OCR-Scanner
Payhawk is uitgerust met een zogeheten OCR-scanner. Die is in staat om teksten op een foto te lezen en om te zetten in tekst zodat dit niet meer handmatig hoeft worden ingevuld in bijvoorbeeld een Excel-bestand. Dat neemt de financiële afdeling veel werk uit handen. En het fysieke betaalbewijs kan daarna worden weggegooid. Meteen wordt duidelijk hoeveel btw is betaald en om welk percentage het gaat. En omdat het platform te integreren is in allerlei ERP- en boekhoudsystemen, kunnen de gegevens direct verwerkt worden. “Dat werkt veel sneller dan bij systemen van gangbare betaalkaarten”, zegt Jansen. “Bij traditionele banken en creditcardbedrijven krijg je maandelijks een overzicht waarmee financials aan de slag kunnen. Bij ons platform heeft de financiële afdeling realtime inzicht in wat er wordt uitgegeven en door wie.”
"Bij ons platform heeft de financiële afdeling realtime inzicht in wat er wordt uitgegeven en door wie.”
Maar wat als een medewerker door omstandigheden zijn limiet heeft verbruikt en toch nog een betaling moet doen? “Uit eigen zak betalen hoeft dan echt niet”, verzekert Jansen. “De betaling kan dan niet met de kaart worden gedaan, maar het is wel makkelijk om snel via de app een aanvraag in te dienen voor meer fondsen op de kaart. Dat verzoek kan realtime behandeld worden door de verstrekker en zo kan dan, in de meeste gevallen, de betaling toch met de kaart plaatsvinden.” De CFO kan trouwens ook instellen wie bevoegdheid heeft om die verzoeken goed te keuren.
Online betalingen
De betaalkaart kan ook voor een ander doel worden ingezet, betoogt Jansen. Bedrijven hebben veel terugkerende uitgaven die online betaald moeten worden. Dat kunnen softwareabonnementen zijn, maar ook marketingovereenkomsten bij online bedrijven als Google of Meta. Het probleem daarbij is dat vaak het overzicht ontbreekt. De alles-in-één-oplossing van Payhawk voor het beheer van betaalkaarten en het verwerken van administratie scheelt ook bij deze vorm van onkostenverwerking een hoop tijd voor de financiële afdeling, en daar zijn veel CFO’s blij mee, merkt Jansen.
Bij veel bedrijven staat de financiële afdeling onder druk. Er is steeds meer werk dat door steeds minder mensen gedaan dient te worden. “Er zijn simpelweg niet genoeg mensen”, zegt hij. “Deze oplossing zorgt voor efficiëntie. Alles is realtime geïntegreerd. Er is veel meer controle over de uitgaven via betaalkaarten. Bovendien kan het systeem worden uitgebreid met een speciale module voor declaraties en inkoopfacturen.”
Payhawk is lonend als er veel werknemers binnen een organisatie uitgaven doen met betaalkaarten, of als er veel online-transacties plaatsvinden. Het bedrijf heeft de onkostenadministratie realtime in beheer en vanwege de compatibiliteit worden veel gerelateerde administratieve processen ook nog eens eenvoudiger. Denk bijvoorbeeld aan het terugvragen van btw. Omdat alles via het platform snel beschikbaar is, kan een financiële afdeling sneller de btw-teruggave regelen en ook dat zorgt voor een aanzienlijke kostenbesparing. “Een van onze klanten vertelt dat ze het financieel maandoverzicht veel sneller rond hebben”, zegt Jansen. “En het mooie is dat ze door gestroomlijnder te werken één van de medewerkers kunnen vrijspelen voor de verkoopafdeling.”
Ben je benieuwd wat Payhawk voor jouw organisatie kan betekenen? Boek gauw een demo in met Kwint Jansen of één van onze andere specialisten.