Hybrides Arbeiten im Jahr 2023: Worauf Unternehmen achten sollten

Spätestens seit Beginn der Pandemie 2020 hat sich das Konzept „hybrides Arbeiten“ zunehmend in der Arbeitswelt und im Sprachgebrauch etabliert. Besonderen Auftrieb bekam es zu einem Zeitpunkt, zu dem man vielerorts begann, aus dem zur Gewohnheit gewordenen Homeoffice ins Büro zurückzukehren. Davon zeugen die seit Anfang 2021 weltweit gestiegenen Suchanfragen nach „hybrid working“, der englischen Entsprechung des Begriffs.

Laut einer aktuellen Studie von TravelPerk erwarten Unternehmen in Großbritannien um 47 % seltener uneingeschränkte Präsenzarbeit von ihrer Belegschaft. Stattdessen sind 40 % der dort befragten Arbeitnehmer heute in Hybridmodellen beschäftigt.

Neben zahlreichen Vorteilen bringt hybrides Arbeiten aber auch ganz eigene Herausforderungen mit sich. Wie etwa lassen sich Betriebsausgaben selbst dann möglichst effizient verwalten, wenn die Belegschaft auf unterschiedliche Standorte verteilt ist?

Wann hybrides Arbeiten zur Herausforderung wird

Wie aus den Arbeitsstatistiken des TravelPerk-Berichts hervorgeht, schätzen Mitarbeitende insbesondere folgende Aspekte hybrider Arbeitsmodelle:

• Wegfall des täglichen Arbeitswegs (46 %)
• positive Auswirkungen auf physische und mentale Gesundheit (27 %)
• verbesserte Work-Life-Balance (43 %)

Andere Begleiterscheinungen der Hybridarbeit werden dagegen als kontraproduktiv empfunden:

• Gefühl der Isolation vom Team (23 %)
• Mangel an persönlicher Interaktion vor Ort (21 %)
• Abnahme der teaminternen Kommunikation (17 %)

Wenn Unternehmen von den Vorteilen neuer Arbeitsmodelle profitieren wollen, dürfen sie die damit einhergehenden Nachteile nicht ausblenden. Um dem Gefühl der Isolation und mangelnder Kommunikation entgegenzuwirken, braucht es die richtigen Maßnahmen.

So kann zum Beispiel die effektive Kommunikation mit Stakeholdern nachhaltig zum Geschäftswachstum beitragen. Wird dieser Faktor vernachlässigt, zieht das eine ganze Reihe weiterer Probleme für die beteiligten Unternehmen nach sich. Bei der Ausgabenverwaltung äußert sich das beispielsweise in Form von fehlender Einsicht in Finanzvorgänge und Kennzahlen wie Cash-Burn Rate[1] [2], was wiederum die Cashflow-Kontrolle erschwert.

Die erfolgreiche Verwaltung von Unternehmensausgaben funktioniert nur auf Basis zuverlässiger Finanzdaten, effizienter zentralisierter Spesenprozesse (unabhängig davon, wo die Zahlungen getätigt werden) und wettbewerbsfähiger Prognosen und Budgetierung. All das hängt wiederum zu einem wesentlichen Grad von den richtigen Kommunikationsstrategien ab.

Ausgabenverwaltung als Faktor für erfolgreiche Hybridarbeit

Im hybriden Modell findet die Arbeit mal im Büro, mal außerhalb davon statt. In einer Umfrage von TravelPerk gaben 22 % der befragten Beschäftigten an, sie müssten sich zur Erledigung ihrer Aufgaben mindestens dreimal pro Woche im Büro befinden.

Bei all dem Kommen und Gehen ist die sorgfältige Nachverfolgung von getätigten Ausgaben umso wichtiger. Hier kann die Einführung robuster Richtlinien und begleitender Tools als zentrale Ressourcen Abhilfe schaffen. War es zuvor noch nötig, Spesen oder Budgetanfragen durch Zuständige vor Ort genehmigen zu lassen, erübrigt sich dieser umständliche Prozess jetzt dank einer flexiblen, cloudbasierten Lösung, die genau auf die Anforderungen dieser neuen Arbeitsumgebung zugeschnitten ist.

Überlassen Sie nichts dem Zufall und integrieren Sie Ihre Ausgabenverwaltung proaktiv in Ihre hybride Arbeitsstrategie.

Hybride Arbeitsmodelle haben die Ausgabenverwaltung insbesondere auf drei Arten beeinflusst:

1. Benutzerdefinierter Spesenkategorien – Hybrides Arbeiten erfordert eine angemessene Ausstattung des Homeoffice. Wenn Mitarbeitende die notwendigen Anschaffungen übernehmen, ergeben sich individuelle Spesenkategorien zur korrekten Abrechnung dieser Betriebsausgaben.

2. Analyse von Einsparungspotenzial– Zahlreiche Unternehmen nutzen das hybride Arbeitsmodell, um bei Versorgungskosten und Büromiete zu sparen. So berichtet Fortune, dass hybrides Arbeiten für 82 % der CFOs das lukrativere Geschäftsmodell ist.

3. Revolutionierung der Ausgabenverwaltung – Wenn Teams sowohl von zu Hause als auch im Büro arbeiten, müssen bestehende Richtlinien und Prozesse im Unternehmen überprüft und gegebenenfalls überarbeitet werden, um den neuen Gegebenheiten gerecht zu werden. Nur so kann weiterhin Compliance sichergestellt und Betrug verhindert werden. Sinnvoll ist etwa die Einrichtung automatisierter regelbasierter Abläufe für Aufgabenbereiche wie Accounts Payable, Belegerfassung mittels optischer Zeichenerkennung und Abstimmung von Ausgabendaten.

Effektive Finanzverwaltung in hybriden Arbeitsumgebungen

In hybriden Modellen reichen Beschäftigte ihre Spesen nicht mehr notwendigerweise vor Ort im Büro ein. Anstatt auf ihre Rückkehr aus dem Homeoffice zu warten und Zahlungsverzögerungen, uneinheitliche Prozesse und damit letztlich Abstriche bei der Finanztransparenz zu riskieren, sind neue Herangehensweisen an das Spesenmanagement gefragt.

Finanzpolitik angemessen kommunizieren

Insbesondere in hybriden Arbeitsumgebungen steht und fällt alles mit der gewählten Kommunikationsstrategie. Dazu gehört die Umstellung auf einen zeitgemäßen Kommunikationsweg – sei es Projektmanagementsoftware, E‑Mail-Verkehr, Videotelefonie oder eine Mischung aus all diesen Optionen. Jedes Unternehmen muss den Ansatz finden, der zu ihm passt.

Sie haben den richtigen Kanal für Ihre Zwecke gefunden? Dann sollten Sie ihn nun nutzen, um Ihren Mitarbeitenden Inhalte und Änderungen Ihrer Ausgabenrichtlinien zu kommunizieren.

Wenn Sie Ihre Finanzpolitik und die damit verbundenen Erwartungen klar und deutlich vermitteln, schaffen Sie damit gleiche Voraussetzungen in der gesamten Belegschaft. Ob Budgetzuweisung oder Belegerfassung und ‑Einreichung: Dank konsistenter Kommunikation sind Ihre Mitarbeiteten bei allen Themen auf dem aktuellen Stand.

Kostenbewusste Unternehmenskultur fördern

Einsparungen lassen sich nur schwer erzielen, wenn Sie die Prioritäten einzelner Abteilungen nicht kennen. Damit unternehmensweite Sparinitiativen Erfolg haben, sollten Sie daher immer in die Schaffung eines Kostenbewusstseins investieren.

Beziehen Sie Mitarbeitende mit ein und ermutigen Sie sie, das Gespräch mit Lieferanten zu suchen und ihre Ideen für Ausgabenoptimierungen im Unternehmen zu teilen. Indem Sie Anreize schaffen, können Sie diese neue Strategie zusätzlich fördern und die Belegschaft von Anfang an ins Boot holen.

So unterstützt Payhawk zukunftssichere Hybridstrategien

Mit Payhawk haben Sie einen starken Partner an Ihrer Seite, der Ihre hybride Strategie fördert und Sie von manuellen Prozessen, die durch steigende Komplexität in hybriden Arbeitsumgebungen zunehmend zum Hindernis werden, befreit. Um nachhaltig das Geschäftswachstum anzukurbeln, sind Sie auf effiziente Prozesse angewiesen.

Auf dem Weg zu einer erfolgreichen hybriden Arbeitsumgebung ermöglicht Payhawk Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen:

1. Zentralisierte Ausgabenverwaltung

Payhawk bietet eine intelligente Plattform für die Ausgabenverwaltung, mit der Sie Firmenkarten, Accounts Payable, Rechnungsabstimmung und vieles mehr an einem zentralen Ort zusammenbringen.

Dank der Integration mit TravelPerk profitieren Sie von optimiertem Reisekostenmanagement und Ihre Mitarbeitenden von schnellen Spesengenehmigungen. Finanzverantwortliche haben die Möglichkeit, Anfragen auch außerhalb des Büros zu bearbeiten und Mitarbeitende können Ihre Belege ganz bequem über die App einreichen – beste Voraussetzungen für einen rundum reibungslosen Prozess.

2. Echtzeittransparenz über Finanzdaten

Mit der Ausgabenverwaltungssoftware von Payhawk erhalten Sie Echtzeiteinblicke in Ihre Unternehmensausgaben. So können Ihre Finanzteams Zahlungen mühelos überwachen, während sie getätigt werden, und Sie behalten den Überblick über den Cashflow. Dabei ist es egal, ob Mitarbeitende einen Kauf von zu Hause oder im Büro vornehmen – dank umfassender Transparenz haben Sie immer die volle Kontrolle.

3. Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen

Mit Payhawk profitieren Sie von direkten Integrationen mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen, die optimierte Finanzberichterstattung und nahtlose abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen. Das kann insbesondere beim hybriden Arbeiten zum entscheidenden Vorteil werden. Sind Ausgabendaten ordnungsgemäß synchronisiert, können alle Abteilungen auf eine einheitliche, belastbare Datengrundlage zurückgreifen, das Risiko menschlicher Fehler sinkt und die Betriebsabläufe werden agiler.

4. Ausstellung virtueller Karten mit einem Klick

Virtuelle Firmenkarten für Mitarbeitende lassen sich schnell und unkompliziert einrichten und bieten Schutz vor Betrug sowie Kartenverlust oder ‑Diebstahl. Als besonders praktisch erweist sich die flexible Ausstellung virtueller Karten, wenn sich Mitarbeitende an unterschiedlichen Standorten befinden. Für jede Karte lassen sich individuelle Ausgabenrichtlinien festlegen, sodass Sie Ihre Budgets immer im Blick behalten und präzise Geschäftsprognosen erstellen können.

5. Ortsunabhängige Festlegung von Ausgabenlimits

Dank umfassender Kontrollfunktionen können Teamverantwortliche individuelle Ausgabenlimits festlegen, Abhebungen am Geldautomaten einschränken und Karten sogar automatisch sperren, um Budgetüberschreitungen zu verhindern. Spesenspezifische Genehmigungsworkflows stärken die Handlungsfähigkeit und gleichzeitig die Verantwortlichkeit Ihrer Teams. Das Ergebnis: Geschäftsausgaben können leicht nachverfolgt und analysiert werden, unabhängig davon, ob es sich um eine Remote- oder Hybridumgebung handelt.

Fazit

Fest steht: Hybrides Arbeiten ermöglicht Beschäftigten wertvolle Flexibilität und fördert eine gesunde Work-Life-Balance. Gleichzeitig birgt es Potenzial für unternehmensweite Einsparungen und Optimierungen bei der Ausgabenverwaltung, mit dem Ziel, Mitarbeitende handlungsfähiger zu machen, isolierte Abteilungen zusammenzuführen und Skalierung zu vereinfachen.

Sie möchten wissen, wie Payhawk Sie bei der Optimierung Ihrer hybriden Arbeitsstrategie unterstützen kann? Buchen Sie eine Demo, um mehr zu erfahren.