Simplifiez la gestion des dépenses grâce à l'intégration des logiciels de comptabilité

Une gestion efficace des dépenses peut pousser la croissance de l'entreprise en vous aidant à maximiser la valeur tout en réduisant les coûts. Elle rend la comptabilité de votre entreprise plus performante en réduisant les erreurs humaines, en automatisant les processus manuels fastidieux et en offrant une visibilité claire des dépenses pour influencer les prévisions et la budgétisation.

La gestion des dépenses n'est peut-être pas la chose la plus agréable à effectuer sur votre check-list parmi vos autres initiatives de croissance, mais son impact est puissant lorsqu'elle est effectuée correctement.

Ce blog explique comment, avec votre logiciel de gestion ERP, les tactiques de gestion des dépenses peuvent contribuer à une meilleure comptabilité. Il explique également quand vous devez envisager de changer votre système ERP et comment Payhawk s'y intègre.

L'importance des systèmes de gestion des dépenses

Un bon système de gestion des dépenses permet d'éviter les coûts inutiles grâce à la visibilité et aux contrôles personnalisables. Une gestion des dépenses intelligente et connectée, comprenant des cartes de débit et de crédit et des logiciels de gestion d'entreprise, vous permet d'obtenir des données précises et une visibilité globale de vos finances. Cela doit également vous fournir des processus faciles à gérer en ce qui concerne les relations avec les fournisseurs, les remboursements des employés et toutes les autres initiatives commerciales.

Une gestion des dépenses rationalisée et tout-en-un doit également offrir des contrôles proactifs et réactifs sur différents types de dépenses, qui sont hautement personnalisables et garantissent la responsabilité des approbateurs.

En tant que directeur financier ou comptable, il ne fait aucun doute que vous penserez immédiatement au département financier lorsqu'il s'agit de la gestion des dépenses. Et, bien que vous ayez certainement le rôle le plus important à jouer, chaque employé doit être responsable de la gestion de ses dépenses.

Si tout le monde est sur la même longueur d’onde, la gestion des dépenses devrait être un jeu d’enfant. Vous devez instaurer des règles claires et de la discipline, en particulier au début de votre activité.

43 % des professionnels s’occupant de la comptabilité gèrent encore les rapports de dépenses manuellement. Vous avez besoin d'une visibilité en temps réel sur le contrôle des coûts de votre entreprise pour prendre des décisions importantes et faire des prévisions pour l'avenir. La meilleure façon d'y parvenir est d'utiliser correctement votre logiciel de comptabilité ERP et vos outils de gestion des dépenses.

Améliorez la gestion des dépenses grâce aux intégrations ERP

L'intégration de votre logiciel de gestion ERP à votre outil de gestion des dépenses peut vous apporter divers avantages : visibilité en temps réel des dépenses de l'entreprise, données connectées et réduction des erreurs.

Visibilité en temps réel des dépenses de l'entreprise

Vous ne pouvez pas prévoir et planifier l'avenir sans visibilité sur les dépenses de l'entreprise. Et nous ne parlons pas seulement des petites fenêtres de visibilité lorsque le relevé de carte de crédit apparaît à la fin du mois. Votre équipe de comptabilité a besoin d'une visibilité en temps réel tout au long du mois.

L'intégration d'un outil de gestion des dépenses à votre logiciel ERP vous donne cette visibilité instantanée sur les dépenses. Vous pouvez consulter les données en temps réel et voir où l'argent est dépensé, à quoi il est dépensé et par qui. Cela permet une gestion réactive des dépenses, notamment en identifiant les schémas de dépenses.

L'intégration entre votre ERP et votre outil de gestion des dépenses signifie que chaque outil reflète les mêmes chiffres. Les données des paiements et des factures se synchronisent automatiquement avec votre système ERP et correspondent aux catégories. C'est ce qui s’appelle la comptabilité intelligente.

Données connectées

Les équipes financières comptent actuellement sur les employés pour déclarer correctement les dépenses, et lorsqu'ils ne le font pas, cela leur fait perdre un temps précieux. Il faut plus de 15 minutes pour corriger une note de frais. La comptabilité doit courir après les employés pour recueillir leurs notes de frais et cela est une perte de temps.

L'intégration de votre ERP et de vos outils de gestion des dépenses vous permet de ne plus jamais rencontrer ce problème. Le rapprochement automatique des données est une nécessité pour toute équipe de comptabilité et Payhawk vous permet d’effectuer des rapprochements automatisés.

Réduction des erreurs lors des rapports financiers

Vous devez faire correspondre les dépenses correctement lorsque vous remplissez votre comptabilité. Mais, comme nous le savons, les rapports manuels sont sujets à des erreurs et c’est normal nous sommes humains. Cela dit, il ne devrait pas y avoir d’erreur dans les rapports financiers, vous devriez avoir confiance dans les chiffres que vous communiquez, et c'est pourquoi un logiciel qui se synchronise automatiquement et fait correspondre vos dépenses instantanément, est un gain de temps pour toutes les personnes concernées.

Vous pouvez encore réduire le besoin de saisie manuelle grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui vous aide à automatiser la saisie des données, ce qui réduit également le risque d'erreurs humaines.

Au fur et à mesure qu'une entreprise se développe, le volume des transactions augmente inévitablement, c'est pourquoi une telle automatisation devient particulièrement importante. L'automatisation permet aux équipes de comptabilité de donner la priorité aux activités à valeur ajoutée plutôt que de résoudre les problèmes de saisie de données. De nombreuses entreprises n'utilisent pas l'intégration d'un ERP uniquement pour la comptabilité. Elles l'utiliseront comme système de commande, pour la gestion des stocks et d'autres initiatives. Dans ce cas, il est important pour les entreprises d'intégrer un ERP dès que possible, afin d'éviter un processus qui deviendra de plus en plus complexe.

Quand faut-il changer de système ERP ?

Il n'est pas facile de savoir quel logiciel peut le mieux vous aider lorsque vous vous agrandissez, alors pourquoi envisager de changer de système ERP ?

Vous pouvez personnaliser un système ERP en fonction des besoins de votre entreprise. Toutefois, si vous utilisez encore un logiciel de comptabilité comme QuickBooks ou Xero, vous aurez peut-être besoin d'une meilleure consolidation, surtout si vous utilisez toujours Excel pour consolider vos entités en dehors de votre logiciel de comptabilité. Une consolidation que vous pouvez obtenir à partir de produits tels que Microsoft Dynamics et Oracle NetSuite pour la comptabilité d'entreprise.

Ce dont vous avez besoin à mesure que votre entreprise se développe et évolue, en particulier dans les premiers stades de sa croissance, c'est de comprendre les options qui s'offrent à vous sur le marché et pourquoi certaines sont plus adaptées que d'autres.

En bref, vous pourriez envisager de changer votre ERP si :

• Votre fonction financière change
• Vous avez besoin de plus de gouvernance et de contrôle
• Ou vous avez maintenant plusieurs entités juridiques

Vous trouverez plus d'informations sur chacun de ces points ci-dessous.

Si votre fonction financière change

À mesure que votre entreprise se développe, les choses changent, y compris votre structure organisationnelle et vos opérations quotidiennes. Le changement est une bonne chose : il permet aux entreprises de rester flexibles et réactives.

Mais si vous passez, disons, de 100 à plus de 1 000 employés, les fonctions de votre département financier vont elles aussi évoluer. Vous vous rendrez peut-être compte que vous avez besoin d'une fonction financière de groupe complète et d'une fonction de trésorerie de groupe. C'est un élément que vous devez prévoir.

Si vous êtes à l'aube d'une période de croissance rapide, peut-être après avoir reçu un financement de série A ou B, c'est le moment de passer à un véritable système ERP pour gérer tous vos besoins comptables de manière efficace.

Pour plus de gouvernance et de contrôle

Par exemple, vous pouvez envisager de passer de Xero à NetSuite parce que vous avez besoin de plus de visibilité et de contrôle.

Si votre entreprise devient très grande, vous pourriez rechercher un système de bons de commande, ce que les grands ERP peuvent offrir automatiquement aux clients. Ils vous permettent de créer la fonction financière centralisée du groupe (et la fonction de trésorerie si nécessaire) : plus de centralisation et de meilleures efficacités.

Parce que vous avez plusieurs entités juridiques

Supposons que vous utilisez actuellement un logiciel tel que Xero. Dans ce cas, cela peut devenir un défi lorsque vous avez trois à cinq entités juridiques, vous remarquerez un problème de consolidation car Xero ne vous permet pas de fournir des comptes consolidés.

En revanche, NetSuite consolidera toutes les entités juridiques et bien qu'elles restent divisées, elles seront consolidées, ce qui fait gagner un temps précieux à vos équipes financières.

Pourquoi les entreprises ne changent pas de système ERP ?

La raison la plus évidente pour laquelle les entreprises ne changent pas d'ERP est le coût. Il y a une grande différence entre le prix de certaines intégrations. Mais ce qui est génial, c'est que vous n'avez pas nécessairement besoin de changer d'ERP pour utiliser pleinement Payhawk.

Les intégrations moins puissantes comme Xero et QuickBooks sont excellentes En ajoutant Payhawk à votre logiciel Xero, vous gagnerez en visibilité et contrôle. Sans changer d'ERP, Payhawk vous permet de gérer une entreprise de taille assez importante, y compris vos comptes fournisseurs, vos cartes et vos dépenses facilement.

Cela signifie que vous pouvez continuer à utiliser votre logiciel d'origine pendant encore longtemps, ce qui est particulièrement utile si votre organisation traverse une période de changement.

Que vous soyez prêt à changer de système ERP ou que vous souhaitiez conserver le même, Payhawk peut vous aider, quel que soit le stade auquel se trouve votre entreprise.

Quelle est la place de Payhawk ?

Notre outil de gestion des dépenses convient aux entreprises de taille moyenne qui passent à un ERP plus important. Nous offrons une bonne solution évolutive, qui s'intègre à certains des logiciels de comptabilité et ERP les plus populaires, notamment Xero, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics et QuickBooks.

Nous offrons à nos clients une expérience commune de comptabilité et de gestion des dépenses. Pour vous donner une idée de la manière dont elles s'intègrent, nous vous présentons ci-dessous une vue d'ensemble de nos intégrations Xero et NetSuite.

Intégration de Xero et Payhawk

Avec plus de trois millions d'abonnés, Xero est l'un des logiciels de comptabilité en ligne les plus populaires du marché. Si vous êtes déjà client de Xero (ou si vous envisagez de le devenir), que pouvez-vous attendre de notre intégration avec Payhawk ?

• Informations en temps réel sur les dépenses de l'entreprise. Lorsque votre paiement est réglé, la transaction est automatiquement poussée vers le flux bancaire de Xero. Cela signifie que vos soldes ne seront jamais désynchronisés et que vous pourrez suivre et contrôler vos dépenses en temps réel.
• Grâce à l'intégration, vos factures sont automatiquement classées dans le plan comptable Xero avec les taux comptables appropriés.
• Rapprochement des données en un clic

Intégration de NetSuite et Payhawk

Lorsque nous avons lancé notre intégration directe avec Oracle NetSuite durant l'été 2022, nous étions la seule solution européenne de gestion des dépenses offrant une intégration directe pour les entreprises.
Notre intégration avec NetSuite offre à nos clients :

• Processus de clôture de fin de mois plus rapide et moins stressant, car le rapprochement dans l'ERP peut se faire en continu tout au long du mois, au fur et à mesure que les données de dépenses sont téléchargées depuis Payhawk.
• Suppression des téléchargements manuels de données.
• Transfert automatique et en temps réel des données vers Oracle NetSuite for Enterprise Accounting (y compris tous les champs des factures et des reçus), ce qui permet d'établir des rapports et des analyses en temps réel sur les dépenses.

Si vous souhaitez savoir comment Payhawk s'intègre à d'autres systèmes ERP, réservez une démo.