabalho de aprovação de faturas, pagamentos internacionais e muito mais.

Para além disto, agora oferecemos também um sistema de ordens de compra que poupa tempo e aumenta o controlo. Como utilizador, pode:

1. Submeter pedidos de compra na plataforma
2. Configurar fluxos de trabalho de aprovação para pedidos de compra
3. Criar ordens de compra após aprovação
4. Executar correspondência de duas ou três vias entre faturas, pedidos de compra e notas de entrada de mercadorias
5. Identificar discrepâncias na quantidade de bens ou serviços recebidos e/ou no montante do pagamento.

Precisa de ser mais rápido, reduzir os erros e controlar melhor as despesas? Com as nossas funcionalidades automatizadas de contas a pagar e o nosso sistema de ordens de compra, pode fazê-lo (e tudo num só local).

Como funciona a funcionalidade Procure-to-Pay da Payhawk?

As novas funcionalidades Procure-to-Pay são muito fáceis de utilizar. Eis como funcionam em ação:

1. A preparação

Pode personalizar a configuração do seu pedido de compra (PO), incluindo a escolha de um prefixo de PO e a formatação de um número inicial, mantendo todos os pedidos de compra com a mesma estrutura. Pode também definir as "categorias de pedidos de compra" para as quais são necessárias notas de recibo e definir regras de discrepância para pedidos de compra que ultrapassem um determinado montante.

2. Criar fluxos de aprovação de pedidos de compras

Pode definir fluxos de aprovação de cliente com base no montante dos pedidos de compra, assegurando que a pessoa certa, ao nível certo, toma decisões importantes de despesas. Isto limita as despesas desnecessárias, ajudando a manter os custos sob controlo.

3. Submeter um pedido de compras

A interface da Payhawk facilita aos utilizadores a apresentação de um pedido de compra, solicitando-lhes que anexem o orçamento para aprovação. O requerente tem, então, a oportunidade de rever todas as informações sobre o pedido de compra antes de o submeter para aprovação.

4. Aprovar um pedido de compras

Depois, o autorizador recebe o pedido de compra. A informação do fornecedor é claramente apresentada, poupando tempo a tentar decifrar os pormenores. O aprovador pode selecionar "aprovar" ou "recusar”.

5. Submeter uma fatura para pagamento

Em cada janela, tanto o aprovador como o requerente podem ver o histórico do pedido de compras, desde a sua criação até à submissão e aprovação. Uma vez aprovado o pedido e criada a ordem de compras, é altura de carregar a fatura quando a tiver.

6. Ligar a fatura à ordem de compra

Quando receber a fatura, basta clicar em "adicionar fatura" no canto superior direito da janela; ser-lhe-á então pedido que selecione o número da ordem de compra correspondente para a associar corretamente.

Os maiores benefícios além da automatização do processo Procure-to-Pay da Payhawk

A automatização eficiente e simplificada do processo Procure-to-Pay é apenas uma das nossas vantagens. A nossa solução de gestão de despesas permite-lhe obter muito mais, incluindo os seguintes sete benefícios (internacionais):

1. Ter uma solução completa

Também oferecemos muitos outros produtos dentro da nossa solução, incluindo cartões empresariais, gestão de despesas, funcionalidades multi moedas e integrações líderes de mercado. Temos todas as funcionalidades de que necessita para supervisionar as finanças e os processos de negócios, controlar as despesas e obter visibilidade impactante em tempo real.

2. Gastar com confiança a nível global

Os nossos cartões Visa facilitam as despesas, independentemente de serem nacionais ou internacionais. Isto significa que pode capacitar os seus colaboradores para que gastem dentro dos limites, onde quer que estejam no mundo, com os nossos cartões empresariais aceites globalmente.

3. Fazer pagamentos internacionais com facilidade

A nossa parceria com a Wise significa que os clientes podem efetuar pagamentos globais mais rápidos e mais rentáveis em mais de 160 países e 50 moedas. Os pagamentos internacionais nunca foram tão fáceis.

4. Integrar o seu ERP e outras ferramentas

Permitimos-lhe integrar sem esforço os seus sistemas ERP e de contabilidade, aumentando a visibilidade sobre as despesas. Do NetSuite e do Microsoft Dynamics ao QuickBooks e ao EXACT, importe todos os detalhes, desde códigos fiscais ao plano de contas, e automatize a reconciliação bancária e o reembolso do IVA.

5. Monitorizar as emissões de carbono com o Payhawk Green

A recolha de dados para relatórios de sustentabilidade é facilitada com o Payhawk Green. Ao monitorizar as suas emissões de carbono através do nosso software, pode compreender melhor a pegada de carbono e o impacto ambiental da sua organização.

6. Temos uma licença EMI

Ter uma licença do Electronic Money Institute (EMI) significa que podemos fornecer aos clientes serviços de moeda eletrónica, incluindo contas IBAN, cartões de débito, transferências bancárias, câmbio à vista (Spot FX), produtos de cartão de crédito, bem como serviços de iniciação de pagamentos (PIS) e serviços de informação de contas (AIS).

7. A Payhawk é um membro principal da Visa Europe

Enquanto membro principal da Visa Europe, podemos emitir cartões Visa diretamente, sem qualquer envolvimento de terceiros. Isto gera uma maior fiabilidade e resiliência do serviço para os nossos clientes empresariais.

Em resumo

A gestão manual dos seus processos de compras deixa-o exposto a ineficiências e erros, atrasando desnecessariamente o processo de aprovação.

No entanto, com um software como o Procure-to-Pay da Payhawk, pode gerir todas as relações com os fornecedores do princípio ao fim, eliminar as despesas não autorizadas através da aplicação de políticas de conformidade e obter visibilidade em tempo real das despesas de várias entidades. Parece bastante eficiente, certo?

Veja o Procure-to-Pay da Payhawk em ação e entenda o quão eficiente pode tornar a sua empresa numa demonstração personalizada: Agende agora.