8 Ausgaben, die Sie niemals über Ihre Firmenkreditkarte laufen lassen sollten

Es passiert immer mal wieder, dass eine persönliche Ausgabe auf der Geschäftskarte landet. Das ist zwar nicht illegal, macht das Leben Ihrer Buchhaltung allerdings schwerer. Für den Fall, dass so etwas passiert, gibt es für Unternehmen klare Richtlinien. Trotzdem versäumen es viele im Vorhinein eine genaue Übersicht über den Einsatz eine Geschäftskreditkarte zu geben. Dieser Artikel zeigt Ihnen, worauf Sie bei Geschäftsausgaben achten sollten.

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by Jessi May Thomson

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1. Persönliche Ausgaben

Firmenkreditkarten haben einige Vorteile und Vergünstigung. Da kann man schon mal verleitet werden, persönliche Ausgaben zu tätigen. Rechtlich ist das auch nicht verwerflich, die Buchhaltung Ihrer Firma wird sich jedoch nicht freuen. Es bedeutet zusätzliche Arbeit. Das ist aber nur die Spitze des Eisbergs.

 

Persönliche Ausgaben über die Geschäftskarte bringt Sie und Ihr Unternehmen in eine missliche Lage. Von der Beeinträchtigung Ihrer Kreditwürdigkeit bis hin zur Verletzung der Ausgabenpolitik Ihres Unternehmens oder der Kündigung der Vereinbarung mit dem Kartenaussteller. Vergessen Sie nicht, mit höchster Wahrscheinlichkeit arbeiten Sie auch für ein Unternehmen, dass unter Gesellschaft mit beschränkter Haftung läuft. Daher ist es immer eine gute Idee, wenn Unternehmen eine detaillierte Liste haben, was als Geschäftsausgabe gilt und wie das Budget transparent verwaltet werden kann.

 

2. Geschäftsreisen werden privates Vergnügen

Im Büro ist meist klar, was als geschäftliche und was als private Ausgabe gilt. Sobald es aber um eine Geschäftsreise geht, scheint es eine Art Freifahrtschein für Ausgaben zu geben. Ist das fancy Hotel wirklich nötig? Zwei Tage länger bleiben, um auch den Strand genießen zu können? Wieso nicht noch ein extra Ticket für ein romantisches Wochenende in Paris mit dem Partner einrichten? Klar, all diese Dinge über die Geschäftskarte zu buchen, bringt bessere Deals und Vergünstigungen. Es gibt allerdings eine Kehrseite. Alle Buchungen erscheinen in den Büchern der Firma. 

 

Wie schon erwähnt, es gibt kein Gesetz, welches Ihnen private Ausgaben mit der Geschäftskarte verbietet. Allerdings ist es ratsam den moralischen Kompass anzuwerfen und sich vorher folgendes zu überlegen: Passen diese Ausgaben zu der Unternehmenskultur Ihrer Firma? Würde Ihr Manager so handeln? Würden Sie so handeln, wenn Ihr Manager mit unterwegs wäre?

 

3. Kundenbespaßung

Im Geschäftsalltag kommt es nicht selten vor, dass Kunden einen kleinen Extraschubs brauchen. Oft reicht ein bisschen Aufmerksamkeit und extra Sorgfalt im Umgang, es gibt aber auch die harten Nüsse. Aber alles zu tun, um den Kunden zu beeindrucken, ist keine gute Idee. Luxuriöse Geschenke, Meetings an exklusiven Orten oder sogar das Mieten von Sportwagen – all diese Dinge stehen an einer feinen Grenze zur Bestechung. Falls solche Ausgaben im Einklang mit der Ausgabenpolitik Ihres Unternehmens sind und Sie vom Management grünes Licht haben, bleibt noch die Frage, ob eine Geschäftskarte dafür das richtige Mittel ist. 

 

4. Glücksspiel und riskante Investitionen

Immer mehr Geschäftskarten werden für Glücksspiele und riskante Investitionen missbraucht. Banken können unseriöse Buchungen identifizieren und so auf verdächtige Plattformen hinweisen. Trotzdem gibt es noch genügend Möglichkeiten, bei denen einem hohe Rendite auf die Einsätze versprochen werden. Es ist mit Sicherheit verlockend, Ihre Geschäftskreditkarte für eine schnelle Investition zu verwenden, aber nicht immer kommt ein Gewinn dabei rum. Und wenn man den Zinssatz und die Transaktionsgebühren mit einbezieht, lohnt es sich oft nicht.

 

5. Teure Anschaffungen

Teure Anschaffungen mit Kreditkarten sind genau das, was Banken wollen. In der Regel haben Geschäftskreditkarten hohe Limits und verlockende Vergünstigungen. Das macht sie besonders attraktiv. Bei kleinen Unternehmen, die auf der Suche nach Finanzierungsmöglichkeiten sind, wirkt es sich allerdings ungünstig auf die Kreditwürdigkeit aus, wenn das Geschäftslimit in einem Rutsch ausgeschöpft wurde. So eine hohe Ausschöpfungsquote in Verbindung mit einem schmerzhaft hohen effektiven Jahreszins macht einen Ausgleich fast unmöglich. Die Schuldenfalle ist vorprogrammiert.  

 

6. Bargeldvorschüsse

Es können auch mal harte Zeiten kommen, in der Sie zusätzliches Kapital benötigen. Vielleicht ziehen Sie einen Bargeldvorschuss als Option in Betracht. Doch nur weil es ihn gibt, heißt das nicht, dass Sie ihn von Ihrer Geschäftskreditkarte abbuchen sollten. Zunächst einmal wird der effektive Jahreszins Ihres Barvorschusses mit Sicherheit höher sein als der effektive Jahreszins Ihres Einkaufs. 

 

Außerdem wird oft vergessen, dass Barvorschüsse mit einer hohen Gebühr verbunden sind und keine tilgungsfreie Zeit haben. Mit anderen Worten, es gibt keine zinsfreie Frist. Ab dem Moment, in dem das Bargeld den Geldautomaten verlässt, schulden Sie bereits mehr, als Sie genommen haben. In diesem Sinne sind Bargeldvorschüsse zwar eine Option, aber der erkaufte Komfort ist nicht billig.

 

7. Rechtsstreitigkeiten

Einen Rechtsberater zu haben, der Ihr Unternehmen aus Schwierigkeiten heraushält, ist völlig normal. Auch ist es völlig in Ordnung, ihn ab und zu über die Geschäftskreditkarte abzubuchen. Problematisch wird es, wenn Sie darüber Prozesskosten bezahlen. Würden Sie in ein Unternehmen investieren, das verklagt wird und alle seine Rechtskosten mit seiner Kreditkarte abdeckt? Genau, die Alarmglocken klingeln: Das Unternehmen muss sich in einer Notlage befinden. Versuchen Sie deshalb immer alternative Zahlungspläne auszuhandeln, die keine negative Botschaft an Ihre Stakeholder senden.

 

8. Gehaltsabrechnung

Wenn Sie als Unternehmen wachsen, ist die Gehaltsabrechnung die größte Ausgabe. Wie oben angemerkt, sollten teure Anschaffungen vermieden werden. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine wiederkehrende Ausgabe mit hohem Volumen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter mit Ihrer Kreditkarte bezahlen, senden Sie ein deutliches Signal, dass etwas nicht stimmt. Die Belastung Ihrer Kreditkarte bedeutet eindeutig Zinsrisiko und Verschuldung.

 

Gibt es keinen anderen Weg, stellen Sie sicher, dass Sie zumindest über eine Kreditkarte mit Saldobegleichung verfügen. Diese verschafft Ihnen etwas mehr Zeit, um den Zinssatz abzuzahlen. Andernfalls ist der Griff zur Geschäftskreditkarte um Lohn- und Gehaltsabrechnung zu decken ein reines Glücksspiel.

 

Was lernen wir?

Geschäftskreditkarten bieten große Vergünstigungen und Vorteile, sind aber keine Wunderwaffe. Ja, manchmal brauchen Sie vielleicht sofort etwas mehr Geld, aber bevor Sie zu Ihrer Business-Kreditkarte greifen, sollten Sie alle Möglichkeiten kennen. Wenn Sie sich von Schwierigkeiten fernhalten wollen, sollten Sie eine einfache und transparente Möglichkeit haben, Ihr Budget auszugeben und zu verwalten.

 

Written by Jessi May Thomson

Juni 26, 2020

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