5 beneficios de la gestión global de gastos

¿Estás abriendo entidades en otros países? ¿Diriges una empresa internacional? Si es así, ya conoces la importancia de tener una estructura financiera sólida en la que existe tanto la supervisión como la transparencia. Tener los números bajo control te permite seguir en movimiento.

La mala noticia es que comprender la importancia de algo y llevarlo a cabo no son lo mismo. Por eso, en este artículo vamos a contarte cómo gestionar tus finanzas de una forma eficaz y ágil para que nunca pierdas el control. Si tu negocio consigue beneficiarse de estas 5 ventajas, tu competitividad en el mercado aumentará.

Empresas globales, gastos globales

Muchos programas de gestión de gasto B2B sólo ofrecen una función significativa y eficaz. El ejemplo perfecto serían todas las herramientas que lo único que incluyen son tarjetas de empresa. Lo mismo ocurre con todos esos softwares súper sofisticados que, a pesar de ser programas muy intuitivos, no incluyen las tarjetas físicas o virtuales.

Estas soluciones, tan útiles como dispares, suponen una molesta brecha entre los pagos, la introducción automatizada de datos y la falta de visibilidad y control en tiempo real. Muchas de ellas acaban resultando incómodas porque no existe una conexión real entre diferentes elementos.

En el último escenario encontramos soluciones que cuentan tanto con tarjetas como un software muy completo e intuitivo, pero carecen de alcance global. Es decir, solo pueden utilizarse en Europa o Estados Unidos.

Entonces, ¿qué ocurre con las empresas internacionales que necesitan una forma sencilla de controlar y gestionar los gastos globales mediante tarjetas de crédito? Este tipo de empresas necesita las ventajas de automatización de la gestión de gastos más que ninguna otra, ya que sus estructuras financieras son más amplias y elaboradas que la de una PYME local.

A veces resulta costoso encontrar una herramienta que cumpla todos tus requisitos, pero cuando la encuentras sabes que valdrá la pena. En Payhawk, somos pioneros en ofrecer nuestros servicios en el Reino Unido, Europa y Estados Unidos. Operamos en 32 países de todo el mundo. Está demostrado que nuestro software automatiza una media del 87% de los procesos de gestión de gastos de nuestros clientes y ahorra a los equipos de contabilidad una media de 24 horas de trabajo al mes. Casi nada.

Al integrar Payhawk, puedes gestionar tus gastos globales con una sola herramienta. Además, tus tarjetas de débito o crédito Visa de empresa se benefician de una alta tasa de aceptación y de tipos de cambio realmente bajos (alrededor del 1,99%). También podrás reembolsar a tus empleados, independientemente de dónde se encuentren, ya que nuestra solución admite multitud de divisas.

Un único proveedor listo para todo tipo de situaciones

Sabemos que utilizar varias herramientas desconectadas en el trabajo resulta ineficaz. Entonces, ¿para qué molestarse?

Utilizar tarjetas de empresa y una única herramienta de gestión de gastos para realizar el seguimiento de tus gastos globales significa que puedes beneficiarte de muchas ventajas. Como por ejemplo:

• Una excelente experiencia de usuario
• Una visión general conectada y en tiempo real
• Mejores integraciones entre el software de contabilidad y el ERP
• Mayor control y eficacia

La introducción de datos nunca antes ha sido tan fácil. De hecho, prácticamente desaparece. Gracias a nuestro software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), los equipos de contabilidad ahorran horas y horas de introducción de datos de facturas cada día. Lo único que tienen que hacer los usuarios de las tarjetas es hacer una foto de la factura con su móvil y dejar que la tecnología y la inteligencia artificial introduzca automáticamente toda la información.

Gestión global de gastos y planificación de recursos

Una gestión global de gastos eficaz, ágil y transparente es imprescindible para las empresas internacionales de rápido crecimiento.

En Payhawk, nuestra solución contiene el combo perfecto: aplicación, software y tarjetas de crédito y débito. Gracias a todos y cada uno de los elementos (y a la conexión entre ellos), es mucho más fácil organizar todos los procesos y mantener el control en tiempo real. Todo es más sencillo: desde los procesos de aprobación y los límites individuales de gasto hasta la emisión masiva de tarjetas. Es preciso mencionar que en este proceso también hay campos que se pueden personalizar. Es importante que las empresas internacionales puedan realizar la gestión de gastos de forma sencilla, es cierto, pero también es importante que lo hagan a su manera.

El software de planificación de recursos empresariales (ERP) es otro componente vital para las empresas en expansión. Conectar tu ERP a nuestra solución de gestión de gastos globales mejora la supervisión y el control. Tu equipo financiero puede recopilar datos de gastos de las diferentes entidades para crear las previsiones de ingresos y ayudar a planificar los presupuestos en función del rendimiento, por ejemplo.

Como has podido ver, gracias a Payhawk no solo automatizas gran parte del proceso, también le das la oportunidad al equipo de contabilidad de centrarse en tareas más estratégicas. Por último, la posibilidad de cometer errores disminuye.

Esto es lo que opina, Heroes, uno de nuestros clientes, en nuestra guía Cómo seleccionar la integración ERP adecuada para gestión de gastos: "Como director financiero, quiero saber cuánto dinero y beneficios tenemos en tiempo real y de qué palancas tengo que tirar. También necesitamos conocer nuestras existencias, cuándo llegan, qué hay en tránsito y si necesitamos más. Puedo ver todo esto a través de mi ERP, además de ver los gastos en tiempo real gracias a la integración directa con mi software de gestión de gastos", explicó Giancarlo Bruni, Director Financiero (CFO).

Una solución de gestión de tarjetas y gastos de empresa que se integre con un ERP completo es esencial para las empresas en crecimiento y expansión. "Queríamos que nuestro ERP NetSuite fuera la columna vertebral de nuestro negocio y lo consideramos una inversión importante para apoyar nuestra expansión en nuevos mercados y una estructura cada vez más compleja", dijo Bruni. "Los informes, la contabilidad y los impuestos son componentes vitales del ERP".

Automatización, agilidad y aprobaciones

Además de las integraciones ERP y la automatización de datos, hay otras funcionalidades de las que se encarga nuestra plataforma. Ofrecemos a los clientes opciones personalizables, como los flujos de aprobación de gastos, que respaldan las políticas de gastos y ayudan a promover un mayor control.

Puedes configurar flujos que admitan diferentes procesos de aprobación. Además, puedes asignar responsables a la toma de decisiones para que sólo ellos puedan realizar acciones específicas. Las aprobaciones de gastos son mucho más rápidas con nuestros flujos de trabajo, ya que las aprobaciones pendientes se envían en tiempo real a la persona designada, que puede aprobarlas en cuestión de segundos a través de la aplicación.

La tecnología en el equipo financiero permite a las empresas conectar fácilmente los gastos con el departamento, el equipo de proyecto o la oficina correcta. También puede promover el control mediante límites de gastos. Tu equipo financiero puede incluso asignar a personas del mismo equipo distintos niveles de límites de gasto o autorizar a varios miembros del equipo a acceder a una cantidad compartida de gastos mediante una "tarjeta de equipo".

Vaya, podrás establecer las normas y el control que consideres oportuno para que no haya sustos a final de mes.

Datos para mejorar el rendimiento

Como sabes, para cualquier empresa en crecimiento, recopilar datos y utilizarlos para crear la estrategia es vital. Afecta prácticamente a todas las áreas de la empresa: marketing, presupuestos, desarrollo de productos...

Con Payhawk, el equipo financiero puede utilizar los datos para empezar a conectar los puntos en el gasto y encontrar formas de optimizar tanto los ingresos como los gastos.

Los equipos financieros pueden utilizar nuestros informes de datos para comprobar los gastos de empleados, equipos, proyectos, etc., durante cualquier periodo. Las múltiples opciones de personalización mencionadas y los filtros de búsqueda ayudan a los clientes a mejorar sus capacidades y ser empresas más competitivas frente a la competencia.

Tener una relación sana con los datos y control en tiempo real también ayuda a las empresas a atraer a más y mejores inversores. Ellos quieren ver que la empresa cuenta con una estructura financiera sólida, rentabilidad y un firme control del flujo de caja entrante y saliente. Los datos de gastos de tu empresa constituyen una parte importante de este rompecabezas.

Reserva una demostración para descubrir cómo la gestión global de gastos puede ayudarte en el proceso de expansión global de tu empresa.