Optimierung der Verwaltung Ihres Marketingbudgets

Wenn Sie keinen Zugriff auf genaue Daten zu Ihrem Marketingbudget haben, können Sie die Ressourcenzuweisung nicht nachvollziehen, Projekte nicht priorisieren und Ihre Marketingausgaben nicht effektiv analysieren.

Mit einer Software für das Marketingbudget können Sie die finanzielle Rechenschaftspflicht in der gesamten Marketingabteilung erhöhen, damit Mitarbeiter nicht nach Belieben Geld ausgeben. Stattdessen können Sie standardisierte Prozesse implementieren, um jeden Betrag genau zu kontrollieren, während Karteninhaber und Budgetverantwortliche innerhalb eines festgelegten Rahmens Geld ausgeben können.

Wenn Sie nach Tools suchen, die Ihnen bei der Organisation, Nachverfolgung und Optimierung Ihrer Marketingausgaben helfen, sind Sie hier genau richtig. Erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Finanztechnologie Marketingbudgetausgaben aufdecken, überwachen und neu zuweisen können, um wertvolles Unternehmenswachstum zu fördern.

Warum sollten Sie Ihr Marketingbudgetmanagement optimieren?

Durch die Optimierung der Verwaltung Ihres Marketingbudgets können Sie eine hervorragende Position für das Unternehmenswachstum einnehmen, genaue Informationen für die Entscheidungsfindung erhalten und wertvolle Zeit sparen. Hier sind einige der größten Herausforderungen und Vorteile:

• Zentralisierung von Marketingbudgets. Durch die Nutzung einer einzigen Plattform anstelle von zehn können Sie Zeit sparen und einen zentralen Überblick über Ihre Ausgaben erhalten. Dieser zentrale Überblick gibt Ihnen die Möglichkeit, vorausschauende Ausgabenentscheidungen zu treffen, wie z. B. Kostensenkungen, die Suche nach alternativen Anbietern von Marketingtechnologien und die allgemeine Bewertung des Nutzens Ihrer Marketingmaßnahmen.

• Globale Sichtbarkeit der Marketingausgaben. Durch die Transparenz aller globalen Marketingausgaben können Ihre Budgetverantwortlichen das Budget für größere Projekte umverteilen und alle Einheiten aus der Ferne verwalten. Nicht nur Ihre deutsche Niederlassung gibt Marketingbudget aus, sondern auch alle anderen Standorte. Durch die Zentralisierung der Ausgaben in einer Marketingbudget-Software wie Payhawk erhalten Sie eine unübertroffene finanzielle Transparenz, die Ihnen die volle Kontrolle gibt.

Jetzt sind Sie besser in der Lage, Ausgabenmuster über verschiedene Einheiten hinweg zu identifizieren, die Daten zu filtern, um einen besseren Überblick über die Ausgaben auf Abteilungs- oder Einzelebene zu erhalten, doppelte Abonnements von Anbietern schnell zu erkennen und Kartenausgaben sofort zu begrenzen – alles, um die Marketingausgaben besser zu verwalten.

• Zugängliche Echtzeitdaten. Um fundierte Marketingentscheidungen treffen zu können, benötigen Sie Zugriff auf echte, aktuelle Zahlen, sonst ist es nur Spekulation. Durch die Zentralisierung dieser Daten sind alle Daten für diejenigen zugänglich, die sie benötigen – CMO, Marketingmanager, Finanzmanager und Führungsteams. Sie alle sehen dieselben Zahlen, was dazu beiträgt, Fehlinterpretationen von Daten zu vermeiden. Echtzeit-Marketingbudgetdaten bringen alle sofort auf den gleichen Stand.

Verabschieden Sie sich endgültig von Marketing-Budget-Tabellen

Wir müssen Ihnen nicht sagen, dass Budget-Tabellen weitgehend statische Dokumente sind. Das bedeutet, dass Sie Daten nicht einfach über Ihre gesamte Technologie hinweg synchronisieren können – denken Sie an ERP, Abonnements, Kartenzahlungen, L&D-Budgets, Kampagnen, Buchhaltung oder Geschäftsreisetools. Stattdessen sind Ihre Daten isoliert und undurchsichtig und müssen manuell aktualisiert werden, was dazu führen kann, dass mehrere Versionen derselben Daten erstellt werden und es zu viel Hin und Her kommt.

Dieser Prozess ist mit Fehlern und ungeschickten Fehlern übersät, und es gibt einfach keine Notwendigkeit, sich mit dieser Art von Ineffizienz abzufinden, wenn Sie die richtige Software zur Nachverfolgung des Marketingbudgets verwenden können.

Wenn Sie sich fragen, ob Marketing-Budget-Tabellen wirklich der Vergangenheit angehören können, lautet die Antwort: Ja. Mit verbesserten Tools zur Budgetverfolgung wie Payhawk können Sie sich endlich von Dateninkonsistenzen und veralteten Daten verabschieden.

Was können Sie von dieser Art von Software erwarten?

• Echtzeit-Budgetverfolgung. Die Möglichkeit, Unternehmensbudgets in Echtzeit zu verfolgen, ist mit Sicherheit ein entscheidender Faktor. Als Payhawk-Kunde können Sie auf das Payhawk-Portal zugreifen und sehen, welche Mittel Ihnen noch zur Verfügung stehen, welche Ausgaben anstehen oder bereits getätigt wurden und ob Sie sich Ihrem Budgetlimit nähern. Von hier aus können Sie sehen, wofür Mitarbeiter Geld ausgeben, und entscheidende Marketingentscheidungen treffen.

• Möglichkeit, Genehmigungsabläufe festzulegen. Die Implementierung von Prozessen für verschiedene Arten von Ausgaben beschleunigt den Genehmigungsprozess für Ausgaben, während die manuelle Suche nach den Genehmigenden entfällt. Stattdessen erhält dieser eine Benachrichtigung, mit der Bitte aktiv zu werden und der Prozess geht automatisch zum nächsten Schritt über.

Unabhängig davon, wie komplex Ihr Genehmigungsprozess ist, können Sie ihn so gestalten, dass er den spezifischen Anforderungen Ihrer Marketingabteilung entspricht.

• Verschiedene Budget-Dimensionen. Budget-Dimensionen sind die Parameter des Budgets und in Payhawk können Sie eine unendliche Anzahl von ihnen haben. Diese Dimensionen geben Ihnen einen detaillierten Einblick in die Unternehmensausgaben.

Zu den Budgetdimensionen von Payhawk gehören:

1. Kategorien. Durch die Möglichkeit, Ihre Ausgaben mit benutzerdefinierten Ausgabenfeldern und Kategorien zu kategorisieren, können Sie alle Ausgaben in verschiedenen Geschäftsbereichen nachverfolgen. Sie können beispielsweise Unterkategorien für Ihre Marketingausgaben erstellen, einschließlich Werbung, Veranstaltungen oder PR.

2. Teams. Erstellen Sie benutzerdefinierte Teamnamen, z. B. Marketing, Performance-Marketing, Veranstaltungen usw., um die Ausgaben bestimmter Abteilungen klar nachzuverfolgen.

3. Entitäten. Filtern Sie das Budget nach Entitäten, um die Abstimmung der Marketingausgaben im gesamten Unternehmen sicherzustellen.

4. Lieferanten. Sehen Sie, bei welchen Lieferanten Sie am meisten ausgeben, und nehmen Sie Änderungen vor, um alternative Lieferanten zu finden und die Kosten niedrig zu halten.

5. Mitarbeiter. Legen Sie Budgets auf Mitarbeiterebene fest und analysieren Sie diese. Sehen Sie, wer am meisten ausgibt, und passen Sie bei Bedarf die Karten-Ausgabelimits an.

6. Benutzerdefinierte Felder. Es ist immer nützlich, benutzerdefinierte Budget-Dimensionen basierend auf Ihrer Arbeit zu erstellen, d. h. Projekt, Standort usw. Die benutzerdefinierten Felder können beliebig sein und bieten Ihnen vollständige Flexibilität.

Wichtige Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl der richtigen Marketing-Budget-Software achten sollten

1. Einfache Budgetierung (auch als Prognose bezeichnet). Die Möglichkeit, Geschäftsausgaben vorherzusagen, ist für eine effiziente und genaue Budgetverwaltung von entscheidender Bedeutung. Mit Payhawk Budgets kann die Leitung Ihres Marketingteams (oder andere Budgetverantwortliche) in Echtzeit auf die Budgetnutzung zugreifen, um zu sehen, wo sie stehen.
2. Ausgaben in Echtzeit. Der Zugriff auf Karten- und Rechnungsausgaben in Echtzeit ist für Marketingabteilungen von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie eine neue Kampagne testen, möchten Sie möglicherweise während der Laufzeit Änderungen vornehmen, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Dazu müssen Sie jedoch wissen, was Sie ausgeben können und was nicht. Echtzeit-Ausgaben geben Ihnen einen detaillierten Einblick darüber, wo und wie viel Geld ausgegeben wurde.
3. Genehmigungs-Workflow-Designer. Um die Marketingausgaben effizienter zu gestalten, können Sie mit dem fortschrittlichen Workflow-Designer von Payhawk Genehmigungs-Workflows für Ausgaben, Rechnungen und Bestellungen erstellen, die mit Ihren Ausgabenrichtlinien übereinstimmen. Es werden keine Ausgaben getätigt, ohne dass die von Ihrem Finanzteam oder Ihrer Marketingleitung vorgegebenen Regeln zu Ausgaben befolgt werden, wodurch die Einhaltung der Ausgaben in Ihrer gesamten Marketingabteilung verbessert wird.
4. Eine globale Lösung auf einer einzigen Plattform. Wenn Sie eine Plattform finden, mit der Sie alle Ausgaben in allen Bereichen überwachen können – von der Kreditorenbuchhaltung bis hin zum Spesenmanagement mit physischen und virtuellen Firmenkarten – bedeutet dies, dass alle auf eine einzige Informationsquelle zugreifen. Alle Details zu Ausgaben sind genau und zuverlässig und erleichtern budgetorientierte Entscheidungen.
5. Einfache Einrichtung. Nachdem Sie Ihre Payhawk-Firmenkarten eingerichtet haben, können Sie Ihre Ausgaben sofort nachverfolgen.
6. Anpassbare Budgetvorlage. Sie werden eine Marketing-Budget-Software suchen, die es Ihnen so einfach wie möglich macht, Ihre Budgetvorlage mit dem Grad an Anpassung zu erstellen, den Sie benötigen, um sicherzustellen, dass sie für Ihre Organisation funktioniert. Sie möchten in der Lage sein, Ihr Budget so wiederherzustellen, wie es ist, ohne Kompromisse eingehen zu müssen.
7. Ein großartiges Support-Team. Wenn Sie Fragen zur Nutzung einer neuen Funktion haben, benötigen Sie ein zuverlässiges und fachkundiges Support-Team, das Ihnen bei der Lösung von Problemen zur Seite steht.

Drei Tipps zur Optimierung Ihrer Marketingausgaben

Die Optimierung Ihrer Marketingausgaben ist keine einmalige Aufgabe, sondern sollte regelmäßig erfolgen.

Hier sind einige Tipps zur Optimierung Ihrer Ausgaben.

Implementieren Sie eine datengestützte Entscheidungsfindung

Wenn es um Marketingentscheidungen geht, nutzen Sie zweifellos Daten, um Kampagnenentscheidungen zu treffen. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie führen eine SEO-Kampagne durch. Dann werfen Sie wahrscheinlich einen Blick auf Google Analytics, um zu überprüfen, ob Ihre Kampagne wertvollen Traffic generiert. Bei der Analyse von Marketingausgaben sollte es nicht anders sein.

Daten sollten jede Entscheidung, die Sie treffen, beeinflussen, sei es die Umverteilung von Ausgaben für andere Marketingprojekte, die Beschaffung neuer Lieferanten oder die Änderung der Kartenlimits für Mitarbeiter. Ohne Daten werden diese Entscheidungen bedeutungslos.

Finden Sie heraus, wo Sie zu viel ausgeben

Viele Marketingteams sehen sich mit erheblichen Budgetkürzungen konfrontiert. 47,7 % der Marketingteams haben bis Februar 2024 mit knapperen Budgets zu kämpfen. Wenn Sie ein paar Cent sparen möchten, hilft Ihnen eine Marketingbudget-Software dabei, die besten Entscheidungen zur Kosteneinsparung zu treffen, ohne das Wachstum zu beeinträchtigen.

Durch den Zugriff auf umfassende Marketingbudgetdaten tappen Sie nicht länger im Dunkeln – Sie können schnell erkennen, wo und wie viel Geld Sie verschwenden.

Howard Thompson, Global Financial Controller bei GDS Group, sagt:

Unser größter Vorteil bei der Nutzung von Payhawk sind die Echtzeitinformationen, die wir im Unternehmen erhalten. Es ist wirklich wichtig, alle unsere Ausgaben und Kosten für jede Veranstaltung zu verfolgen.

Sehen Sie in Echtzeit, was Sie noch übrig haben

Es gibt nichts Schlimmeres als Rätselraten, wenn es um Unternehmensausgaben geht.

Bei der Erstellung überzeugender Marketingkampagnen müssen Sie möglicherweise schnelle Entscheidungen über Ausgaben treffen, damit Ihre Kampagnen reaktionsfähig bleiben und ihr volles Potenzial entfalten können.

Ein Echtzeit-Überblick über die Ausgaben bedeutet, dass Ihre Mittel und anstehenden Ausgaben korrekt sind und Sie Entscheidungen vor Ort treffen können, die sich positiv auf Ihre Kampagnenergebnisse auswirken und dafür sorgen, dass Sie schwarze statt rote Zahlen schreiben.

Zukünftige Trends bei Marketingbudget-Software

Wir alle haben die Fortschritte in den Bereichen KI und maschinelles Lernen miterlebt – von der Automatisierung bis hin zu biometrischen Sicherheitsmaßnahmen. Und zweifellos stehen spannende Entwicklungen bevor, denn Daten deuten darauf hin, dass der globale KI-Markt bis 2030 1,81 Billionen US-Dollar erreichen wird.

Bei Payhawk nutzen unsere Funktionen maschinelles Lernen und intelligente Automatisierung, um Mitarbeitern bei der Einreichung von Ausgaben viel Zeit zu sparen. Unsere optische Zeichenerkennungstechnologie (OCR) extrahiert automatisch wichtige Informationen aus dem Beleg oder der Rechnung, sodass Sie sich nicht um die manuelle Dateneingabe kümmern müssen.

Unsere dreifache Abgleichtechnologie macht es außerdem mühelos, Unstimmigkeiten zu erkennen. Nehmen wir an, Sie erstellen eine Bestellung für ein Veranstaltungsbanner. Wenn Sie das Banner erhalten, überprüft unser intelligentes System die Bestellung, die Rechnung und den Beleg, um sicherzustellen, dass alle Beträge und Details übereinstimmen, bevor die Zahlung erfolgt.

Wenn Sie Ihre Marketingbudgetplanung optimieren und Ihre Marketingausgaben mühelos nachverfolgen möchten, kann Ihnen die fortschrittliche Technologie unserer Payhawk-Plattform dabei helfen, Ihre Marketingausgaben genau zu prognostizieren und abteilungsübergreifend verantwortungsvolle Ausgaben zu fördern.

Die Finanz-Wellness-App Payflow nutzt Payhawk, um die Ausgaben der einzelnen Abteilungen transparent zu machen. Benoît Menardo, Mitbegründer von Payflow, sagt:

Mir gefällt, dass Payhawk mir die Kontrolle über die Ausgaben der verschiedenen Abteilungen gibt. Ich kann sehen, dass das Marketing-Team X hat, das Vertriebsteam Y und das Operations-Team Z. Ich nutze die Lösung häufig zur Ausgabenkontrolle und um von einem Monat zum nächsten besser planen zu können.

Lesen Sie die ganze Payflow-Geschichte oder lassen Sie uns wissen, ob Sie unsere Plattform ausprobieren und eine personalisierte Demo buchen möchten.