Hoe voldoe je aan de rapportagenorm voor ESG?

In ons recente webinar, De rol van het financiële team in ESG: hoe bereid je je bedrijf voor?, spraken Payhawks CFO Konstantin Dzhengozov en Director of Product Engineering Robbie Hadfield met experts Veroniki Zerva van Accounting for Sustainability (A4S) en David Wray van de International CFO Alliance. Zij deelden belangrijke inzichten in het vereenvoudigen van de ESG-rapportage voor financiële teams, waarbij de nadruk lag op:

• Hoe de planningsprocessen voor de 2024-cyclus te stroomlijnen
• Hoe de belangrijkste ESG-factoren te identificeren voor duurzame risicobeoordeling
• Hoe efficiënte werkwijzen te implementeren om ESG-planning te versnellen

In dit artikel worden enkele van de belangrijkste inzichten op een rijtje gezet en tips gegeven voor de start van je rapportagetraject.

Wat is ESG?

ESG-rapportages helpen je bedrijf om transparanter te zijn over de geboekte vooruitgang in milieuduurzaamheid en corporate governance-doelstellingen. Net als een jaarverslag of andere bedrijfsinformatie, dient het ESG-rapport als een communicatiemiddel, waarmee je informatie verspreid onder werknemers, investeerders en regelgevende instanties.

Waarom ESG-scores en -standaarden belangrijk zijn

Nu ESG-kenmerken steeds belangrijker worden voor werknemers, consumenten en investeerders (82% van de investeerders in de leeftijdsgroep 18-34 jaar zegt bereid te zijn "een duit in het zakje te doen" om ethische investeringen te ondersteunen), zijn organisaties begonnen met het formaliseren van de manier waarop ze scoren, rapporteren en communiceren.

De introductie van CSRD betekent dat investeerders en andere belanghebbenden nu makkelijker toegang hebben tot relevante informatie, zodat ze investeringsrisico's met betrekking tot ESG en duurzaamheid beter kunnen beoordelen. Natuurlijk betekent de rapportage ook dat je als bedrijf de impact van je bedrijf kunt beoordelen en prioriteit kunt geven aan nieuwe initiatieven om zaken als milieuschade te verminderen en ethische besluitvorming te verbeteren.

Tips van experts ter voorbereiding op ESG-rapportage

Voordat we ons gaan verdiepen in de details van ESG-rapportage, volgen hier een aantal van de belangrijkste aanbevelingen van Veroniki Zerva:

1. Controleer wat op jouw bedrijf van toepassing is
2. Beoordeel wat belangrijk kan zijn voor je organisatie
3. Analyseer de hiaten in rapportage en openbaarmaking
4. Beoordeel de volwassenheid van je controleomgeving voor het vastleggen van duurzaamheidsinformatie
5. Vorm processen voor rapportages om zodat bovenstaande erin terugkomt

Bekijk ons on-demand webinar en leer meer over dit onderwerp.

Wat zijn de vereisten voor de rapportage?

Wie?

Er zijn verschillende organen, raden en andere organisaties betrokken bij het opstellen en uitrollen van regelgeving rondom ESG. Hier zijn enkele van de belangrijkste feiten, mensen en cijfers om te onthouden:

• In januari 2023 heeft de Europese Raad van de EU de Corporate Sustaining Reporting Directive (CSRD) geparafeerd. Deze richtlijn creëert wetgeving rond ESG-vereisten en breidt het aantal bedrijven uit dat moet rapporteren over ESG- en duurzaamheidskwesties.
• Juli 2023: De Europese standaarden voor duurzaamheidsverslaglegging verplichten bedrijven om duurzaamheidsinformatie te controleren. Deze standaarden zijn sterk gekoppeld aan lopende initiatieven van de Europese Commissie, maar bouwen ook voort op internationale wetgeving en "stellen de structuur en de eisen voor het openbaar maken vast waarover organisaties zoals banken en verzekeringsmaatschappijen moeten rapporteren als ze onder het toepassingsgebied vallen".
• De CSRD-rapportageregels zullen van toepassing zijn op de meeste bedrijven die in de EU zijn genoteerd, grote dochterondernemingen van niet-EU-bedrijven en bedrijven met een omzet van meer dan €150 miljoen binnen de eurozone.
• CSRD is ook een essentieel onderdeel geworden van het Sustainable Finance Action Plan (SFAP). Het SFAP is een "beleidsdoelstelling van de EU ter bevordering van duurzame investeringen" en heeft betrekking op een breed scala aan financiële en vastgoedbedrijven.

Wat?

Bij het ontwikkelen van een complete ESG strategie, moet je een business case opstellen die duurzaamheid tot een van de pijlers van je bedrijf maakt. Dit houdt in dat je een materialiteitsmatrix opstelt met de belangrijkste onderwerpen en indicatoren die je significante ESG-impact weerspiegelt, waaronder Scope 3. Zorg ervoor dat je strategie gebieden omvat die de beoordelingen en beslissingen van belanghebbenden aanzienlijk beïnvloeden en stem deze af op duurzame praktijken.

85% van het MKB wil de kosten van zijn uitstoot beter begrijpen en beheersen volgens Lune, een bedrijf voor koolstofboekhouding en -compensatie. Natuurlijk spelen Scope 3-emissies hier een noodzakelijke (maar ingewikkelde) rol.

Erik Stadigh, mede-oprichter bij Lune, zegt:

"Scope 3-emissies zijn ongetwijfeld ingewikkelder dan scopes 1 en 2. Toch is het aanpakken van deze emissies essentieel, omdat ze je helpen bij de samenwerking met leveranciers en peers om een nog grotere, positievere impact te creëren. Als je streeft naar netto nul, dan is het minimaliseren van deze emissies essentieel voor je reis."

Waar?

De ESG-rapportage vereist dat bedrijven in de EER in 2025 gegevens publiceren die vanaf 2024 zijn verzameld. Dit heeft gevolgen voor bedrijven met meer dan 500 werknemers, wat neerkomt op ongeveer 50.000 bedrijven in de EER. Het heeft ook gevolgen voor bedrijven buiten de EER als ze in de EER gevestigde entiteiten hebben; in de VS bijvoorbeeld zal het naar verwachting gevolgen hebben voor +2000 bedrijven.

Wanneer?

De rapportagevereisten zijn van kracht in het boekjaar 2024/25.

Hoe voldoe je aan de rapportagenorm?

Onderstaande zes stappen kun je zetten om te voldoen aan de rapportagenorm voor ESG (Environmental, Social, and Governance):

1. ESG-rapportage begrijpen: Zorg dat je op de hoogte bent van alle ins en outs van ESG-rapportage en onderzoek hoe de rapportage over risico's en activiteiten eruitziet voor de verschillende onderdelen van je bedrijf.
2. Identificeer relevante raamwerken: Beoordeel welk ESG-rapportagekader het beste past bij de doelstellingen van je bedrijf en markt waarin je opereert.
3. ESG-gegevens verzamelen (experts inschakelen): Verzamel informatie over bestuurlijke, sociale en milieufactoren. Hier raden we aan om software te gebruiken die je helpt om de gegevens zo efficiënt mogelijk te verzamelen. De software van Payhawk voor uitgavenbeheer omvat een aantal belangrijke onderdelen die je hierbij kan helpen, waaronder het schatten van de CO2-impact van kaartuitgaven (met onze partner Lune) en het vastleggen van moeilijk te kwantificeren Scope 3 leveranciersgegevens
4. Rapporteren en openbaar maken: ESG-rapportage opstellen die voldoen aan de richtlijnen van het gekozen raamwerk en de ESG-prestaties, -initiatieven en -risico's transparant en beknopt presenteren.
5. Betrek belanghebbenden: Betrek belanghebbenden bij het opstellen van ESG-rapportage.
6. Gegevensbeheer: Het verbeteren van procedures voor gegevensbeheer is noodzakelijk om de betrouwbaarheid en juistheid van ESG-gegevens te garanderen, wat essentieel is voor geloofwaardigheid en naleving.

David Wray voegt hieraan toe:

"Wanneer we aan CSRD denken, aan waar we naartoe gaan, en welke invloed we direct hebben... Dan is het niet altijd handig om te zeggen 'trek je terug uit de samenwerking met deze leverancier' wanneer hij niet voldoet aan je standaarden, maar eerder te kijken naar hoe je kunt helpen om hen over te laten stappen naar meer duurzame modellen."

Waarom een kloofanalyse belangrijk is en wat je daarna moet doen

Zoals Veroniki Zerva omschrijft:

“Een kloofanalyse helpt je te bepalen wat je al hebt en wat je moet doen om de kloof te dichten.”

De analyse helpt bij het vergelijken van je huidige prestaties met je verwachtingen en wensen. Het stelt je in staat om discrepanties tussen je rapportering en verwachtingen te identificeren en een actieplan op te stellen om deze discrepanties weg te werken.

Wanneer je wordt geconfronteerd met nieuwe rapportagevereisten, kun je de neiging hebben om er overhaast mee aan de slag te gaan zonder een grondige beoordeling uit te voeren. Het is belangrijk om eerst een stap terug te doen en de toeleverings- en waardeketens beter te begrijpen.

Meer informatie nodig over kloofanalyse, materiaalgaranties en meer? Bekijk ons duidelijke on-demand webinar met belangrijke inzichten en strategieën van experts uit de sector en maak je klaar om door de complexiteit van ESG-rapportage te navigeren.