Het beheer van jouw marketingbudget stroomlijnen

If you don’t have access to acAls je geen toegang hebt tot nauwkeurige marketingbudget gegevens, kun je de toewijzing van middelen niet begrijpen, projecten niet prioriteren en marketinguitgaven niet effectief analyseren.

Met marketingbudget software kun je de financiële verantwoordelijkheid van de hele marketingafdeling vergroten, zodat medewerkers niet ongelimiteerd geld uitgeven. In plaats daarvan kun je gestandaardiseerde processen implementeren om strakke controle te houden over elke cent, terwijl kaarthouders en budgethouders uitgaven kunnen doen binnen een vastgesteld kader.

Als je op zoek bent naar tools om je marketinguitgaven te organiseren, bij te houden en te optimaliseren, dan ben je hier aan het juiste adres! Ontdek hoe je financiële technologie kunt gebruiken om marketing uitgaven bloot te leggen, te bewaken en opnieuw toe te wijzen om waardevolle bedrijfsgroei te stimuleren.

Waarom je marketingbudget beheer stroomlijnen?

Het stroomlijnen van de manier waarop je jouw marketing budget beheert kan je in een geweldige positie brengen voor bedrijfsgroei, door nauwkeurige informatie te geven voor het nemen van beslissingen en kostbare tijd te besparen. Hier zijn enkele van de grootste uitdagingen en voordelen:

• Centraliseren van marketingbudgetten. Door één platform te gebruiken in plaats van tien, kun je tijd besparen en een gecentraliseerd overzicht van je uitgaven krijgen. Dit centrale overzicht geeft je de vooruitziende blik om beslissingen te nemen over uitgaven, zoals het snijden in kosten, het zoeken naar alternatieve marketingtechnologie-leveranciers en het evalueren van de waarde van je marketing inspanningen in het algemeen.

• Zichtbaarheid op wereldwijde marketinguitgaven. Zichtbaarheid op alle wereldwijde marketinguitgaven stelt je budgethouders in staat om budget toe te wijzen aan grotere projecten en alle entiteiten van een afstand te beheren. Het is niet alleen je Nederlandse entiteit die marketingbudget uitgeeft; het zijn ook al je andere locaties. Door de uitgaven te centraliseren in marketingbudget software zoals Payhawk, krijg je een ongeëvenaarde financiële transparantie, waardoor je zelf de touwtjes stevig in handen hebt.

Je bent nu in een betere positie om uitgavenpatronen tussen verschillende entiteiten te identificeren, de gegevens te filteren om een beter overzicht te krijgen van de uitgaven op afdelings- of individueel niveau, snel dubbele abonnementen van leveranciers te lokaliseren en direct een limiet te stellen aan de kaartuitgaven - allemaal om de marketinguitgaven beter te beheren.

• Toegankelijke, realtime gegevens. Om inzichtelijke marketingbeslissingen te kunnen nemen, heb je toegang nodig tot echte, actuele cijfers, anders blijft het giswerk. En het centraliseren van deze gegevens betekent dat alle gegevens toegankelijk zijn voor degenen die ze nodig hebben - CMO, marketingmanager, financiële managers en leidinggevende teams - jullie kijken allemaal naar dezelfde cijfers en dat helpt verkeerde interpretaties van gegevens te voorkomen. Real-time marketingbudget gegevens zetten iedereen direct op dezelfde pagina.

Zeg marketingbudget spreadsheets voorgoed vaarwel

We hoeven je niet te vertellen dat budget spreadsheets grotendeels statische documenten zijn. Dat betekent dat je gegevens niet gemakkelijk kunt synchroniseren met je hele technische stapel - denk aan ERP, abonnementen, kaartbetalingen, L&D-budgetten, campagnes, boekhouding of tools voor zakenreizen. In plaats daarvan zijn je gegevens silo en ondoorzichtig en zijn ze afhankelijk van menselijke tussenkomst om ze handmatig bij te werken, wat kan leiden tot meerdere versies van dezelfde gegevens en veel heen en weer gepraat.

Dit proces zit vol met fouten en onhandige vergissingen. Daarnaast is het gewoon niet nodig om dit soort inefficiënties te accepteren als je de juiste software voor het bijhouden van marketingbudgetten kunt gebruiken.

Als je denkt: kunnen marketingbudget spreadsheets echt tot het verleden behoren? Het antwoord is ja. Je kunt eindelijk afscheid nemen van discrepanties en verouderde gegevens met verbeterde budget tracking tools zoals Payhawk.

Wat kun je van dit soort software verwachten?

• Real-time budgetopvolging. In staat zijn om bedrijfsbudgetten in realtime bij te houden is zeker een game-changer. Als klant van Payhawk kun je het Payhawk portaal openen en zien hoeveel geld je nog hebt, welke uitgaven je nog moet doen en of je bijna aan je budgetlimiet zit. Van hieruit kun je zien waar medewerkers geld aan uitgeven en kun je beslissende marketingbeslissingen nemen.

• Mogelijkheid om goedkeuringsworkflows in te stellen. Het implementeren van processen voor verschillende soorten uitgaven versnelt het goedkeuringsproces van uitgaven, terwijl het niet meer nodig is om goedkeurders handmatig te achtervolgen. In plaats daarvan ontvangt de goedkeurder een melding om actie te ondernemen en gaat het proces automatisch naar de volgende stap.

Hoe complex je goedkeuringsproces ook is, je kunt het aanpassen aan de behoeften van je specifieke marketingafdeling.

• Verschillende budgetdimensies. Budgetdimensies zijn de parameters van het budget en in Payhawk kun je er oneindig veel hebben. Deze dimensies geven je granulariteit in de bedrijfsuitgaven.

Payhawk budgetdimensies zijn onder andere:

1. Categorieën De mogelijkheid om je uitgaven te categoriseren met aangepaste onkostenvelden en categorieën zorgt ervoor dat je alle uitgaven in verschillende bedrijfsonderdelen kunt volgen. Je zou kunnen overwegen om subcategorieën te maken voor je marketinguitgaven, zoals reclame, evenementen of PR.
2. Teams. Maak aangepaste teamnamen, bijvoorbeeld marketing, performance marketing, evenementen, enzovoort, om uitgaven van bepaalde afdelingen duidelijk bij te houden.
3. Entiteiten. Filter budget op basis van entiteiten om marketinguitgaven binnen het bedrijf op elkaar af te stemmen.
4. Leveranciers. Bekijk bij welke leveranciers je de meeste uitgaven doet en maak wijzigingen om alternatieve leveranciers te vinden om de kosten laag te houden.
5. Medewerkers. Stel budgetten in en analyseer ze op medewerkerniveau, bekijk wie het meeste uitgeeft en pas zo nodig de uitgavenlimieten van je kaarten aan.
6. Aangepaste velden. Het is altijd handig om aangepaste budgetdimensies te maken op basis van je werk, d.w.z. project, locatie, enz. De aangepaste velden kunnen alles zijn wat je maar wilt, waardoor je volledige flexibiliteit hebt.

Belangrijkste kenmerken waar je op moet letten bij het kiezen van de juiste marketingbudget software

1. Eenvoudige budgettering (ook wel prognose genoemd). De mogelijkheid om zakelijke uitgaven te voorspellen is cruciaal voor efficiënt en nauwkeurig budgetbeheer. Met Payhawk Budgets kan de leiding van je marketingteam (of andere budget eigenaren) realtime toegang krijgen tot het budget gebruik om te zien waar ze staan.
2. Real-time uitgaven. Toegang tot real-time kaart- en factuuruitgaven is een game-changer voor marketingafdelingen. Als je een nieuwe campagne uitprobeert, wil je misschien tijdens de uitvoering wijzigingen aanbrengen om optimale resultaten te behalen. Maar om dat te kunnen doen, moet je weten wat je wel en niet kunt uitgeven. Real-time uitgaven geven je een gedetailleerd inzicht in wat er is uitgegeven en waar.
3. Ontwerper van goedkeuringsworkflows. Om marketinguitgaven efficiënter te maken, kun je de geavanceerde workflow designer van Payhawk gebruiken om goedkeuringsworkflows voor uitgaven, facturen en inkooporders te ontwerpen die in lijn zijn met je uitgavenbeleid. Er worden geen uitgaven gedaan zonder de vooraf gedefinieerde uitgavenregels van je financiële team of marketing leiding te volgen, zodat de uitgaven van je hele marketingafdeling beter worden nageleefd.
4. Een wereldwijde oplossing in één platform. Als je een platform vindt waarmee je alle uitgaven kunt overzien, in alle entiteiten - van crediteurenadministratie tot uitgavenbeheer met fysieke en virtuele zakelijke betaalkaarten - betekent dit dat iedereen toegang heeft tot één enkele bron van waarheid. Alle uitgaven gegevens zijn accuraat en betrouwbaar en maken het nemen van beslissingen op basis van budgetten eenvoudiger.
5. Eenvoudige installatie. Nadat je je Payhawk zakelijke betaalkaarten hebt ingesteld, kun je de uitgaven meteen volgen.
6. Aanpasbaar budget template. Je wilt een marketingbudget software vinden die het zo makkelijk mogelijk maakt om je budgetsjabloon op te stellen met de mate van aanpassing die je nodig hebt om ervoor te zorgen dat het werkt voor jouw organisatie. Je wilt je budget kunnen aanpassen zoals het is, zonder compromissen.
7. Een geweldig ondersteuningsteam. Als je vragen hebt over hoe je een nieuwe functie moet gaan gebruiken, heb je een betrouwbaar en deskundig ondersteuningsteam nodig dat klaar staat om je te helpen bij het oplossen van problemen.

Bekijk de video hieronder voor meer informatie.

Drie tips om je marketinguitgaven te optimaliseren

Het optimaliseren van je marketinguitgaven is geen eenmalige taak; dit moet regelmatig gebeuren.

Hier zijn enkele tips om je uitgaven te optimaliseren.

Implementeer gegevensgestuurde besluitvorming

Als het gaat om het nemen van marketingbeslissingen, gebruik je ongetwijfeld gegevens om campagnebeslissingen te sturen - laten we bijvoorbeeld zeggen dat je een SEO-gerichte campagne voert; je kijkt waarschijnlijk naar Google Analytics om te controleren of je campagne waardevol verkeer genereert. Het zou niet anders moeten zijn bij het analyseren van marketinguitgaven.

Elke beslissing die je neemt moet gebaseerd zijn op gegevens, of het nu gaat om het herbestemmen van uitgaven voor andere marketingprojecten, het inkopen van nieuwe leveranciers of het aanpassen van de kaart limieten voor personeel. Zonder gegevens zijn deze beslissingen zinloos.

Stel vast waar je te veel uitgeeft

Veel marketing teams hebben te maken met aanzienlijke bezuinigingen: gebleken is dat 47,7% van de marketingteams te maken krijgt met krappere budgetten. Als je centen wilt besparen, dan helpt marketingbudget software je het inzicht te geven om de beste kostenbesparende beslissingen te nemen zonder de groei te beïnvloeden.

Toegang tot uitgebreide marketingbudget gegevens betekent dat je niet langer in het duister tast - je kunt je snel realiseren dat je geld verliest en waar aan.

Howard Thompson, Global Financial Controller bij GDS Group, zegt:

Ons grootste voordeel van het gebruik van Payhawk is de live realtime informatie die we in het bedrijf krijgen. Het is heel belangrijk om al onze uitgaven en kosten voor elk evenement bij te houden.

In real-time zien wat je overhoudt

Er is niets erger dan giswerk als het gaat om bedrijfsuitgaven.
Bij het opzetten van aansprekende marketingcampagnes moet je misschien snel beslissingen nemen over uitgaven om je campagnes reactief te houden en hun volledige potentieel te bereiken.

Een realtime overzicht van de uitgaven betekent dat je huidige en komende uitgaven nauwkeurig zijn en dat je ter plekke beslissingen kunt nemen die een positieve invloed hebben op je campagneresultaten, zodat je niet in het rood staat en stevig in de zwarte cijfers.

Toekomstige trends in marketingbudget software

We zijn allemaal getuige geweest van de vooruitgang in AI en machine learning - van automatisering tot biometrische beveiligingsmaatregelen. En er liggen ongetwijfeld spannende ontwikkelingen in het verschiet, met gegevens die suggereren dat de wereldwijde AI-markt tegen 2030 €1,67 biljoen zal bedragen..

Bij Payhawk maken onze functies gebruik van machine learning en slimme automatisering om werknemers veel tijd te besparen bij het indienen van onkosten. Onze OCR-technologie (optische tekenherkenning) haalt automatisch belangrijke informatie van de bon of factuur, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over het handmatig invoeren van gegevens.

Onze three-way matching technologie maakt het opsporen van afwijkingen ook een fluitje van een cent. Stel, je hebt een inkooporder aangemaakt voor een spandoek voor een evenement. Wanneer je het spandoek ontvangt, controleert ons slimme systeem de inkooporder, de factuur en het ontvangstbewijs om er zeker van te zijn dat alle bedragen en details overeenkomen voordat de betaling wordt gedaan.

Als je de planning van je marketingbudget wilt stroomlijnen en je marketinguitgaven moeiteloos wilt bijhouden, dan kan de geavanceerde technologie die ons Payhawk platform gebruikt je helpen bij het nauwkeurig voorspellen van marketinguitgaven en het stimuleren van verantwoordelijke uitgaven over de afdelingen heen.

De financiële welzijn app Payflow, gebruikt Payhawk om inzicht te krijgen in de uitgaven van afdelingen. Medeoprichter van Payflow, Benoît Menardo zegt:

Ik vind het prettig dat Payhawk mij controle geeft over de uitgaven van verschillende afdelingen. Ik kan zien dat het Marketing team X heeft, het Sales team Y en het Operations team Z. Ik gebruik de oplossing veel voor uitgaven controle en om beter te plannen van de ene maand op de andere.

Lees het volledige verhaal over Payflowof laat het ons weten als je ons platform wilt uitproberen en een persoonlijke demo wilt boeken..