Vijf voordelen van wereldwijd uitgavenbeheer

Open je entiteiten op nieuwe locaties? Of run je een internationaal bedrijf? Als dat zo is, begrijp je al het belang van robuust financieel toezicht , transparantie, governance en controle, en een goede algemene efficiëntie om alles in beweging te houden. Maar begrijpen en 'doen' zijn twee verschillende dingen, en de kans is groot dat je bedrijf de bedrijfsuitgaven nog beter en effectiever zou kunnen beheren.

Internationale bedrijven, internationale uitgaven

Veel b2b-uitgavenoplossingen bieden slechts één belangrijke, effectieve functie. Een voorbeeld hiervan is een oplossing, mogelijk van een bank, die uitsluitend betrekking heeft op bijvoorbeeld betaalkaarten van bedrijven. Een ander scenario is dat er een product voor uitgavenbeheer is dat geen kaarten omvat. Deze nuttige maar ongelijksoortige oplossingen betekenen een vervelende kloof tussen betalingen, geautomatiseerde gegevensinvoer rond uitgaven en een gebrek aan real-time zichtbaarheid en controle.

Het laatste scenario is dat sommige oplossingen zowel bedrijfskaarten als onkostenbeheersoftware bevatten, maar dat ze geen wereldwijd bereik hebben en bijvoorbeeld alleen in Europa of de VS kunnen worden gebruikt.

Hoe zit het dan met die internationale bedrijven die een gemakkelijke manier nodig hebben om wereldwijde uitgaven via zakelijke betaalkaarten te controleren en te beheren? Evenals de automatiseringsvoordelen van software voor uitgavenbeheer? Wel, die bedrijven zouden er goed aan doen een bedrijf te zoeken dat zakelijke betaalkaarten aanbiedt, actief is in het VK, de EER en de VS, en uitgavencontrole, transparantie en automatisering biedt via slimme software voor uitgavenbeheer. Pfff...

Deze ongrijpbare oplossingen zijn niet gemakkelijk te vinden. Bij Payhawk zijn we een van de eerste bedrijven die onze efficiency-verhogende diensten toepassen in het Verenigd Koninkrijk, de EER en de VS. We zijn actief in 32 landen over de hele wereld. En onze software automatiseert gemiddeld 87% van de onkostenbeheerprocessen voor onze klanten en bespaart boekhoudteams gemiddeld 24 uur werk per maand.

Door over te stappen op Payhawk kun je je wereldwijde uitgaven met één tool beheren. Bovendien profiteren je Visa-debetkaarten of zakelijke creditcards van een hoge acceptatiegraad en lage FX-tarieven van ongeveer 1,99%. Je kunt ook je werknemers terugbetalen, waar ze ook gevestigd zijn, want onze oplossing ondersteunt veel verschillende valuta.

Gebruik één leverancier

We weten dat het gebruik van meerdere, losgekoppelde tools op het werk onhandig en inefficiënt aanvoelt. Dus waarom zou je je druk maken?

Als je één tool voor betaalkaarten en uitgavenbeheer gebruikt om je wereldwijde uitgaven op meerdere locaties bij te houden, kun je veel voordelen oogsten, waaronder:

• Eén uitstekende gebruikerservaring
• Eén samenhangend overzicht
• Betere, efficiëntere integraties met boekhoudsoftware en ERP's
• Meer controle en efficiëntie, inclusief beheer van betaalkaarten in bulk.

Het invoeren van gegevens voelde nog niet eerder zo vertrouwd. Sterker nog, het verdwijnt bijna helemaal. Dankzij onze OCR-software (optische tekenherkenning) besparen boekhoudteams elke dag uren en uren aan factuurgegevensinvoer. Met onze oplossing hoeven de kaartgebruikers alleen maar een foto van een factuur te maken met hun mobiele telefoon, waarna de technologie alle benodigde informatie automatisch invoert.

Internationaal uitgavenbeheer en resourceplanning

Effectief, flexibel en transparant wereldwijd onkostenbeheer is een must voor snelgroeiende en internationale scaleups.

Bij Payhawk bestaat onze oplossing uit zakelijke betaalkaarten en software voor uitgavenbeheer. Samen helpen deze elementen op meerdere manieren de organisatie en het beheer van processen te ondersteunen. Van goedkeuringsworkflows en uitgavenplafonds tot bulkkaartuitgifte en aangepaste velden voor project- en teamuitgaven: met onze oplossing kunnen bedrijven hun wereldwijde uitgaven precies zo controleren en volgen als ze nodig hebben.

ERP-software (Enterprise Resource Planning) is een ander essentieel onderdeel voor bedrijven die op uitbreidingsreis zijn. Door het koppelen van je ERP aan onze oplossing voor internationaal uitgavenbeheer wordt het toezicht en het beheer verbeterd. Je financiële team kan uitgavengegevens van verschillende entiteiten verzamelen om bijvoorbeeld inkomstenprognoses te ondersteunen en budgetten te helpen plannen en wijzigen op basis van prestaties.

Zoals onze klant, Heroes, uitlegt in onze gids, How to select the right ERP x expense management integration for your scaleup. "Als CFO wil ik in realtime weten hoeveel geld en winst we hebben en aan welke touwtjes ik moet trekken. We moeten ook weten wat onze voorraad is, wanneer die binnenkomt, wat er onderweg is en of we meer nodig hebben. Ik kan dit allemaal volgen via mijn ERP, plus ik kan de uitgaven in real-time zien dankzij de directe integratie met mijn software voor onkostenbeheer", legt Heroes CFO Giancarlo Bruni uit.

Een oplossing voor bedrijfskaarten en onkostenbeheer die integreert met een uitgebreid ERP is essentieel voor groeiende en uitbreidende bedrijven. "We wilden dat ons NetSuite ERP de ruggengraat voor ons bedrijf zou zijn en beschouwden het als een belangrijke investering om onze uitbreiding in nieuwe markten en een steeds complexere structuur te ondersteunen," zei Bruni. "Rapportage, boekhouding en belastingen zijn allemaal vitale onderdelen van het ERP."

Automatisering, flexibiliteit en goedkeuringen

Naast ERP-integraties en gegevensautomatisering zijn er nog veel meer functies waarvoor ons platform zorgt. Wij bieden klanten vele aanpasbare functies, zoals workflows voor uitgavenbeheer, die het uitgavenbeleid ondersteunen en een robuuste controle en governance helpen bevorderen.

Je kunt workflows opzetten om veel verschillende soorten goedkeuringsketens te ondersteunen. En je kunt relevante besluitvormers toewijzen, zodat alleen zij specifieke acties kunnen ondernemen. Met onze workflows gaat het goedkeuren van uitgaven veel sneller, omdat hangende goedkeuringen in realtime naar de aangewezen persoon worden gestuurd, die ze vervolgens binnen enkele seconden via de app kan goedkeuren.

Dankzij de teamgerichte technologie voor finance kunnen bedrijven uitgaven eenvoudig koppelen aan de juiste afdeling, het juiste projectteam of de juiste kantoorlocatie. Je kunt ook de controle bevorderen via uitgavenlimieten. Je financiële team kan zelfs mensen binnen hetzelfde team verschillende niveaus van uitgavenlimieten toewijzen of meerdere teamleden toegang geven tot een gedeeld uitgavenbedrag via een 'teamkaart'.

Gegevens om prestaties te verbeteren

Zoals elke groeiende onderneming weet, is het verzamelen van gegevens en het gebruik ervan voor de strategie van vitaal belang voor marketing, budgettering, productontwikkeling en vrijwel elk ander onderdeel van het bedrijf.

Met Payhawk kan je financiële team gegevens gebruiken om de puntjes op de i te zetten en manieren te vinden om inkomsten en uitgaven te optimaliseren.

Financiële teams kunnen onze gegevensrapporten gebruiken om de uitgaven van medewerkers, teams, projecten en meer te controleren, over elke willekeurige periode. De hierboven genoemde meerdere aanpassingsopties helpen klanten hun gegevensverzamelingsmogelijkheden te verbeteren en zorgen voor een nauwkeurige en efficiënte koppeling met hun gekozen ERP.

Goede uitgavencontroles en zichtbaarheid in bestuur en financiën, inclusief verbeterde rapportage en toegenomen compliance, stellen scaleups ook in staat om verdere investeringen aan te trekken. Investeerders willen zien dat het bedrijf een gezonde runway en winstgevendheid heeft en een stevige controle over de inkomende en uitgaande cashflow. De uitgaven van je bedrijf vormen een belangrijk onderdeel van deze puzzel.

Boek een demo om te ontdekken hoe global expense management kan helpen bij de wereldwijde expansie van jouw bedrijf.