Guide: Virtuelle Kreditkarten für Unternehmen

Bei Payhawk werden wir oft gefragt, was genau eine virtuelle Karte für Unternehmen ist. Ist es dasselbe wie Google Pay und Apple Pay? Ja und nein. Als Verbraucher haben viele Führungskräfte Erfahrung mit virtuellen Zahlungsmethoden. Was die Geschäftsfinanzen angeht, entdecken viele erst jetzt die Vorteile der digitalen Transformation.

Virtuelle Karten gibt es tatsächlich schon seit sehr langer Zeit. In einigen Bereichen, wie dem Reisen, sind sie schon zu einem der bevorzugten Zahlungsmittel geworden.

Es gibt wie immer verschiedene Typen von virtuellen Karten, sowohl für Unternehmen als auch für Verbraucher. Im Allgemeinen kann man aber zwischen drei Arten differenzieren.

Die verschiedenen Arten von virtuellen Kreditkarten für Unternehmen

1. Die virtuelle Einmal-Kreditkarte. Diese Karte wird z.B. für einen bestimmten Anbieter oder einen bestimmten Betrag erstellt. Stellen Sie sich eine digitale Gutscheinkarten vor.
2. Eine virtuelle Kreditkarte, die mit einer physischen Karte verbunden ist: In diesem Beispiel könnten all Ihre Teammitglieder Zugang zu einer virtuellen Kreditkarte haben, die mit einer Firmenkarte aus Plastik oder Metall verbunden ist.
3. Virtuelle Kreditkarten mit einem bestimmten Budget, damit Sie Gelder an Ihr Marketingteam für LinkedIn-Kampagnen oder an Ihr Produktteam für SaaS-Abonnements zuweisen können.

Sie werden sich jetzt vielleicht fragen: Was ist der Unterschied zwischen einer virtuellen Karte und einem  digitalen Wallet?

Virtuelle Kreditkarten haben oft keinen physischen Träger und können in keinem normalen Geschäft verwendet werden. Eine virtuelle Karte ist im Grunde eine Reihe von Daten (eine Kartennummer, ein Ablaufdatum, ein Sicherheitscode und ein Pin-Code), die Sie für Online-Zahlungen nutzen können.

Aber dank digitaler Wallets wie Apple Pay und Google Pay haben Sie die Möglichkeit, Ihre virtuelle Karte in Ihrem Telefon „mitzutragen“ und in Geschäften oder Restaurants damit zu bezahlen, sofern diese über moderne POS-Terminals verfügen.

Die Vorteile der  Unternehmensdigitalisierung sind gigantisch. Vor allem jetzt, wo dezentrales, hybrides und remotes Arbeiten zur Norm werden. Software für das Ausgabenmanagementagement und Firmenkarten sind eine Möglichkeit, wie Ihr Unternehmen seine Geschäftsausgaben digitalisieren kann, damit Ihre Mitarbeiter überall auf der Welt freie Hand für Arbeitsmittel haben.  Welche weiteren Vorteile bieten virtuelle Kreditkarten für Ihr Unternehmen?

Sind virtuelle Firmenkarten zeit- und kosteneffizienter?

Virtuelle Kreditkarten können hilfreich sein, wenn Ihr Team etwas für das Unternehmen kaufen muss, das über die traditionelle Bezahlung von Rechnungen hinausgeht - vor allem, wenn es schnell gehen muss. Ihre Mitarbeiter müssen also nicht mehr auf eine Plastikkarte per Post warten, sondern können mit einem Klick eine virtuelle Karte erhalten, mit der sie sofort bezahlen können. Und jeder behält seine Produktivität bei.

Auch Ihr Buchhaltungsteam wird dank virtueller Firmenkarten von einer Menge manueller Arbeit befreit. Anstatt sich auf Bargeld oder andere Zahlungsmethoden zu verlassen, werden alle Transaktionen digitalisiert. So kann Ihr Team mit weniger Prozess- und Verwaltungsaufwand arbeiten.

Mit virtuellen Firmenkarten fällt auch der ganze Erstattungsprozess für die Mitarbeiter weg. Eine Erleichterung für alle Beteiligten und mehr Zeit für Ihre Personalabteilung.

Für jeden Teil des Ausgabenmanagementprozesses, der automatisiert wird, kann Ihr Unternehmen auch Kosten sparen.  Berechnen Sie hier die versteckten Kosten Ihres Unternehmens für das jetzige Zahlungs- und Ausgabenmanagement.

Virtuelle Kreditkarten bergen weniger Risiko

Bei Payhawk bieten wir virtuelle Karten für Unternehmen an, die nicht direkt mit Ihren Hauptkonten bei der Firmenbank verbunden sind. Stattdessen sind die virtuellen Firmenkarten mit einem virtuellen Wallet verbunden, damit Ihre Daten nicht in Gefahr sind. Es wird nochmal eine Stufe sicherer, wenn Sie diese Karten über Google Pay oder Apple Pay zu Ihrem  E-Wallet hinzufügen.

Ein weiteres Sicherheitsmerkmal ist die virtuelle Kartennummer selbst. Diebe und Betrüger können eine virtuelle Kreditkartennummer nicht zurückverfolgen, solange die Identität des Karteninhabers oder die tatsächliche Kreditkarte nicht identifiziert wurde. Dadurch wird ein Diebstahl von persönlichen Daten und deren möglichen Missbrauch verhindert.

Zu guter letzt: Auch virtuelle Karten haben einen Mindest- und Höchstkreditrahmen pro Transaktion. Und sie sind nur für einen bestimmten, vom Kartenaussteller festgelegten Zeitraum gültig. Sprich, Endnutzer, die verdächtige Aktivitäten auf ihren Karten feststellen, können diese sofort online sperren.

Weniger Plastik, mehr Nachhaltigkeit

Vor einigen Jahren stellte eine Umweltstudie des WWF International fest, dass die Menschen weltweit jede Woche fünf Gramm mikroskopisch kleine Plastikteilchen zu sich nehmen - was dem Gewicht einer Kreditkarte entspricht.

Die Auswirkungen der Plastikverschmutzung auf die Umwelt sind schon länger bekannt. Forscher weisen darauf hin, dass ein  veränderter Konsum dazu beitragen kann, die Auswirkungen zu verringern. Ein erster Schritt könnte die Einführung virtueller Firmenkarten in Ihrem Unternehmen sein.

Budgetgenauigkeit und Transparenz

Mit virtuellen Firmenkarten können Sie Ausgabenlimits in Echtzeit verwalten. Es ist wesentlich effizienter Ihr Budget aufzuteilen und es über verschiedene virtuelle Karten zu allokieren, statt sich mit mehreren Zahlungskonten zu beschäftigen. Außerdem können Sie alle Transaktionen nachverfolgen und jeder Karte Ausgabenrichtlinien hinzufügen. So müssen Sie sich keine Sorgen über zu hohe Ausgaben machen.

Auch wenn virtuelle Kreditkarten viele Vorteile haben, gibt es einige Punkte zu beachten. Manchmal akzeptieren Händler beispielsweise keine virtuellen Kartenzahlungen, wenn sie noch ein altes POS-Terminal verwenden. Oder Sie stellen fest, dass Ihre virtuelle Karte für Unternehmen nicht mit der entsprechenden ERP- oder Buchhaltungssoftware verbunden ist. Für Payhawk Kunden ist das kein Problem, da wir in mehreren Buchhaltungs- und ERP-Systemen integriert sind. Es fällt also kein zusätzlicher Aufwand für Ihr Finanzteam oder Ihre Endnutzer an.

Sie interessieren sich für eine virtuelle Kreditkarte für ihr Unternehmen? Dann buchen Sie jetzt eine Demo und erfahren Sie alles über unsere Features und wie sie das Zahlungs- und Ausgabenmanagement in Ihrem Unternehmen verändern können.