Uitgaven beheren bij hybride werken

De hybride werktrends van 2023 en wat dit voor jouw bedrijf betekent

Hybride werken is een term die we sinds de pandemie in 2020 allemaal kennen. De term werd populair in januari 2021, nadat we gewend waren geraakt aan thuiswerken en langzaam weer naar kantoor gingen.

Uit recent onderzoek van TravelPerk verwacht dat werknemers fulltime op locatie werken. 40% van de werknemers werkt nu deels thuis en deels op kantoor.

Maar ondanks de vele voordelen heeft hybride werken ook nadelen. Hoe beheer je bijvoorbeeld de bedrijfskosten efficiënt als mensen niet op dezelfde plek werken?

De uitdagingen van hybride werken

Volgens het onderzoek van TravelPerk waarderen werknemers de volgende aspecten van hybride werken:

• 46% vindt het fijn om minder te hoeven reizen
• 27% zegt dat het beter is voor hun fysieke en mentale gezondheid
• 43% zegt dat ze een betere balans hebben tussen werk en privé

En wat zijn veelgehoorde klachten over hybride werken?

• 23% van de werknemers voelt zich minder verbonden met collega's
• 21% zegt behoefte te hebben aan meer persoonlijk contact
• 17% zegt dat de teamcommunicatie is afgenomen

Bedrijven moeten dus op zoek naar een goede balans. Werknemers waarderen de flexibiliteit, maar velen worstelen met gevoelens van isolatie, vervreemding en gebrek aan communicatie.

Goede communicatie met stakeholders is cruciaal voor duurzame bedrijfsgroei. Slechte communicatie heeft een domino-effect in organisaties en kan bij kostenbeheer leiden tot problemen zoals gebrek aan inzicht in uitgaven en snel oplopende kosten[1] [2]. En dat kan weer voor grote liquiditeitsproblemen zorgen.

Voor effectief kostenbeheer is het belangrijk om nauwkeurige financiële gegevens bij te houden, processen rondom uitgaven en kosten te stroomlijnen (ongeacht waar werknemers uitgaven doen) en te budgetteren en begroten om een concurrentievoordeel te behouden. Dit begint allemaal met betere communicatiestrategieën.

Hoe kostenbeheer hybride werken kan ondersteunen

Bij hybride werken wisselen werknemers steeds tussen thuis en op kantoor werken. Uit het onderzoek van TravelPerk bleek dat 22% van de werknemers minimaal drie keer per week op kantoor moesten zijn.

Met al dat heen en weer reizen is het belangrijk dat je goede procedures hebt om onkosten bij te houden. Met goede richtlijnen en ondersteunende tools hoef je niet te wachten tot er een leidinggevende op kantoor is om declaraties of betaalverzoeken goed te keuren. In plaats daarvan kun je een flexibele cloudoplossing gebruiken die zich aanpast aan de nieuwe manier van werken.

Wacht dus niet te lang met nadenken over hoe je kostenbeheer gaat inpassen in een hybride werkstructuur.

Hier zijn drie manieren waarop hybride werken impact heeft op uitgavenbeheer:

1. Aangepaste kostencategorieën - Bij hybride werken kopen werknemers vaak spullen voor hun thuiskantoor. Met specifieke kostencategorieën zorg je dat deze zakelijke kosten goed worden bijgehouden.

2. Een kans om kosten te verlagen - Veel bedrijven gebruiken het hybride model om kosten voor bijvoorbeeld energie en kantoorhuur te verlagen. Volgens gegevens van Fortune denkt 82% van de CFO's dat hybride werken een goedkoper bedrijfsmodel is.

3. Een nieuwe manier om kosten te beheren - Omdat teams deels thuis en deels op kantoor werken, moeten bedrijven hun beleid en procedures aanpassen om compliant te blijven en fraude te voorkomen. Het automatiseren van regelgebaseerde taken om menselijke interventie te minimaliseren is dus aan te raden, bijvoorbeeld voor de crediteurenadministratie, het inscannen van bonnetjes met OCR en de afstemming van uitgaven.

Financiën effectief beheren in een hybride werkomgeving

Bij hybride werken kun je er niet op rekenen dat werknemers declaraties op kantoor indienen. Wachten tot werknemers op kantoor zijn zorgt alleen maar voor vertragingen bij de terugbetaling en onsamenhangende processen leiden tot minder financieel inzicht.

Communiceer over financieel beleid

Communicatie is cruciaal, zeker in een hybride werkomgeving. Je moet op zoek naar nieuwe manieren om met elkaar in contact te blijven, zoals projectmanagementsoftware, e-mail, videogesprekken of een combinatie hiervan. Het is belangrijk om een aanpak te vinden die werkt voor jouw organisatie.

Als je eenmaal goede communicatiekanalen hebt gevonden, zorg dan dat iedereen op de hoogte is van het onkostenbeleid.

Door je financiële beleid en verwachtingen duidelijk te communiceren, weet iedereen waar hij of zij aan toe is: van hoe toegewezen budgetten werken tot hoe je bonnetjes kunt uploaden.

Stimuleer een kostenbewuste cultuur

Kosten besparen is lastig als je niet weet wat elke afdeling nodig heeft. Een kostenbewuste aanpak is daarom cruciaal voor bedrijfsbrede besparingsinitiatieven.

Moedig werknemers aan om te onderhandelen met leveranciers en hun ideeën voor het optimaliseren van uitgaven te delen. Een beloningssysteem kan helpen om werknemers meteen vanaf het begin enthousiast te maken.

Hoe Payhawk kan helpen met een solide hybridewerkbeleid

Payhawk ondersteunt hybride werken door handmatige processen te elimineren, die alleen maar complexer worden bij een hybride aanpak. Processen moeten efficiënt zijn om duurzame groei mogelijk te maken.

Hier zijn 5 manieren waarop Payhawk jouw bedrijf kan helpen als je overstapt op hybride werken.

1. Gecentraliseerd uitgavenbeheer

Breng zakelijke betaalkaarten, crediteuren, factuurverwerking en meer samen op één slim platform voor uitgavenbeheer.

Met een platform zoals Payhawk en een integratie met TravelPerk kun je je processen voor reiskostenbeheer stroomlijnen, zodat werknemers niet hoeven te wachten op goedkeuring. Managers kunnen uitgaven overal goedkeuren en werknemers kunnen bonnetjes gemakkelijk uploaden via de app.

2. Realtime inzicht in financiële gegevens

Onze software voor uitgavenbeheer geeft realtime inzicht in de uitgaven van je bedrijf. Zo kun je de cashflow gemakkelijk volgen voor maximale transparantie. Of werknemers nu thuis of op kantoor aankopen doen: je ziet de uitgaven meteen.

3. Integratie van uitgavenbeheer met ERP's en boekhoudsoftware

Payhawk integreert rechtstreeks met boekhoud- en ERP-systemen. Zo stroomlijn je de financiële rapportage en stimuleer je de samenwerking tussen afdelingen. Dat is vooral handig bij een hybride aanpak. Door alle uitgavendata te synchroniseren, werken alle afdelingen met dezelfde betrouwbare en actuele data, die bovendien minder menselijke fouten bevatten.

4. Virtuele kaarten aanmaken in één klik

Virtuele zakelijke betaalkaarten zijn snel te regelen voor werknemers en verkleinen de kans op fraude, verlies of diefstal. Virtuele kaarten zijn handig als werknemers op verschillende locaties werken. Per kaart kun je bestedingslimieten instellen, zodat je grip houdt op je budget. Dit maakt het makkelijker om zakelijke uitgaven te voorspellen.

5. Uitgavenlimieten instellen waar je ook bent

Geef teamleiders de mogelijkheid om bestedingslimieten in te stellen, geldopnames te blokkeren en zelfs kaarten automatisch te blokkeren om overbesteding te voorkomen. Maak goedkeuringsprocessen voor verschillende uitgaven, zodat teams zelfstandig geld kunnen uitgeven met een duidelijke verantwoording. Hierdoor zijn zakelijke uitgaven gemakkelijk te volgen en analyseren, of werknemers nu thuis of hybride werken.

Tot slot

Het is duidelijk dat hybride werken werknemers de nodige flexibiliteit geeft voor een betere balans tussen werk en privé. Bovendien kunnen bedrijven zo kosten besparen en hun uitgavenbeheer stroomlijnen. Dit versterkt de autonomie van werknemers, verbindt afdelingen met elkaar en maakt opschalen relatief eenvoudig.

Benieuwd hoe Payhawk jouw hybride werkomgeving kan ondersteunen? Boek een demo en ontdek het zelf.