Wie in unserem Artikel über die wichtigsten Punkte der Neufassung der GoBD schon erwähnt, steht das Kürzel für einen sehr langen Begriff: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dieses Regelwerk hat Ende 2014 die früheren GoBS und GDPdU des BFMs abgelöst. Im November 2019 erschien auch die Neufassung der GoBD. Mit der GoBD Checkliste können Sie schnell prüfen, ob eine Software den Anforderungen entspricht.
Die GoBD nochmal in Kürze
Die GoBD kann als eine Hilfestellung zur ordnungsmäßigen Buchführung durch Softwaresysteme betrachtet werden. Besonders wichtig zu beachten sind dabei die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht. Das bezieht sich auf jeden Schritt der Buchhaltung; die Verarbeitung und Aufbewahrung der digitalen Dokumente, die Buchung und die Dokumentation von Geschäftsvorfällen. Hinzu kommt noch die umfassende Verfahrensprotokollierung aller involvierter Personen und Techniken und die Dokumentation der Funktionstrennung im Betrieb durch ein internes Kontrollsystem.
Keine Sorge, das klingt komplizierter als es ist. Um Ihnen einen besseren Überblick zu verschaffen haben wir hier eine Checkliste mit den 15 Kriterien für eine Software im Sinne der GoBD zusammengestellt.
15 Kriterien, die eine GoBD-konforme Software erfüllen sollte
1. Sichere Aufbewahrung
Digitalisierte Belege und Rechnungen werden auf dedizierten Servern in Deutschland unter deutschem Datenschutzrecht gespeichert. Die Daten bleiben der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gerecht erhalten.
2. Unveränderbarkeit der Versionshistorie
Ein Beleg wird mit vollständiger Versionshistorie hochgeladen und gespeichert. Das Original bleibt in Papierform erhalten. Es gibt hier allerdings Ausnahmen, bei denen Sie den Papierbeleg mit dem gescannten, oder mittlerweile auch abfotografierten Beleg vollkommen ersetzen können. Sprich, wenn der Scanprozess wohl dokumentiert ist und originalgetreu gespeichert wird, kann bzw. muss die Papierform in den Müll wandern. Sprechen Sie uns diesbezüglich an.
3. Unverlierbarkeit
Sie können die Berechtigungseinstellungen für hochgeladene Dokumente und elektronische Informationen so gestalten, dass diese nie wieder gelöscht werden können
4. Vollständigkeit
Eine GoBD-konforme Software unterstützt die Archivierung und Verknüpfung von E-Mails mit den zugehörigen Geschäftsvorfällen. Das ist besonders wichtig für die lückenlose Dokumentation und das Verständnis von steuerrelevanten Vorgängen. Besonders praktisch sind hierbei Outlook-Plugins, mit denen Sie wichtige Mails (mit oder ohne Anhang) direkt an die Buchhaltungssoftware oder das ERP-System übermitteln können. Nicht nötig ist die Archivierung bei Mails, die lediglich ein elektronischer Briefumschlag für eine Rechnung oder ähnlichem sind.
5. Nachvollziehbarkeit
Jeder Schritt wird übersichtlich und lückenlos in der Software an der Rechnung oder dem Beleg protokolliert, bis hin zur abschließenden Buchung.
6. Auffindbarkeit
Alle Informationen lassen sich leicht finden, indem Sie eine Volltextsuche starten oder die Drill-Down-Funktion nutzen.
7. Ordnung
Sie müssen die Unterlagen ordentlich und eindeutig identifizierbar im System abgelegt. Das ist ganz wichtig für die GoBD Checkliste.
8. Zeitgerechte Erfassung
Belege oder Rechnungen, die Sie über einen Scanner oder das Smartphone in die Software hochladen, gelten direkt als erfasst. Wenn Sie unterwegs sind helfen mobile Apps bei der Bearbeitung.
9. Zeitgerechte Buchung
Buchungen können Sie dank Kontierungsassistenten und den dokumentierten Informationen relevant für die jeweilige Buchung, schnell und einfach erledigen. Auch bei Ausfall der zuständigen Person sollen die Zugriffsrechte sofort auf eine Vertretung angepasst werden können.
10. Tägliche Kassenführung
Hier gilt: Keine Buchung ohne Beleg. Und das jeden Tag. Mit einer Kassensoftware ist das kein Problem. Jede Kassenbewegung kann durch den buchungsbegründenden Beleg sofort zugeordnet werden, teilweise erleichtert durch vordefinierte Bewegungen.
11. Jederzeitige Kassensturzfähigkeit
Die Software ermöglicht es, jederzeit den Sollbestand der Kasse mit nur einem Klick abzurufen.
12. Maschinelle Auswertbarkeit
Mit einer Auswahl an Funktionen können Sie in Echtzeit Berichte erstellen und so jedem Wirtschaftsprüfer alles, was er wissen muss, darlegen.
13. Datenzugriff der Finanzbehörde
Wenn eine Steuerprüfung vor der Tür steht, bekommt die Finanzverwaltung Datenzugriff. Ein IDEA-GDPdU-Export oder andere Zugriffsarten sind im Handumdrehen eingerichtet.
14. Internes Kontrollsystem
Die GoBD gibt vor, dass jedes Unternehmen ein internes Kontrollsystem einrichten muss. Es spielt eine zentrale Rolle für Ihr Risikomanagement. Durch Berechtigungseinstellungen im System kann die Funktionstrennung festgelegt und für eine Prüfung dokumentiert werden.
15. Verfahrensdokumentation
Wie oben erwähnt, muss jeder steuerlich relevante Schritt festgehalten werden. Das System befolgt diese Verfahrensdokumentation durch Workflows, die digitale Protokollierung aller Bearbeitungsschritte und die Festlegung von Zuständigkeiten.
Mit dieser Checkliste sind Sie gut ausgestattet, um Ihr Unternehmen GoBD-konform aufzustellen. Noch mehr Einzelheiten rund um die GoBD erhalten Sie in unserem ausführlichen Webinar zum Thema. Und wenn Sie Interesse an Payhawk haben, können Sie gerne eine 30-minütige Demo mit uns buchen.
