Gardez le contrôle de vos dépenses, quelle que soit la taille de votre entreprise
Visualisez, approuvez et contrôlez tous les types de dépenses en temps réel, avec le niveau de contrôle adapté au fonctionnement de votre entreprise.
Découvrez comment maîtriser les dépenses de votre entreprise lors d'une démonstration personnalisée avec un spécialiste de la finance chez Payhawk.
Quand les dépenses se dispersent, vous en perdez la maîtrise
Les dépenses de l'entreprise sont réparties entre plusieurs types de flux : paiements par carte, factures fournisseurs, remboursements et abonnements. Chacun de ces flux suit son propre workflow. Le pouvoir de décision revient aux responsables budgétaires des différentes équipes, entités et sites.
Vous effectuez les rapprochements après coup, appliquez les politiques manuellement et comparez des rapports extraits de différents outils.
Choisissez le niveau de contrôle adapté à votre fonctionnement : utilisez des cartes avec des limites récurrentes préapprouvées ou soumettez les dépenses à un processus complet d'approbation en amont. Payhawk applique votre politique au moment de la dépense : impossible de contourner les règles ensuite en imputant l'achat à une mauvaise catégorie.
Comparez le budget aux dépenses réelles dès qu'une dépense est effectuée, par équipe, entité et catégorie. Payhawk signale les dépassements à tous les niveaux de votre compte de résultat, avant qu'ils ne deviennent des écarts budgétaires à justifier.
Centralisez toutes vos dépenses dans un système unique avec des contrôles intégrés. Payhawk réunit les paiements par carte, les factures, les notes de frais et les abonnements, puis synchronise les données associées avec votre ERP. Vous pouvez ainsi piloter l'ensemble des dépenses de l'entreprise.
Une plateforme connectée pour un contrôle total
Effectuez des paiements urgents le jour même. Les approbations, les limites et le principe du double contrôle restent en vigueur au moment du paiement : la rapidité n'ouvre pas la porte à la fraude. Vos fournisseurs sont payés dans les délais, selon vos conditions.
Gardez la maîtrise des dépenses dans toutes vos entités et implantations, quelle que soit la devise. Payhawk vous offre une vue en temps réel à tous les niveaux de votre compte de résultat multi-entité, afin que vous puissiez piloter les dépenses à l'échelle du groupe sans consolider les données manuellement.
Conservez votre environnement financier. Payhawk se synchronise avec votre ERP, y transmet les données de dépenses correctement imputées et effectue les rapprochements en temps réel. GDS Group a réduit de plus de 15 heures par mois le temps consacré à l'imputation des dépenses au bon budget.
Fini les relances manuelles pour les justificatifs, les approbations et les informations manquantes. Le Financial Controller AI Agent relance les membres de l'équipe directement sur la plateforme, dans Slack ou dans MS Teams. Il récupère aussi les justificatifs et les factures, dans le respect des validations humaines requises, et consigne ses actions dans un journal d'audit complet.
Des dépenses dispersées aux dépenses maîtrisées
FAQ
Non. Le contrôle des dépenses résulte d'une gestion unifiée des dépenses sur une même plateforme. Lorsque les cartes, les factures, les dépenses, les approbations et les budgets sont réunis sur cette plateforme et synchronisés avec votre ERP, vous ne perdez plus le contrôle d'un outil à l'autre.
Les entreprises perdent le contrôle lorsque les dépenses se dispersent entre les équipes, les entités et les outils plus vite que l'équipe financière ne peut les rapprocher.
Le pouvoir de décision est délégué aux responsables budgétaires, les approbations se dispersent dans Slack et les e-mails, et les erreurs d'imputation sont repérées trop tard pour être corrigées. En centralisant tous les types de dépenses dans un même système, vous gardez le contrôle en temps réel, même avec des volumes élevés et plusieurs entités.
Pour disposer d'une visibilité en temps réel, chaque transaction doit être enregistrée sur une même plateforme dès qu'elle a lieu. Les rapports exportés après coup ne suffisent pas. Avec les cartes, les factures, les notes de frais et les abonnements réunis dans un système unique synchronisé avec votre ERP, vous comparez le budget aux dépenses réelles, par équipe et par entité, dès qu'une dépense est effectuée.
Avec le contrôle en amont, vous soumettez les dépenses pour approbation avant qu'elles ne soient engagées, au moyen de demandes d'achat ou d'une approbation préalable. Le contrôle a posteriori permet d'engager des dépenses dans des limites prédéfinies, par exemple avec des cartes assorties de plafonds. Avec Payhawk, vous choisissez l'un ou l'autre modèle, ou une combinaison des deux, en définissant le niveau de contrôle sur une échelle de 0 à 100 selon le fonctionnement de chaque équipe.
Payhawk se synchronise directement avec les principaux systèmes ERP et comptables, notamment NetSuite, MS Business Central et SAP S/4HANA, et y transmet en temps réel les données correctement imputées. Les données de dépenses alimentent votre environnement existant. Aucune refonte n'est nécessaire.
Oui. Les équipes financières peuvent, depuis une seule plateforme, visualiser et contrôler les dépenses de plusieurs entités et sites, dans différentes devises. Vous pouvez piloter les dépenses sur l'ensemble du compte de résultat multi-entité, sans consolider les données manuellement.
Chaque transaction est accompagnée d'une piste d'audit complète, avec les approbations, les politiques et les justificatifs enregistrés automatiquement. Les actions de l'IA sont soumises à une confirmation humaine et consignées dans un journal d'audit complet. Payhawk détient des certifications telles que SOC 2 Type 2, ISO 27001 et PCI DSS niveau 1. La liste des certifications en vigueur est publiée sur le portail de confiance Payhawk.
Les dépenses sous gestion représentent la part des dépenses totales de l'entreprise gérée dans un système unique avec des contrôles intégrés, plutôt que dispersée entre différentes cartes, différents outils et des processus manuels. Plus cette part est importante, plus vous pouvez visualiser, approuver et contrôler votre budget en temps réel.