Cómo gestionar los gastos en un modelo de trabajo híbrido

Tendencias en el trabajo híbrido este 2024 y qué significan para tu empresa

"Trabajo híbrido" es un término con el que todos estamos familiarizados desde la pandemia de 2020. Se popularizó en enero de 2021, cuando muchos de nosotros nos habíamos acostumbrado a trabajar desde casa y empezábamos a volver a las oficinas.

Los datos de un reciente informe de TravelPerk reflejan un descenso del 47 % en el porcentaje de empresas que esperan que sus empleados trabajen totalmente in situ. Además, sugiere que el 40 % de los empleados ahora optan por un modelo de trabajo híbrido.

Sin embargo, a pesar de sus numerosas ventajas, el trabajo híbrido también conlleva ciertos inconvenientes, por ejemplo cómo gestionar eficazmente los gastos de empresa cuando los empleados no trabajan desde el mismo lugar.

Los desafíos del trabajo híbrido

Según las estadísticas de trabajo híbrido del informe de TravelPerk, los empleados valoran los siguientes aspectos:

• El 46 % afirman disfrutar de no tener que desplazarse con tanta regularidad.
• El 27 % declaran que influye positivamente en su salud física y mental.
• El 43 % aseguran conciliar mejor su vida laboral y familiar.

¿Y cuáles son los aspectos negativos del modelo de trabajo híbrido?

• El 23 % de los empleados se sienten desconectados de su equipo.
• El 21 % afirman necesitar más interacción en persona.
• El 17 % opinan que la comunicación en equipo ha disminuido.

Al parecer, las empresas aún tienen que encontrar el equilibrio entre las ventajas y las desventajas, lo cual supone todo un reto, pues mientras unos empleados disfrutan de la flexibilidad que les proporciona, muchos otros se sienten aislados, desconectados o incomunicados.

Para que las empresas experimenten un crecimiento sostenible, es fundamental que la comunicación entre las partes interesadas sea eficaz. Una comunicación deficiente puede provocar un efecto dominó en cualquier organización y, cuando afecta a la gestión de los gastos, puede acarrear complicaciones, como una visibilidad limitada de los gastos y un elevado gasto de efectivo, lo que podría generar a su vez importantes problemas en el flujo de caja.

Para gestionar los gastos de empresa, es necesario llevar unos registros financieros precisos, simplificar los procedimientos de gastos y costes (independientemente de a qué vayan destinados los gastos de los empleados), y hacer previsiones y presupuestos que te permitan seguir avanzando hacia una ventaja competitiva. Todo esto es posible si se mejoran las estrategias de comunicación.

La gestión de gastos como herramienta de apoyo para el trabajo híbrido

El trabajo híbrido implica que los trabajadores alternan su casa con la oficina. Según la encuesta de TravelPerk, el 22 % de los empleados están obligados a ir a la oficina al menos tres veces por semana.

Al haber muchas idas y venidas, es de vital importancia contar con los procesos de seguimiento de gastos adecuados. Con sólidas políticas y herramientas de apoyo para el trabajo híbrido, podrás prescindir de la presencia de los mánagers para aprobar gastos o solicitudes de fondos. En su lugar, puedes optar por una solución flexible y con alojamiento en la nube capaz de adaptarse a tu nuevo entorno de trabajo.

El trabajo híbrido ha influido en la gestión de gastos en tres formas diferentes:

• Categorías de gastos personalizadas: el trabajo híbrido conlleva a menudo que los empleados adquieran equipos de oficina para trabajar desde casa. Las categorías de gastos personalizadas diseñadas para este fin garantizan la contabilización correcta de todos los gastos de empresa.
• La oportunidad de reducir gastos: muchas empresas se sirven del modelo de trabajo híbrido para recortar en gastos, por ejemplo, de suministro y alquiler de oficinas. Según datos de Fortune, el 82 % de los directores financieros creen que el trabajo híbrido es un modelo empresarial más asequible.
• Una nueva forma de gestionar los gastos: cuando los equipos trabajan tanto desde casa como desde la oficina, las empresas se ven obligadas a revisar sus políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento normativo y evitar fraudes. Así, las empresas pueden aprovechar la automatización de tareas sujetas a reglas para minimizar la intervención humana, ya sea en las cuentas a pagar, la entrada de recibos mediante la tecnología OCR o la conciliación de datos de gastos.

Cómo gestionar eficazmente las finanzas en un entorno de trabajo híbrido

Con un modelo de trabajo híbrido no se puede depender de que los empleados envíen los datos de gastos desde la oficina. Esperar a que los empleados hagan los registros solo retrasa los reembolsos, y debe tenerse en cuenta que unos procesos desarticulados equivalen a una menor visibilidad financiera.

La importancia de informar acerca de las políticas financieras

La comunicación es fundamental, sobre todo en un entorno de trabajo híbrido. Deberás adaptarte a los nuevos métodos de comunicación, ya sea mediante un software de gestión de proyectos, por correo electrónico, videollamada o una combinación de los tres. Es de suma importancia encontrar el proceso adecuado para tu organización.

Cuando hayas dado con los canales de comunicación que funcionan, pon al día a los empleados sobre tus políticas de gastos.

Informar claramente de las políticas financieras y de lo que esperas de ellas garantiza que todo el mundo esté en sintonía, ya sea a la hora de entender el funcionamiento de los presupuestos asignados o al registrar y cargar los recibos de gastos.

Fomento de una cultura empresarial con conciencia de gasto

Recortar gastos resulta complicado cuando no sabes qué es importante para cada departamento. Por eso es fundamental adoptar un planteamiento con conciencia de gasto en las iniciativas de reducción de costes en toda la empresa.

Anima a los empleados a negociar con los proveedores y a compartir ideas para optimizar el gasto en toda la empresa. Valora la posibilidad de premiar con incentivos esta nueva estrategia para que los empleados se comprometan desde el principio.

Cómo Payhawk puede ayudarte a crear una política de trabajo híbrido sólida

Payhawk te ayuda a desarrollar tu estructura de trabajo híbrido eliminando los procesos manuales, que se volverán cada vez más complejos conforme vayas adoptando el modelo de trabajo híbrido. Todos los procesos deben ser eficaces para respaldar y permitir el crecimiento sostenible de la empresa.

A continuación te presentamos cinco formas en las que Payhawk puede ayudarte a que tu empresa se vaya adaptando a un entorno híbrido.

1. Gestión centralizada de gastos

Reúne las tarjetas de empresa, las cuentas a pagar, la conciliación de facturas, las suscripciones y mucho más bajo un mismo techo en una plataforma inteligente de gestión de gastos.

Utilizar una plataforma como Payhawk, que está integrada con TravelPerk, te permite agilizar el proceso de gestión de gastos de viaje para que los empleados no tengan que esperar a que se aprueben los gastos. En su lugar, los responsables de equipo pueden aprobar solicitudes de gasto desde fuera de la oficina y los empleados pueden subir los recibos desde la aplicación móvil, garantizando así la fluidez de todo el proceso.

2. Visibilidad de los datos financieros en tiempo real

Con nuestro software de gestión de gastos puedes ver los gastos de tu empresa en tiempo real. Esto significa que los equipos financieros pueden controlar fácilmente los gastos a medida que se van produciendo, ofreciéndote una transparencia máxima sobre el flujo de caja. De este modo, tanto si los empleados realizan compras desde su casa o desde la oficina, podrás verlo al instante.

3. Integración de la gestión de gastos con los sistemas ERP y de contabilidad

Las integraciones nativas de Payhawk con los sistemas ERP y softwares contables permiten agilizar la generación de informes financieros y fomentan la colaboración entre departamentos, lo que resulta especialmente útil en un modelo de trabajo híbrido. Cuando los datos relativos a los gastos están sincronizados con precisión, todos los departamentos tienen acceso a los mismos datos, sabiendo que son fiables, no contienen errores humanos y agilizan el trabajo.

4. Emisión de tarjetas virtuales a golpe de clic

Las tarjetas virtuales de empresa se configuran con rapidez y reducen el riesgo de fraude en los pagos o en caso de pérdida o robo de la tarjeta. Usar tarjetas virtuales es útil cuando los empleados se encuentran en diferentes lugares. Al crear políticas de gasto para cada tarjeta, puedes controlar el presupuesto, lo que facilita la creación de previsiones para los gastos de empresa.

5. Fijación de límites de gasto estés donde estés

Brinda a los responsables de equipo la posibilidad de establecer límites de gasto, impedir la retirada de efectivo en cajeros automáticos e incluso bloquear automáticamente las tarjetas para evitar un gasto excesivo. Crea flujos de aprobación para los distintos gastos a fin de que los equipos tengan autonomía en cuanto a los gastos al tiempo que se fomenta la responsabilidad. De esta forma, el gasto empresarial es fácil de seguir y analizar, tanto si los empleados trabajan a distancia como si forman parte de un entorno híbrido.

Conclusión

Está claro que el trabajo híbrido ofrece a los empleados la flexibilidad que necesitan para lograr un equilibrio sostenible entre la vida laboral y personal. Además, este modelo de trabajo permite a las organizaciones ahorrar en costes y agilizar los procesos de gestión de gastos para reforzar la autonomía de los empleados y crecer con relativa facilidad.

¿Quieres saber cómo Payhawk puede ayudarte a simplificar tu estructura de trabajo híbrida? Programa una demo para saber cómo funciona.