Payflow: Dank mehr Kontrolle und Transparenz über die Ausgaben wächst unser Unternehmen

Payflow wurde im Februar 2020 von Avinash Sukhwani und Benoît Menardo gegründet. Ihre Mission ist es, die finanzielle Stabilität von Arbeitnehmern zu fördern und die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu stärken. Das Unternehmen bietet drei Lösungen an: Payflow ermöglicht sofortigen Zugriff auf bereits verdientes Gehalt, Learnflow bietet Schulungen zum Thema Finanzen und Saveflow dient dem Sparen.

Die Arbeitsweise vor Payhawk

Bevor Payflow zu Payhawk wechselte, war die Aufgabenverwaltung kompliziert und chaotisch. Im Mittelpunkt standen die firmeninternen Prioritäten und die Erstellung eines Produkts, das sowohl Angestellten als auch Unternehmen dient. Payflow nutzte mehrere Anbieter, darunter Qonto und eine herkömmliche Bank. „Wir kamen grundsätzlich zurecht, aber uns fehlte ein Anbieter, mit dem wir alle Ausgaben zentral verwalten konnten“, so Mitgründer Benoît Menardo.

Die Arbeitsweise des Unternehmens war nicht zeitgemäß: Die Mitarbeiter mussten sich Firmenkarten teilen, was die korrekte Nachverfolgung von Ausgaben erschwerte und starke Verzögerungen bei der Abwicklung zur Folge hatte. Bei Zahlungen in anderen Währungen als Euro (mit herkömmlichen Bankkarten) fielen zudem aufgrund der Wechselkurse und anderer Gebühren exorbitante Summen an. Menardo und dem Team war klar, dass sie bessere Wechselkurse, mehr Transparenz und Kontrolle brauchten.

Visa-Firmenkarten, die überzeugen

Als das Team begann, sich mit der Software und insbesondere mit den Firmenkarten vertraut zu machen, wurden sie schnell Fans von Payhawk. „Das Produkt hat uns überzeugt, weil es robust ist, reibungslos funktioniert und einfach zu implementieren ist.“

Heute verwenden alle Mitarbeiter bei Payflow die Firmenkarten von Payhawk, um ihre Firmenspesen zu begleichen. „Unsere Mitarbeiter finden ihre Payhawk-Karte in Kombination mit Apple Pay und Google Pay sehr praktisch“, erzählt Menardo und betont die beliebte Digital-Wallet-Funktion von Payhawk.

„Ich habe meine physische Karte noch gar nicht gesehen, weil ich alles mit dem Handy bezahle. Und ich will sie auch gar nicht sehen! Ich will mich auf die Arbeit konzentrieren und alles unmittelbar erledigen können. Und Payhawk bietet mir die Funktionen, die ich brauche.“

Vereinfachte Prozesse und eine automatische Beleg-Abgleichfunktion

Payflow hat am meisten von der Prozessvereinfachung profitiert, die unsere Lösung bietet. Der erste Schritt war die Optimierung oder vielmehr die Eliminierung der manuellen Prozesse bei der Belegsammlung und beim Abgleich. Dank unseres Texterkennungssystems (OCR) brauchen die Mitarbeiter nur mit ihrer Payhawk-Karte zu zahlen, ein Handyfoto des Belegs zu machen und die App erfasst automatisch alle relevanten Informationen für den Belegabgleich.

„Jetzt fotografieren wir den Beleg, verknüpfen das Foto mit den Payhawk-Kartengebühren und brauchen nicht mehr daran zu denken. Wir entsorgen alles sofort!“, erklärt Menardo. „Wenn der Rechnungsbetrag nicht mit der Abbuchung der Bank übereinstimmt, werden wir automatisch benachrichtigt. Das spart viel Zeit, weil wir alles über die Plattform erfahren.“ Unsere Rechnungserkennungssoftware ist von den Steuerbehörden genehmigt. Unsere Kunden können also auf Papier verzichten und sich sicher sein, dass sie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten.

Kontrolle und Transparenz für optimierte Budgets

Payflow profitiert außerordentlich von der Kontrolle und Transparenz über ihre Zahlungen, die unsere Lösung bietet. Dank der Echtzeit-Transparenz können wir fundiertere Entscheidungen zur Planung, Kontrolle und Optimierung unserer Budgets treffen.

„Ich finde es besonders praktisch, dass ich jeder Abteilung eine Karte geben kann und diese selbst budgetieren kann“, so Menardo. „So kann ich die Ausgaben der verschiedenen Abteilungen überwachen. In der Marketingabteilung sind es beispielweise X, im Vertrieb Y und in der Betriebsabteilung Z. Ich nutze die Lösung vor allem zur Ausgabenverwaltung und für die monatliche Planung.“

Integrationen und Unterstützung beim Wachstum

Als schnell wachsendes Start-up benötigt Payflow eine Plattform zur Ausgabenverwaltung, die sein Wachstum nicht hemmt, sondern fördert.

„Als Start-up hat schnelles Wachstum Priorität, und Payhawk hilft uns, das umzusetzen.“

Die wichtigste Eigenschaft unserer Lösung für Payflow ist die Skalierbarkeit. „Der Aufwand ändert sich nicht maßgeblich, ob man nun 10, 20, 30 oder 100 Mitarbeiter hat. Jede weitere Abteilung erhält einfach eine weitere Karte“, berichtet Menardo. Mit Payhawk nutzt Payflow spezielle IBANs für Euro und Pfund, während sie in anderen Währungen von wettbewerbsfähigeren Wechselkursen als bei herkömmliche Banken profitieren.

Schließlich betont Menardo, wie wichtig Integrationen sind. „Für uns geht es vor allem darum, das Modell an unsere Größe anzupassen“, meint er. „Wenn wir ein Flugticket oder ein Hotelzimmer brauchen, arbeiten wir oft mit TravelPerk. Dank der Integration in Payhawk sparen wir viel Zeit, weil nicht einmal ein Beleg hochgeladen werden muss. Es ist alles integriert!“

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