ERP Integrationen: Bessere Ausgabenkontrolle dank innovativer Technik

Sie wechseln Ihr ERP-System? Optimieren Sie gleichzeitig Ihre Ausgabenkontrolle

Ein effektives Ausgabenmanagement kann das Unternehmenswachstum fördern, indem es Ihnen hilft, den Wert zu maximieren und gleichzeitig die Kosten zu senken. Es schafft auch eine effektive Kultur rund um die Unternehmensausgaben im gesamten Unternehmen. Eine solche Ausgabenkontrolle bringt Effizienz in den Finanzbereich Ihres Unternehmens, indem es das Risiko menschlicher Fehler reduziert, zeitintensive manuelle Prozesse automatisiert und Ausgaben, die einen Einfluss auf Prognosen und die Budgetierung haben, klar sichtbar macht.

Vielleicht gehört Ausgabenmanagement nicht zu den interessantesten Punkten auf Ihrer To-do-Liste anstehender Wachstumsinitiativen, doch es kann zu enormen Verbesserungen führen, wenn es richtig umgesetzt wird.

In diesem Blog erläutern wir, wie gewisse Vorgehensweisen bei der Ausgabenverwaltung gemeinsam mit Ihrer ERP-Buchhaltungssoftware zur Verbesserung der Buchhaltung beitragen können. Wir gehen auch auf die Frage ein, wann Sie auf ein neues ERP-System umsteigen sollten und wie Payhawk sich in dieses integrieren lässt.

Die Bedeutung von Ausgabenkontrollsystemen

Neben der Vermeidung unnötiger Ausgaben durch Transparenz und anpassbaren Kontrollen sorgt das Ausgabenmanagement für Genauigkeit und Struktur — zwei Grundvoraussetzungen für das Wachstum jeglicher Unternehmensart. Eine intelligente, vernetzte Ausgabenkontrolle, einschließlich Firmenkarten und Software, bietet Ihnen genaue Daten und übergreifende Transparenz bei Ihren Finanzen. Auch Lieferantenbeziehungen, Mitarbeiterrückerstattungen und alle anderen Geschäftsinitiativen lassen sich dadurch besser verwalten, was sich positiv auf Ihre Prozesse auswirkt.

Eine optimierte, umfassende Ausgabenverwaltung sollte auch proaktive und reaktive Kontrollen für verschiedene Ausgabearten bieten, die sehr anpassbar sind und die Rechenschaftspflicht des für die Genehmigung zuständigen Personals sicherstellen.

Als Finanzmanager oder CFO denken Sie zweifellos sofort an die Finanzabteilung, wenn es um die Verwaltung der Unternehmensausgaben geht. Und auch wenn Sie bzw. das Finanzteam sicherlich die wichtigste Rolle dabei spielen, sollte jeder in der Organisation für seinen Anteil an den Ausgaben verantwortlich sein.

Das Ausgabenmanagement kann nur funktionieren, wenn alle an einem Strick ziehen. Vor allem in der Anfangsphase Ihres Unternehmens ist es wichtig, dass Sie eine gute Kultur der Disziplin und sinnvollere Ausgaben gewährleisten.

43 Prozent der Finanzexperten verwalten die Kostenabrechnung immer noch manuell. Wenn das bei Ihnen auch so ist, wissen Sie, dass Sie das während der Skalierung Ihres Unternehmens nicht machen können — Sie benötigen Echtzeit-Transparenz über Ihre Geschäftsfinanzen, um aktuelle Daten zu nutzen und sie für genauere Prognosen verwenden zu können. Und der beste Weg, dies zu tun, ist die korrekte Nutzung Ihrer ERP-Buchhaltungssoftware und Kostenmanagement-Tools.

Verbessertes Ausgabenmanagement durch ERP-Integrationen

Die Integration Ihres ERPs mit Ihrem Kostenmanagement-Tool kann Ihnen verschiedene Vorteile bieten – wir gehen hier auf drei davon ein — Echtzeit-Transparenz bei den Unternehmensausgaben, Datenkohärenz und Fehlerreduzierung.

Echtzeit-Transparenz bei den Unternehmensausgaben

Sie können nur prognostizieren und für die Zukunft planen, wenn Sie Einblick in die Unternehmensausgaben haben. Und wir meinen hier nicht die kleinen Einblicke, wenn die Kreditkartenauszüge am Ende des Monats eingehen — Ihr Finanzteam benötigt den ganzen Monat über Echtzeit-Daten. Warum? So kann es Unstimmigkeiten erkennen, bevor es zu spät ist, und die Kostenerfassung im richtigen Abrechnungszeitraum erleichtern.

Durch die Integration eines Ausgabenverwaltungstools mit Ihrer ERP-Software erhalten Sie sofortige Transparenz über Ihre Ausgaben. Sie können Echtzeitdaten abrufen und nachvollziehen, wo Geld ausgegeben wird, wofür es ausgegeben wird und von wem. Dies ermöglicht ein reaktives Ausgabenmanagement — einschließlich der Identifizierung von Ausgabenmustern und deren Eindämmung, bevor sie zu einem Problem werden.

Durch die Integration zwischen Ihrem ERP- und Kostenmanagement-Tool führt jedes Tool die gleichen Zahlen — Daten aus Ihren Zahlungen und Rechnungen werden automatisch mit Ihrem ERP-System synchronisiert und mit entsprechenden Kategorien abgeglichen — im Einklang mit dem Abgrenzungskonzept und genauen Buchhaltungskontrollen.

Kohärente Daten

Finanzabteilungen verlassen sich derzeit darauf, dass die Mitarbeiter ihre Ausgaben sachgemäß melden, und wenn das nicht der Fall ist, kostet es die Finanzteams wertvolle Zeit. Es dauert über 15 Minuten, eine Spesenabrechnung zu korrigieren, und das sollte nicht so sein. Die Buchhalter müssen die fehlenden Informationen von den Mitarbeitern erfragen und diese Aufgabe an sich ist bereits zeitaufwändig, aber wenn Ihr Unternehmen wächst, verschlimmert sich das Ganze.

Die Integration Ihrer ERP- und Ausgabenkontrolltools bedeutet, dass Sie dieses Problem hinter sich lassen können. Ein automatischer Datenabgleich ist ein Muss für jedes Finanzteam und mit Payhawk gestaltet sich der Abgleich mühelos.

Fehlerreduzierung bei der Finanzberichterstattung

Um die Buchhaltung abschließen zu können, müssen Sie Ihre Kosten abgleichen. Aber, wie wir wissen, ist die manuelle Berichterstattung fehleranfällig — wir sind Menschen. Allerdings gibt es in der Finanzberichterstattung keinen Raum für Diskrepanzen. Sie müssen sich auf die Zahlen verlassen können, die Sie melden, und deshalb bringt Software, die automatisch synchronisiert wird und Ihre Kosten sofort ausgleicht, eine Zeitersparnis für alle Beteiligten.

Wenn Sie möchten, dass noch weniger manuelle Eingaben erforderlich sind, können Sie dafür die OCR-Technologie zur Texterkennung einsetzen. Sie hilft Ihnen, die Dateneingabe zu automatisieren, was ebenfalls das Risiko menschlicher Fehler reduziert.

Wenn ein Unternehmen wächst, steigt das Transaktionsvolumen unweigerlich — deshalb wird eine solche Automatisierung besonders wichtig. Automatisierung bedeutet, dass Finanzteams Wertschöpfungsaktivitäten priorisieren können, anstatt Dateneingabeprobleme zu beheben. Viele Unternehmen setzen eine ERP-Integration nicht nur für die Buchhaltung ein. Sie verwenden sie als PO-System, für die Bestandsverwaltung und für andere Initiativen. Hier ist es für Unternehmen wichtig, einen Prozess zu vermeiden, der zu systemischen Buchhaltungsproblemen und manuellen Workarounds führen könnte.

Wann sollten Sie auf ein anderes ERP-System umsteigen?

Welche Software Sie beim Skalieren am besten unterstützen kann, lässt sich gar nicht so einfach herausfinden. Warum also sollten Sie in Betracht ziehen, Ihr ERP-System zu wechseln?

Sie können ein ERP-System in hohem Maße an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen. Wenn Sie jedoch immer noch mit Buchhaltungssoftware wie QuickBooks oder Xero arbeiten, sind Sie vielleicht bereits der Meinung, dass Sie eine bessere Konsolidierung benötigen, insbesondere wenn Sie nach wie vor Excel verwenden, um Ihre Rechtsformen außerhalb Ihrer Buchhaltungssoftware zu konsolidieren. Produkte wie Microsoft Dynamics und Oracle NetSuite helfen Ihnen bei der Konsolidierung.

Wenn Ihr Unternehmen wächst und sich verändert, insbesondere in den frühen Wachstumsphasen, sollten Sie verstehen, welche Optionen Ihnen auf dem Markt zur Verfügung stehen, was diese bieten und warum einige besser geeignet sind als andere.

Kurz gesagt, sollten Sie einen Wechsel Ihres ERP-Systems in Betracht ziehen, wenn:

• sich die Funktionsweise Ihres Finanzbereichs ändert
• Sie mehr Führung und Kontrolle benötigen
• Sie inzwischen mehrere Rechtsformen haben

Wir gehen nachfolgend genauer auf die einzelnen Punkte ein.

Wenn sich die Funktionsweise Ihres Finanzbereichs ändert

Mit dem Unternehmenswachstum gehen viele Änderungen einher, auch die Ihrer Organisationsstruktur und des täglichen Betriebs. Und eine Veränderung kann für Verunsicherung sorgen.

Angenommen, Sie wachsen von 100 Mitarbeitern auf über 1.000 Mitarbeitern an, dann ändern sich auch die Aufgabenbereiche und die Funktionsweise Ihrer Finanzabteilung. Sie merken vielleicht, dass Sie eine umfassende Abteilung für die Unternehmensfinanzierung und eine für die Finanzverwaltung benötigen. Das ist etwas, was Sie einplanen sollten.

Wenn Sie sich an der Schwelle einer Phase schnellen Wachstums befinden, vielleicht nach der Finanzierungsrunde der Serie A oder B, können Sie zu diesem Zeitpunkt einen Umstieg auf ein ordnungsgemäßes ERP-System erwägen, um alle Ihre Buchhaltungsanforderungen kompetent zu verwalten.

Für mehr Führung und Kontrolle

Sie könnten beispielsweise in Betracht ziehen, von Xero zu NetSuite zu wechseln, weil Sie mehr Führung und Kontrolle benötigen. Eine angemessene Führung ist essentiell — werden die Versprechen und Vorgaben nicht erfüllt, kann es zu kritischen Situationen kommen, u.a. mit Abschlussprüfern und Investoren.

Wenn Sie schnell expandieren, schauen Sie sich früher oder später wohl nach einem Bestellsystem um und das können größere ERP-Systeme ihren Kunden automatisch bieten. Neben dem Bestellsystem kann im Unternehmen auch ein Beschaffungsteam eingeführt werden, das eine stärkere Zentralisierung und Kontrolle der Unternehmensausgaben ermöglicht.

Weil Sie mehrere Rechtsformen haben

Angenommen, Sie verwenden derzeit Software wie Xero. In diesem Fall kann es zu einer Herausforderung werden, wenn Sie drei bis fünf Rechtsformen haben — Sie werden mit einem Konsolidierungsproblem kämpfen, weil Sie mit Xero keine konsolidierten Abschlüsse erstellen können.

NetSuite beispielsweise konsolidiert alle Rechtsformen und führt sie trotzdem getrennt auf, was Ihrer Finanzabteilung wertvolle Zeit erspart und wodurch sich Tabellenfehler vermeiden lassen.

Warum Organisationen ihre ERP-Systeme nicht wechseln

Der offensichtlichste Grund, warum Unternehmen den Umstieg auf ein anderes ERP scheuen, sind die Kosten. Es gibt einen großen Unterschied zwischen den Tarifen von NetSuite und Xero. Und das Gute ist, dass Sie nicht unbedingt auf ein neues ERP umsteigen müssen, um Payhawk ideal nutzen zu können.

Kleinere Systeme wie Xero, QuickBooks und Exact sind großartig. Insbesondere Xero ist ein fantastisches Buchhaltungssystem, das sich mit Lösungen wie Payhawk verknüpfen lässt. Die Verknüpfung von Payhawk mit Ihrer Xero-Software erhöht die Skalierbarkeit. Ohne Ihr ERP-System wechseln zu müssen, können Sie damit ein ziemlich großes Unternehmen betreiben, einschließlich der Verbindlichkeiten, Karten und erstattungsfähigen Ausgaben bei hohem Transaktionsvolumen.

So können Sie Ihre anfängliche Software länger verwenden und das ist besonders hilfreich, wenn Sie als Organisation eine Phase des Wandels durchlaufen, z. B. wenn das Finanzteam seine Kapazitäten für die Mittelbeschaffung usw. braucht. Sie können den Umstieg auf ein neues ERP-System so um sechs bis zwölf Monate hinauszögern.

Egal, ob Sie für den Wechsel Ihres ERP-Systems bereit sind, oder ob Sie gerne beim gleichen System bleiben möchten, Payhawk kann Sie in jeder Phase Ihres Unternehmens unterstützen.

Wie fügt sich Payhawk ein?

Unser Tool für die Kostenkontrolle eignet sich für Software-Upgrades, bei denen Sie auf größere ERP-Systeme umsteigen. Wir bieten eine solide, skalierbare Lösung, die in einige der beliebtesten ERP-/Buchhaltungssysteme integriert ist, einschließlich Xero, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics und QuickBooks.

Wir bieten unseren Kunden das Erlebnis eines gemeinsamen Buchhaltungs- und Ausgabenmanagements und vermitteln Ihnen eine Vorstellung davon, wie diese sich integrieren — nachfolgend geben wir Ihnen einen Überblick über unsere Xero- und NetSuite-Integrationen.

Integration von Xero und Payhawk

Mit über drei Millionen Abonnenten ist Xero eine der beliebtesten Online-Buchhaltungssoftware auf dem Markt. Was also können Sie von unserer Payhawk-Integration erwarten, wenn Sie bereits Xero-Kunde sind (oder dies in Erwägung ziehen)?

Informationen zu Unternehmensausgaben in Echtzeit. Wenn Ihre Zahlung beglichen wird, wird die Transaktion automatisch in den Bank-Feed von Xero verschoben. Ihre Bilanz gerät so nie aus dem Gleichgewicht, sodass Sie Ihre Ausgaben in Echtzeit überwachen und kontrollieren können, um sicherzustellen, dass Ihr Kontenabgleich stets stimmt.

Durch die Integration werden Ihre Rechnungen automatisch mit den entsprechenden Konto- und Umsatzsteuercodes kategorisiert.
Abgleich von Rechnung/Beleg und Zahlung mit einem Klick

Integration von NetSuite und Payhawk

Als wir im Sommer 2022 unsere direkte Integration mit Oracle NetSuite starteten, waren wir die einzige europäische Ausgabenverwaltungslösung mit einer direkten Integration für Unternehmen.

Unsere Integration mit NetSuite bietet unseren Kunden die folgenden Vorteile:

• Ein schnellerer und weniger stressiger Ablauf zum Monatsende, da die Daten zu den Ausgaben von Payhawk in das System eingespeist werden und der Abgleich innerhalb des ERPs so während des gesamten Monats kontinuierlich erfolgen kann. Zum Monatsende sind keine umfassenden Abgleiche erforderlich
• Daten müssen nicht manuell eingespeist werden
• Eine automatische Datenübertragung in Echtzeit an Oracle NetSuite (einschließlich aller Rechnungs- und Belegfelder), die eine Berichterstattung und Ausgabenanalyse in Echtzeit ermöglicht

Wenn Sie erfahren möchten, wie Payhawk sich mit anderen ERP-Systemen integrieren lässt, buchen Sie eine Demo.