Une gestion des coûts à l'échelle mondiale facilitée grâce à Payhawk

Vous ouvrez des entités dans de nouveaux pays ? Ou vous dirigez une entreprise internationale ? Si c'est le cas, vous comprenez déjà l'importance d'une surveillance et d'une transparence financières solides. Mais comprendre et faire sont deux choses différentes et il y a de fortes chances que votre entreprise puisse gérer ses dépenses d'une manière encore plus cohérente et efficace.

Entreprises mondiales, dépenses mondiales

De nombreuses solutions de gestion des dépenses B2B ne proposent qu'une seule fonctionnalité : certaines proposent des cartes d'entreprise mais sans une plateforme de gestion des dépenses pour les accompagner, d'autres proposent des solutions de gestion des coûts mais n'offrent pas de cartes d'entreprises, et d'autres encores ne proposent pas de solutions pour couvrir toutes vos entités. Ces solutions utiles mais disparates se traduisent par un manque d'interopérabilité, qui provoque des écarts de coûts, mais aussi un manque de visibilité et de contrôle en temps réel.

Alors, qu'en est-il des entreprises internationales qui ont besoin d'un moyen facile de contrôler et de gérer les dépenses mondiales par le biais de cartes d'entreprise ? Et quid de l'automatisation pour la gestion des dépenses ? La solution : une plateforme de gestion des dépenses qui propose des cartes de débit et de crédit, qui opère au Royaume-Uni, dans l'EEE et aux États-Unis, et qui permette de contrôler les dépenses.

Payhawk est l'une des premières entreprises à proposer une solution de gestion des dépenses en Europe et aux États-Unis. Nous sommes présents dans 32 pays à travers le monde. Notre logiciel automatise en moyenne 87 % des processus de gestion des dépenses de nos clients et permet aux équipes comptables d'économiser en moyenne 24 heures de travail par mois.

En passant à Payhawk, vous pouvez gérer vos dépenses mondiales à l'aide d'un seul outil. De plus, vos cartes d’entreprise de débit ou de crédit Visa bénéficient d'un taux d'acceptation élevé et de faibles taux de change d'environ 1,99 %. Vous pouvez également rembourser vos employés, partout dans le monde, car notre solution prend en charge de nombreuses devises différentes.

Optez pour une solution tout-en-un

Utiliser des outils multiples et déconnectés les uns des autres est une source de confusion et d'inefficacité. Alors, à quoi bon ?

L'utilisation d'une seule solution pour vos cartes d'entreprise et votre gestion des notes de frais va vous changer la vie. Voici une liste non-exhaustive des nombreux avantages de Payhawk :

• Une excellente expérience utilisateur
• Une visibilité sur vos dépenses en temps réel
• Des intégrations natives avec les meilleurs ERP et logiciels comptables du marché
• Des fonctionnalités de contrôles pour respecter votre politique de dépense

La saisie de données n'a jamais été aussi agréable. Grâce à notre fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (OCR), les équipes comptables économisent chaque jour des heures et des heures de saisie manuelle. Avec notre solution, les utilisateurs des cartes de débit ou de crédit n'ont qu'à prendre une photo de la facture avec leur téléphone portable et le tour est joué ! Toutes les informations sont ensuite envoyées aux responsables de l'approbation de la dépense, puis communiquées automatiquement aux équipes comptables et financières.

Gestion des dépenses mondiales et planification des ressources

Une gestion efficace, flexible et transparente des dépenses à l’échelle mondiale est indispensable pour les entreprises internationales à forte croissance.

Chez Payhawk, notre solution se compose de cartes d’entreprise de débit et de crédit et d'un logiciel de gestion des dépenses. Ensemble, ces éléments contribuent à soutenir l'organisation et la gouvernance des processus de multiples façons. Des flux d'approbation et des plafonds de dépenses à l'émission de cartes, notre solution permet aux entreprises de contrôler et de suivre leurs dépenses internationales exactement comme elles le souhaitent.

Le logiciel de planification des ressources de l'entreprise (ERP) est un autre élément essentiel pour les entreprises en phase d'expansion. La connexion de votre ERP à notre solution de gestion des dépenses international améliore la supervision et la gouvernance. Votre équipe financière peut recueillir des données sur les dépenses de ses différentes entités afin de faciliter les prévisions de revenus et d'aider à planifier et à modifier les budgets en fonction des performances, par exemple.

Comme l'explique notre client Giancarlo Bruni, CFO chez Heroes : "En tant que directeur financier, je dois savoir en temps réel la quantité d'argent donc nous disposons et le montant de nos bénéfices afin de déterminer quels leviers actionner. Je dois aussi obtenir des informations sur nos actions. Tout cela est possible grâce à NetSuite, notre système ERP, et à l'intégration native avec Payhawk, qui me permet de voir nos dépenses en temps réel."

Une solution de gestion des cartes d'entreprise qui s'intègre nativement à un ERP est essentielle pour les entreprises en croissance et en expansion. "Nous voulions que notre ERP NetSuite soit la colonne vertébrale de notre entreprise et nous l'avons considéré comme un investissement important pour soutenir notre expansion sur de nouveaux marchés. Le reporting, la comptabilité et la fiscalité sont autant de composantes essentielles de l'ERP", ajoute Giancarlo Bruni.

Automatisation et approbations

Outre les intégrations ERP et l'automatisation des données, notre plateforme prend en charge de nombreuses autres fonctions. Nous proposons aux clients de nombreuses fonctionnalités personnalisables, telles que les flux de gestion des dépenses, qui prennent en charge les politiques de dépenses et contribuent à promouvoir un contrôle et une gouvernance solides.

Vous pouvez configurer des workflows d’approbation pour prendre en charge de nombreux types différents de chaînes d'approbation. Et vous pouvez assigner des responsables afin qu'ils soient les seuls à pouvoir prendre des mesures spécifiques. Les approbations de dépenses deviennent beaucoup plus rapides grâce à nos workflows, car les approbations en attente sont envoyées en temps réel à la personne désignée qui peut ensuite approuver en quelques secondes via l'application.

La technologie axée sur l'équipe financière permet aux entreprises de relier facilement les dépenses au bon service, à la bonne équipe ou à l'emplacement du bureau. Vous pouvez également promouvoir le contrôle par le biais de limites de dépenses. Votre équipe financière peut même attribuer à des personnes d'une même équipe différents niveaux de limites de dépenses ou autoriser plusieurs membres de l'équipe à avoir accès à un montant de dépenses partagé via une carte d'équipe.

Des données pour améliorer les performances

Les start-ups et scale-ups le savent bien : la data est vitale pour le marketing, la budgétisation, le développement de produits et pratiquement tous les domaines de l'entreprise.

Avec Payhawk, votre équipe financière peut utiliser la data pour faire correspondre les dépenses et trouver des moyens d'optimiser les recettes et les dépenses.

Les équipes Finance peuvent utiliser nos rapports de données pour vérifier les dépenses des employés, des équipes, des projets et plus encore, sur n'importe quelle période. Les multiples options de personnalisation mentionnées ci-dessus aident les clients à améliorer leurs capacités de collecte de données et à s'assurer qu'elles sont liées de manière précise et efficace à l'ERP choisi.

Un bon contrôle des dépenses et une bonne visibilité sur les finances, y compris l'amélioration des rapports et le renforcement de la conformité, permettent également aux scale-ups d'attirer de nouveaux investisseurs. Les investisseurs veulent voir que l'entreprise a une marge de manœuvre et une rentabilité saine et qu'elle contrôle fermement les flux de trésorerie entrants et sortants. Les données relatives aux dépenses de votre entreprise constituent une pièce importante de ce puzzle.

Réservez une démo pour découvrir comment une bonne gestion des dépenses à l’échelle mondiale peut aider à soutenir l'expansion de votre entreprise à l’international.