In gesprek met: Kwint Jansen, Spend Management Specialist bij Payhawk

Disclaimer: dit artikel is origineel verschenen op FM.nl

“Medewerkers worden door hun werkgevers weer naar beurzen en congressen gestuurd en gaan vaker op reis”, zegt Jansen. De administratieve verwerking en uitbetaling van onkosten zorgt op veel financiële afdelingen voor hoofdbrekens. Medewerkers moeten vaak kosten die ze maken voorschieten en formulieren invullen over hun uitgaven. Daarbij horen natuurlijk betaalbewijzen, maar die raken soms zoek of zijn er gewoonweg niet. De verwerking van die formulieren en daarna het uitbetalen van de declaraties neemt veel tijd in beslag waardoor CFO’s de grip op uitgaven van hun medewerkers verliezen. Of erger: er kunnen fouten ontstaan in de administratie.

“En CFO’s houden niet van fouten”, weet Jansen. “Juist in het traditionele systeem zoals we dat nu bij veel organisaties zien, is de kans daarop erg groot.” Dat komt volgens de uitgavespecialist omdat er met verschillende op zichzelf staande systemen wordt gewerkt. “Er zijn diverse partijen bij betrokken en daardoor ontbreekt structuur.” Een alles-in-één platform voor onkostenbeheer zoals Payhawk dat heeft ontwikkeld zorgt daar wel voor. CFO’s hebben realtime inzicht in onkosten die medewerkers voor de organisatie maken. Bovendien is de bewijslast goed geregeld via het platform. Het openbaar maken van bonnetjes en declaraties wordt vaak bemoeilijkt omdat er geen inzicht of controle is over die uitgaven. Met Payhawk kan dat wel. Komt er een audit, dan ben je als CFO altijd in controle.

Controle over uitgaven

Payhawk werkt met een betaalkaart waarmee medewerkers betalingen kunnen doen. CFO’s zijn vaak huiverig om hun mensen te voorzien van een betaalkaart, maar volgens Jansen is dat bij Payhawk geen issue. “Het systeem is juist opgebouwd om allerlei onzekerheden weg te nemen. Werkgevers kunnen de betaalkaart per medewerker instellen. Zo hebben ze controle over de uitgaven”, legt hij uit. “Er kan van tevoren een limiet worden ingesteld. Dat kan een daglimiet zijn of een maandbudget. Maar er kan ook een eenmalig bedrag beschikbaar worden gemaakt.” Verder kunnen er nog allerlei andere zaken worden toegewezen. Mag iemand met de pas contant geld opnemen? Mag de kaarthouder online betalingen doen? “De CFO kan dus vooruit bepalen waaraan de werknemer geld uit kan geven en ook nog tot welke bedragen hij of zij kan gaan.” Dat is volgens Jansen de perfecte manier om onkosten beheersbaar te houden.

Vanzelfsprekend dienen de bezitters van zo’n kaart hun uitgaven wel te kunnen verantwoorden. Gaat dat normaal via het invullen van formulieren en het kopiëren van bonnetjes; via het platform en de bijbehorende app van Payhawk is dat niet meer nodig. Als er iets betaald is, krijgt de kaarthouder via de app een notificatie met de melding dat de transactie is verwerkt. Ook wordt er gevraagd een bonnetje in te scannen. Dat kan door een foto te maken. “Het handige daarvan is dat het bonnetje meteen aan de transactie wordt gehangen”, zegt Jansen. “De bewijslast is geregeld en de financiële afdeling kan met het bonnetje of betaalbewijs aan de slag.”

OCR-Scanner

Payhawk is uitgerust met een zogeheten OCR-scanner. Die is in staat om teksten op een foto te lezen en om te zetten in tekst zodat dit niet meer handmatig hoeft worden ingevuld in bijvoorbeeld een Excel-bestand. Dat neemt de financiële afdeling veel werk uit handen. En het fysieke betaalbewijs kan daarna worden weggegooid. Meteen wordt duidelijk hoeveel btw is betaald en om welk percentage het gaat. En omdat het platform te integreren is in allerlei ERP- en boekhoudsystemen, kunnen de gegevens direct verwerkt worden. “Dat werkt veel sneller dan bij systemen van gangbare betaalkaarten”, zegt Jansen. “Bij traditionele banken en creditcardbedrijven krijg je maandelijks een overzicht waarmee financials aan de slag kunnen. Bij ons platform heeft de financiële afdeling realtime inzicht in wat er wordt uitgegeven en door wie.”

"Bij ons platform heeft de financiële afdeling realtime inzicht in wat er wordt uitgegeven en door wie.”

Maar wat als een medewerker door omstandigheden zijn limiet heeft verbruikt en toch nog een betaling moet doen? “Uit eigen zak betalen hoeft dan echt niet”, verzekert Jansen. “De betaling kan dan niet met de kaart worden gedaan, maar het is wel makkelijk om snel via de app een aanvraag in te dienen voor meer fondsen op de kaart. Dat verzoek kan realtime behandeld worden door de verstrekker en zo kan dan, in de meeste gevallen, de betaling toch met de kaart plaatsvinden.” De CFO kan trouwens ook instellen wie bevoegdheid heeft om die verzoeken goed te keuren.

Online betalingen

De betaalkaart kan ook voor een ander doel worden ingezet, betoogt Jansen. Bedrijven hebben veel terugkerende uitgaven die online betaald moeten worden. Dat kunnen softwareabonnementen zijn, maar ook marketingovereenkomsten bij online bedrijven als Google of Meta. Het probleem daarbij is dat vaak het overzicht ontbreekt. De alles-in-één-oplossing van Payhawk voor het beheer van betaalkaarten en het verwerken van administratie scheelt ook bij deze vorm van onkostenverwerking een hoop tijd voor de financiële afdeling, en daar zijn veel CFO’s blij mee, merkt Jansen.

Bij veel bedrijven staat de financiële afdeling onder druk. Er is steeds meer werk dat door steeds minder mensen gedaan dient te worden. “Er zijn simpelweg niet genoeg mensen”, zegt hij. “Deze oplossing zorgt voor efficiëntie. Alles is realtime geïntegreerd. Er is veel meer controle over de uitgaven via betaalkaarten. Bovendien kan het systeem worden uitgebreid met een speciale module voor declaraties en inkoopfacturen.”

Payhawk is lonend als er veel werknemers binnen een organisatie uitgaven doen met betaalkaarten, of als er veel online-transacties plaatsvinden. Het bedrijf heeft de onkostenadministratie realtime in beheer en vanwege de compatibiliteit worden veel gerelateerde administratieve processen ook nog eens eenvoudiger. Denk bijvoorbeeld aan het terugvragen van btw. Omdat alles via het platform snel beschikbaar is, kan een financiële afdeling sneller de btw-teruggave regelen en ook dat zorgt voor een aanzienlijke kostenbesparing. “Een van onze klanten vertelt dat ze het financieel maandoverzicht veel sneller rond hebben”, zegt Jansen. “En het mooie is dat ze door gestroomlijnder te werken één van de medewerkers kunnen vrijspelen voor de verkoopafdeling.”

Ben je benieuwd wat Payhawk voor jouw organisatie kan betekenen? Boek gauw een demo in met Kwint Jansen of één van onze andere specialisten.