5 redenen om over te stappen van traditionele betaalkaarten naar een slimme betaaloplossing

Hoe werken traditionele betaalkaarten?

We weten allemaal hoe handig creditcards kunnen zijn. Met een zakelijke creditcard kun je, net als met een privé-creditcard, op veel plekken je aankopen doen. Denk aan vliegreizen en hotelovernachtingen boeken, een auto huren, online aankopen doen en abonnementen afsluiten. Ook tijdens beursbezoek of -deelname is zo’n kaart erg handig.

Al je aankopen zijn dikwijls direct verzekerd tegen diefstal, beschadiging en verlies. De kosten die je maakt met je creditcard worden één keer per maand van je zakelijke rekening afgeschreven, waardoor je dus nooit kampt met te weinig saldo op je zakelijk rekening. Zeker wanneer mensen voor hun werk veel naar het buitenland reizen, is een traditionele creditcard zoals een Master- of Visa card haast onmisbaar. Kopen op krediet en later betalen geeft vrijheid en flexibiliteit.

Het lijkt dus niet onlogisch dat als oplossing voor zakelijk uitgavenbeheer in groeiende organisaties vaak voor verstrekking van zakelijke creditcards aan personeelsleden wordt gekozen. Dat men over het verstrekte krediet natuurlijk wel een rentevergoeding moet betalen, neemt menig groeiend bedrijf voor lief. Bovendien hebben veel creditcards, zeker internationaal gezien, een beperkte acceptatiegraad. Dat leidt ertoe dat werknemers bedragen alsnog uit eigen zak moeten voorschieten en vervolgens declaraties moeten indienen. En dat terwijl veel organisaties juist zo graag van deze out-of-pocket-kosten af willen.

Wij noemen nog 5 andere redenen om over te stappen van traditionele bankkaarten naar slimme betaalkaarten, ondersteund door uitgavenbeheer software.

Waarom overstappen van traditionele betaalpassen naar een slimme betaaloplossing?

Juist in de fase waarin de organisatie transformeert van startup naar scaleup, is het essentieel dat de business zo weinig mogelijk wordt belemmerd. Flexibiliteit is ‘key’ wat betekent dat medewerkers noodzakelijke uitgaven snel en moeiteloos moeten kunnen doen. De bijbehorende bureaucratie die over het algemeen samenhangt met de verantwoording van uitgaven via traditionele betaaloplossingen zijn natuurlijk totaal niet flexibel en de tijd die medewerkers hieraan kwijt zijn, kunnen ze dus wel beter gebruiken.

Tegelijkertijd wil de Finance-afdeling vanzelfsprekend wel enige grip houden op het uitgavenbeheer. Bovendien is de beschikbaarheid en correctheid van actuele financiële informatie in deze groeifase essentieel.

Juist daarom is het van belang om over te stappen op een slimme betaaloplossing. Zo’n oplossing zoals onder andere Payhawk die biedt, bestaat uit een breed geaccepteerde zakelijke betaalkaart die gekoppeld is aan slimme software-apps die het proces van uitgavenbeheer op allerlei gebieden vergemakkelijken.

Stap over om onder andere de volgende redenen:

1: Slimme betaaloplossingen bieden veiligheid

Een slimme betaaloplossing bestaande uit een zakelijke betaalkaart als alternatief voor een traditionele creditcard, die gekoppeld is aan slimme software voor uitgavenbeheer, zorgt voor optimale controle en zichtbaarheid. Doordat kaartuitgifte ook via deze software verloopt, is er altijd actueel overzicht over wie welke kaart gebruikt.

De slimme software constateert zelf automatisch onvolkomenheden. Op die manier wordt de kans op fraude met bedrijfsuitgaven tot een minimum beperkt. Vinden er toch verdachte activiteiten plaats, dan kan een slimme kaart met enkele muisklikken worden geblokkeerd. Zoveel veiligheid bieden traditionele betaalkaarten niet.

2: Volledige flexibiliteit in uitgavenbeheer

Regels omtrent uitgaven kunnen met behulp van de slimme software voor uitgavenbeheer worden ingesteld per persoon, per team of per afdeling. Wie, wat mag uitgeven en in welke mate, kan volledig op maat worden vastgelegd. Door middel van standaard of zelf te ontwerpen goedkeuringsworkflows kunnen gebruikers razendsnel geld- en betaalverzoeken laten accorderen. Kennis van het uitgavenbeleid bij medewerkers is niet per se nodig, het beleid wordt immers direct in het uitgavenbeheersysteem zelf geborgd.

Kaartlimieten en betaalmogelijkheden kunnen vanzelfsprekend ook per persoon, projectgroep of afdeling volkomen ‘agile’ worden gedefinieerd. De uitgifte van de slimme kaarten is in een handomdraai geregeld. Probeer dat maar eens te regelen met een traditionele zakelijke betaalkaart.

3: Betere kostenbeheersing

De slimme software is erop gericht om de uitgaven door werknemers beter onder controle te houden, zonder dat dit veel administratieve rompslomp vergt. Onwenselijke dubbele abonnementen en afwijkingen op het vastgelegde inkoopbeleid worden direct automatisch gedetecteerd. Deze functie bespaart finance-medewerkers veel analysewerk en helpt hen veel sneller om vervolgacties te ondernemen wanneer betaalgedrag uit de pas loopt.

Daarnaast genereert de software voor uitgavenbeheer op basis van de betaalgegevens op ieder gewenst moment rapportages en analyses. Hiermee kan men het uitgavenbeleid verder vorm geven en het efficiënter en effectiever maken. Gebruikt men traditionele bankkaarten dan ontbreekt dit inzicht omdat de transacties slechts 1 keer per maand in bulk worden afgeschreven.

4: Mogelijkheden tot vergaande ICT-integraties

Payhawk’s uitgavensysteem met slimme software blinkt uit qua mogelijkheden op het gebied van integratie met verschillende ERP- en boekhoudsystemen. Die naadloze integratie zorgt ervoor dat:

• Geen handmatige upload van betaalgegevens meer nodig is;
• De maandafsluiting met automatische reconciliatie razendsnel geregeld wordt;
• Accountoverzichten, projecten, Btw-codes en meer vanuit je boekhoudsysteem naar Payhawk kunnen worden geupload (2-way-integratie).

Dergelijke geavanceerde integratiemogelijkheden kunnen bovendien op maat worden ontwikkeld voor optimale afstemming en real-time inzicht. Maakt men gebruik van traditionele betaalsystemen dan leidt dat dikwijls juist tot vergaande administratieve complexiteit.

5: Tijdsbesparing en efficiëntie

Administratieve rompslomp rondom uitgavenbeheer komt iedere finance professional wel de keel uit. Voor wat betreft het invoeren van bedrijfsuitgaven, bonnetjes en dergelijke worden de medewerkers met de betaaloplossing van Payhawk allereerst sterk ontlast doordat handmatige invoer van 90% van de gegevens niet meer nodig is. Dat komt door de hoogwaardige OCR technologie als onderdeel van onze software. Die herkent zelfs tekst van ingescande nota’s en vult de invoervelden vooraf met de juiste gegevens. Dat maakt het proces van uitgavenverantwoording veel minder arbeidsintensief en minder foutgevoelig.

Ook verreweg de meeste processen waarvoor de verantwoordelijkheid bij het financiële team ligt, worden geautomatiseerd. Zo worden kosten m.b.v. OCR automatisch gecategoriseerd en facturen automatisch verwerkt. En zoals al eerder gezegd, ook het uitvoeren van vergaande analyses om het beleid te kunnen bijsturen geschiedt grotendeels vanzelf.

Het resultaat is enerzijds dat medewerkers op de wekvloer zich op hun kerntaken kunnen richten, namelijk op het bijdragen aan de groei van de onderneming. Anderzijds leidt het tot een finance-afdeling die zelfs met beperkte bezetting het werk omtrent uitgavenbeheer goed af kan. Dat is heel wat anders dan een organisatie met een traditionele vorm van uitgavenbeheer, waar de omvang van de Finance-afdeling vaak groter is om de beheersing in goede banen te kunnen leiden.

"Eén ding dat we hebben geleerd van Payhawk? Dat het einde van de maand niet meer dan vijf dagen hoeft te duren. We hebben onze maandafsluiting gehalveerd van tien naar slechts vijf dagen."

Carolina Einarsson
Finance Director - Essentia Analytics

Conclusie

Gebruikt men traditionele betaalkaarten dan blijft de noodzaak tot het maken van out-of-pocketkosten vaak bestaan. Bovendien wegen de voordelen van het gemak van zulke kaarten niet op tegen het verlies aan controle op bedrijfsuitgaven.

De introductie van slimme betaalsystemen zoals die van Payhawk, waarbij een breed geaccepteerde zakelijke betaalkaart wordt gekoppeld aan slimme software voor uitgavenbeheer, biedt hiervoor echter een oplossing. Dit zorgt voor de mogelijkheid van maatwerk in uitgavenbeheer, volledige beheersing zonder dat dit leidt tot een inefficiënte en bureaucratische organisatie. Het is een geweldig geavanceerd alternatief voor een zakelijke creditcard.

Voordat je Payhawk omarmt als dé nr.1-oplossing op het gebied van uitgavenbeheer, wil je vast eerst weten hoe ons systeem in de praktijk ervaren wordt. Onze klanten vertellen je daar graag zelf meer over. Vraag bovendien vrijblijvend een demo aan waaruit ook duidelijk zal worden dat je de juiste oplossing voor uitgavenbeheer nu echt gevonden hebt.