Une gestion des coûts à l'échelle mondiale facilitée grâce à Payhawk

Vous ouvrez des entités dans de nouveaux lieux ? Ou vous dirigez une entreprise internationale ? Si c'est le cas, vous comprenez déjà l'importance d'une surveillance et d'une transparence financières solides ainsi que d'une efficacité globale efficace pour faire avancer les choses. Mais comprendre et faire sont deux choses différentes et il y a de fortes chances que votre entreprise puisse gérer ses dépenses d'une manière encore plus cohérente et efficace.

Entreprises mondiales, dépenses mondiales

De nombreuses solutions de gestion des dépenses B2B ne proposent qu'une seule fonctionnalité importante et efficace. Un scénario est celui où vous avez une solution, potentiellement une banque, qui ne couvre que les cartes d'entreprise, par exemple. Un autre scénario pourrait être celui d'un produit de gestion des coûts qui n'inclut aucune carte d’entreprise. Ces solutions utiles mais disparates se traduisent par un écart gênant entre les paiements, une saisie automatique des données relatives aux dépenses et un manque de visibilité et de contrôle en temps réel.

Le dernier scénario est celui où certaines solutions proposent à la fois des cartes d'entreprise et un logiciel de gestion des dépenses, mais elles n'ont pas de portée mondiale et ne peuvent être utilisées qu'en Europe, par exemple, ou aux États-Unis.

Alors, qu'en est-il des entreprises internationales qui ont besoin d'un moyen facile de contrôler et de gérer les dépenses mondiales par le biais de cartes de crédit ? Ainsi que les avantages de l'automatisation d'un logiciel de gestion des dépenses ? Eh bien, ces entreprises feraient bien d'essayer de trouver une entreprise qui propose des cartes de crédit, qui opère au Royaume-Uni, dans l'EEE et aux États-Unis, et qui offre le contrôle des dépenses, la transparence et l'automatisation via un logiciel de gestion des dépenses intelligent.

Mais ces solutions insaisissables ne sont pas faciles à trouver. Chez Payhawk, nous sommes l'une des premières entreprises de ce type à appliquer nos services d'amélioration de l'efficacité au Royaume-Uni, dans l'EEE et aux États-Unis. Nous sommes présents dans 32 pays à travers le monde. Notre logiciel automatise en moyenne 87 % des processus de gestion des dépenses de nos clients et permet aux équipes comptables d'économiser en moyenne 24 heures de travail par mois.

En passant à Payhawk, vous pouvez gérer vos dépenses mondiales à l'aide d'un seul outil. De plus, vos cartes d’entreprise de débit ou de crédit Visa bénéficient d'un taux d'acceptation élevé et de faibles taux de change d'environ 1,99 %. Vous pouvez également rembourser vos employés, où qu'ils soient basés, car notre solution prend en charge de nombreuses devises différentes.

Cessez d'utiliser de multiples outils

Nous savons que l'utilisation d'outils multiples et déconnectés les uns des autres au travail est une source de confusion et d'inefficacité. Alors, à quoi bon ?

L'utilisation d'une seule carte d'entreprise et d'un seul logiciel de gestion des frais pour suivre vos dépenses globales sur plusieurs sites vous permet de bénéficier d'un grand nombre d'avantages, notamment :

• Une excellente expérience utilisateur
• Une seule vue d'ensemble connectée
• Des intégrations meilleures et plus efficaces avec les logiciels de comptabilité et les ERP
• Un contrôle et une efficacité accrus, y compris la gestion des cartes groupée

La saisie de données n'a jamais été aussi agréable. En fait, elle disparaît presque totalement. Grâce à notre logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR), les équipes comptables économisent chaque jour des heures et des heures de saisie de données sur les factures. Avec notre solution, les utilisateurs de votre carte n'ont qu'à prendre une photo de la facture avec leur téléphone portable ou mobile et laisser la technologie saisir automatiquement toutes les informations nécessaires.

Gestion des dépenses mondiales et planification des ressources

Une gestion efficace, flexible et transparente des dépenses à l’échelle mondiale est indispensable pour les entreprises internationales à forte croissance.

Chez Payhawk, notre solution se compose de cartes d’entreprise de débit et de crédit et d'un logiciel de gestion des dépenses. Ensemble, ces éléments contribuent à soutenir l'organisation et la gouvernance des processus de multiples façons. Des flux d'approbation et des plafonds de dépenses à l'émission de cartes, notre solution permet aux entreprises de contrôler et de suivre leurs dépenses internationales exactement comme elles le souhaitent.

Le logiciel de planification des ressources de l'entreprise (ERP) est un autre élément essentiel pour les entreprises en phase d'expansion. La connexion de votre ERP à notre solution de gestion des dépenses international améliore la supervision et la gouvernance. Votre équipe financière peut recueillir des données sur les dépenses de ses différentes entités afin de faciliter les prévisions de revenus et d'aider à planifier et à modifier les budgets en fonction des performances, par exemple.

Comme l'explique notre client Giancarlo Bruni, directeur financier chez Heroes, « En tant que directeur financier, je veux savoir combien d'argent et de bénéfices nous avons en temps réel et quels leviers je dois actionner. Nous avons également besoin de connaître notre stock, quand il arrive, ce qui est en transit et si nous avons besoin de plus. Je peux voir tout cela via mon ERP, et je peux également voir les dépenses en temps réel grâce à l'intégration directe avec mon logiciel de gestion des dépenses ».

Une solution de gestion des cartes d'entreprise et des dépenses qui s'intègre à un ERP complet est essentielle pour les entreprises en croissance et en expansion. « Nous voulions que notre ERP NetSuite soit la colonne vertébrale de notre entreprise et nous l'avons considéré comme un investissement important pour soutenir notre expansion sur de nouveaux marchés et dans une structure de plus en plus complexe », a déclaré Bruni. « Le reporting, la comptabilité et la fiscalité sont autant de composantes essentielles de l'ERP. »

Automatisation et approbations

Outre les intégrations ERP et l'automatisation des données, notre plateforme prend en charge de nombreuses autres fonctions. Nous proposons aux clients de nombreuses fonctionnalités personnalisables, telles que les flux de gestion des dépenses, qui prennent en charge les politiques de dépenses et contribuent à promouvoir un contrôle et une gouvernance solides.

Vous pouvez configurer des flux d’approbation pour prendre en charge de nombreux types différents de chaînes d'approbation. Et vous pouvez assigner des responsables afin qu'ils soient les seuls à pouvoir prendre des mesures spécifiques. Les approbations de dépenses deviennent beaucoup plus rapides grâce à nos flux, car les approbations en attente sont envoyées en temps réel à la personne désignée qui peut ensuite approuver en quelques secondes via l'application.

La technologie axée sur l'équipe financière permet aux entreprises de relier facilement les dépenses au bon service, à la bonne équipe ou à l'emplacement du bureau. Vous pouvez également promouvoir le contrôle par le biais de limites de dépenses. Votre équipe financière peut même attribuer à des personnes d'une même équipe différents niveaux de limites de dépenses ou autoriser plusieurs membres de l'équipe à avoir accès à un montant de dépenses partagé via une carte d'équipe.

Des données pour améliorer les performances

Comme le sait toute entreprise en croissance, la collecte de données et leur utilisation pour informer la stratégie est vitale pour le marketing, la budgétisation, le développement de produits et pratiquement tous les domaines de l'entreprise.

Avec Payhawk, votre équipe financière peut utiliser les données pour faire correspondre les dépenses et trouver des moyens d'optimiser les recettes et les dépenses.

Les équipes financières peuvent utiliser nos rapports de données pour vérifier les dépenses des employés, des équipes, des projets et plus encore, sur n'importe quelle période. Les multiples options de personnalisation mentionnées ci-dessus aident les clients à améliorer leurs capacités de collecte de données et à s'assurer qu'elles sont liées de manière précise et efficace à l'ERP choisi.

Un bon contrôle des dépenses et une bonne visibilité sur les finances, y compris l'amélioration des rapports et le renforcement de la conformité, permettent également aux scaleups d'attirer de nouveaux investisseurs. Les investisseurs veulent voir que l'entreprise a une marge de manœuvre et une rentabilité saine et qu'elle contrôle fermement les flux de trésorerie entrants et sortants. Les données relatives aux dépenses de votre entreprise constituent une pièce importante de ce puzzle.

Réservez une démo pour découvrir comment une bonne gestion des dépenses à l’échelle mondiale peut aider à soutenir l'expansion de votre entreprise à l’international.