Vereenvoudig je uitgavenbeheer met boekhoudsoftware-integraties

Effectief uitgavenbeheer katalyseert de groei van je bedrijf en helpt je de waarde te maximaliseren en tegelijkertijd de kosten te verlagen. Het maakt de financiële tak van je bedrijf efficiënter door menselijke fouten te verminderen, tijdrovende handmatige processen te automatiseren en uitgaven duidelijk zichtbaar te maken om prognoses en budgettering te beïnvloeden.

Uitgavenbeheer is misschien niet de meest interessante taak op je lijst met groei-initiatieven, maar de impact is enorm als je het op de juiste manier aanpakt.

In deze blog lees je hoe je met je uitgavenbeheertactieken een betere boekhouding kunt realiseren in combinatie met je ERP-boekhoudsoftware. Verder lees je wanneer je moet overwegen om je ERP-systeem te veranderen en hoe Payhawk daarmee integreert.

Vereenvoudig je uitgavenbeheer met boekhoudsoftware-integraties

Uitgavenbeheer helpt niet alleen onnodige uitgaven voorkomen dankzij traceerbaarheid en personaliseerbare controlemogelijkheden, maar het helpt een organisatie ook om nauwkeurigheid te opereren. Twee dingen die je nodig hebt om elk bedrijf te laten groeien. Slim, op het bedrijf afgestemd uitgavenbeheer, met zakelijke betaalkaarten en software, zorgt voor nauwkeurige gegevens en algehele financiële zichtbaarheid. Daarnaast biedt de software eenvoudig te managen processen. Waarmee je leveranciersrelaties, personeelsvergoedingen en alle andere bedrijfsactiviteiten kunt beheren.

Met gestroomlijnd, alles-in-één uitgavenbeheer beschik je over proactieve en reactieve controles op verschillende soorten uitgaven. Controles die in hoge mate kunnen worden aangepast en waarmee je een ideale goedkeuringsflow creëert.

Als financieel manager of CFO denk je bij uitgavenbeheer al snel aan de finance afdeling. En hoewel dit team zeker de hoofdrol heeft, is het belangrijk dat iedereen in de organisatie zich verantwoordelijk voelt voor zijn of haar aandeel in de uitgaven.

Uitgavenbeheer werkt alleen als iedereen zijn steentje bijdraagt. Een bedrijf heeft een goede bedrijfscultuur nodig waarin discipline en waardegericht uitgeven centraal staan. Zeker in de beginfase van een bedrijf.

43% van de financiële professionals regelt declaraties nog altijd handmatig. Ben je een van hen, dan weet je dat je dit onmogelijk kunt volhouden als je je bedrijf verder uitbreidt. Je hebt real-time inzicht in je financiën nodig om belangrijke beslissingen te nemen en de toekomst te voorspellen. En de beste manier om dat te doen is door op de juiste manier gebruik te maken van je ERP software voor boekhouding en je uitgavenbeheer.

Verbeter je uitgavenbeheer met ERP-integraties

Het integreren van je ERP met je uitgavenbeheersoftware kun je verschillende voordelen opleveren. We bespreken er drie: realtime inzicht in bedrijfsuitgaven, gekoppelde gegevens en foutenreductie.

Real-time inzicht in je bedrijfsuitgaven

Je kunt de toekomst niet voorspellen of plannen zonder je bedrijfsuitgaven mee te nemen. En dan hebben we het niet alleen over de kleine stukjes transparantie wanneer het creditcardafschrift aan het einde van de maand verschijnt - je financiële team heeft gedurende de hele maand real-time inzicht nodig.

Door de integratie van een software voor uitgavenbeheer met je ERP-software krijg je direct meer inzicht in je uitgaven. Je bekijkt gegevens in real-time en ziet precies waar geld wordt uitgegeven, waaraan het wordt uitgegeven en door wie. Zo kun je uitgaven reactief beheersen, en patronen in uitgaven herkennen en in de kiem smoren voordat ze problematisch worden.

Integratie tussen je ERP- en declaratie managementtool zorgt ervoor dat elke tool in hetzelfde overzicht terechtkomt. Zo zie je perfect hoe gegevens van betalingen en facturen automatisch worden gesynchroniseerd met je ERP-systeem en worden gekoppeld aan de bijbehorende categorieën. Dit is slim boekhouden.

Koppel je gegevens

Financiële teams vertrouwen er tegenwoordig op dat medewerkers uitgaven correct rapporteren, want als ze dat niet doen, kost het ze kostbare tijd. Het corrigeren van een declaratie kost doorgaans meer dan 15 minuten. Medewerkers moeten achter de ontbrekende informatie aan en dat is erg tijdrovend. Naarmate je bedrijf groeit, wordt de ellende nog groter.

Door je ERP- en uitgavenbeheertools te integreren, kun je dit probleem achter je laten. Automatische reconciliatie van gegevens is een must voor elk financieel team, en Payhawk maakt reconciliatie moeiteloos.

Minder fouten bij het rapporteren over financiële gegevens

Bij het invullen van je boekhouding moet je de kosten correct matchen. Maar, zoals we weten, is handmatige rapportage gevoelig voor fouten - we zijn mensen. Er is geen ruimte voor afwijkingen in de financiële rapportage. Het zou het beste zijn als je vertrouwen had in de cijfers die je rapporteert, en daarom is software die automatisch synchroniseert en je kosten direct matcht een tijdsbesparing voor iedereen die erbij betrokken is.

Technologie voor optische tekenherkenning (OCR) kan de behoefte aan handmatige invoer verder verminderen, waardoor je de gegevensinvoer kunt automatiseren en de kans op menselijke fouten kunt verkleinen.

Als een bedrijf groeit, neemt het aantal transacties onvermijdelijk toe, dus automatisering zoals deze wordt extra belangrijk. Automatisering betekent dat financiële teams prioriteit kunnen geven aan activiteiten met toegevoegde waarde in plaats van aan het oplossen van problemen met gegevensinvoer. Veel bedrijven gebruiken een ERP-integratie niet alleen voor de boekhouding. Ze zullen het gebruiken als een PO-systeem voor voorraadbeheer en andere initiatieven. Hier moeten bedrijven zo snel mogelijk een ERP in gebruik nemen om te voorkomen dat het proces steeds complexer wordt.

Wanneer moet je je ERP-systeem veranderen?

Weten welke software je het beste ondersteunt bij het opschalen kan lastig zijn, dus waarom zou je overwegen om je ERP-systeem te veranderen?

Je kunt een ERP-systeem in hoge mate aanpassen aan de behoeften van je bedrijf. Maar stel dat je nog aan het prutsen bent met boekhoudsoftware zoals QuickBooks of Xero. In dat geval heb je misschien betere consolidatie nodig, vooral als je nog steeds vertrouwt op Excel om je entiteiten te consolideren buiten je boekhoudsoftware om. Voor bedrijfsboekhouding kan consolidatie worden verkregen met producten als Exact Online,Microsoft Dynamics en Oracle NetSuite.

Naarmate je bedrijf groeit en verandert, vooral in de eerste groeifase, moet je begrijpen welke opties er op de markt zijn, wat ze bieden en waarom sommige beter zijn dan andere.
Kortom, je zou kunnen overwegen om van ERP te veranderen als:

• Je financiële functie verandert
• Je meer governance en controle nodig hebt
• Je meer juridische entiteiten hebt

Lees hieronder meer over elk van deze opties.

Als je financiële functie verandert

Naarmate je bedrijf groeit, veranderen er dingen, zoals je organisatiestructuur en dagelijkse werkzaamheden. Verandering is goed - het houdt bedrijven flexibel en reactief.
Maar als je groeit van, laten we zeggen, 100 werknemers naar meer dan 1000, zullen de functies van je financiële afdeling ook veranderen. Misschien realiseer je je dat je een uitgebreide groepsfinanciële functie en een groepsschatkistfunctie nodig hebt. Dit is iets waar je rekening mee moet houden.

Als je op het punt staat om snel te groeien, misschien nadat je een Serie A of Serie B financiering hebt ontvangen, dan is dit het moment waarop je moet afstuderen met een goed ERP-systeem om al je boekhoudkundige behoeften vakkundig te beheren.

Voor meer bestuur en controle

Je zou bijvoorbeeld kunnen overwegen om van Xero naar NetSuite over te stappen omdat je meer governance en controle nodig hebt. Governance is niet langer een bijzaak - het niet naleven kan tot lastige situaties leiden.

Als je heel groot wordt, ben je misschien op zoek naar een inkoopordersysteem, waarmee je grotere ERP's automatisch aan klanten kunt leveren. Hiermee kun je de groepsfinanciën-functie (en treasuryfunctie indien nodig) centraliseren en efficiënter maken.

Omdat je meerdere juridische entiteiten hebt

Stel dat je momenteel software zoals Xero gebruikt. In dat geval kan het een uitdaging worden als je drie tot vijf juridische entiteiten hebt-je zult een consolidatieprobleem merken omdat Xero je niet toestaat om geconsolideerde rekeningen aan te leveren.

Aan de andere kant consolideert NetSuite alle juridische entiteiten en hoewel ze gesplitst blijven, worden ze wel geconsolideerd, wat kostbare tijd bespaart voor je financiële teams.

Waarom organisaties niet van ERP-systeem veranderen

De meest voor de hand liggende reden waarom bedrijven niet van ERP veranderen zijn de kosten. Er is een groot verschil tussen betalen voor NetSuite en Xero. Je hoeft niet per se van ERP te veranderen om het maximale uit Payhawk te halen.

Kleinere systemen zoals Xero en QuickBooks zijn geweldig. Vooral Xero is een fantastisch boekhoudsysteem waar je dingen aan kunt koppelen, zoals Payhawk. Door Payhawk aan je Xero-software te koppelen, voeg je schaalgrootte toe. Zonder van ERP te veranderen, kun je zo een behoorlijk groot bedrijf runnen, inclusief crediteurenbeheer, kaarten en vergoedbare uitgaven.

Dit betekent dat je je oorspronkelijke software langer kunt blijven gebruiken, wat vooral handig is als je organisatie een periode van verandering doormaakt.
Dus of je nu klaar bent om over te stappen op een ander ERP-systeem of graag bij hetzelfde blijft, Payhawk kan je in elke fase van je bedrijf ondersteunen.

Hoe past Payhawk in het plaatje?

Onze alles-in-één software voor uitgavenbeheer past bij software scale-ups die overstappen op grotere ERP-systemen. We bieden een goede, schaalbare oplossing die integreert in een aantal van de populairste ERP/boekhoudsoftware, waaronder AFAS, Exact Online, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics en QuickBooks.

We bieden onze klanten een gezamenlijke ervaring op het gebied van boekhouding en uitgavenbeheer en om je een idee te geven van hoe ze integreren, hebben we hieronder een overzicht gegeven van onze Xero- en NetSuite-integraties.

Xero en Payhawk integratie

Met Xero, een toonaangevend online boekhoudprogramma met meer dan drie miljoen gebruikers, beschik je nu over een unieke integratie met Payhawk. Of je nu al Xero gebruikt of overweegt om in te stappen, met deze integratie profiteer je van ongekende voordelen.

• Met Payhawk krijg je realtime inzicht in de uitgaven van je bedrijf. De transacties worden na verrekening automatisch naar de bankfeed van Xero gepusht, zodat je saldo's altijd up-to-date zijn. Hierdoor kun je je financiële administratie in realtime volgen en controleren.
• Facturen worden door de integratie automatisch gecategoriseerd in het juiste Xero rekeningoverzicht en belastingtarief.
• Reconciliëren met één klik.

NetSuite en Payhawk integratie

Toen we in de zomer van 2022 onze directe integratie met Oracle NetSuite lanceerden, waren we de enige Europese oplossing voor uitgavenbeheer met een directe integratie voor Enterprise-ondernemingen.

Met onze integratie met NetSuite profiteer je als onze klant van:

• Een snellere en minder stressvolle afsluiting van de maand. Zo kun je reconciliatie binnen het ERP gedurende de hele maand continu toepassen, terwijl de uitgavengegevens vanuit Payhawk worden geüpload.
• Geen bulk reconciliatie meer aan het einde van de maand
• Het einde van het handmatig uploaden van gegevens
• Een automatische en realtime gegevensoverdracht naar Oracle NetSuite for Enterprise Accounting (inclusief alle factuur- en bonnetjesvelden), waardoor realtime rapportage en analyse van uitgaven mogelijk is.

Als je geïnteresseerd bent om te leren hoe Payhawk integreert met andere ERP-systemen, boek dan een demo.