Die Vor- und Nachteile von Prepaid-Firmenkarten

Sollte ich eine Prepaid-Karte für Geschäftsreisen verwenden?

Der Einsatz einer Prepaid Firmenkarte klingt ist anfang sehr einfach. Problematisch wird es jedoch, wenn Ihre Mitarbeiter häufig auf Geschäftsreisen sind, da diese Karten mehr Probleme als Lösungen mit sich bringen können. Prepaid-Karten haben eine begrenzte Ausgabentransparenz, weniger Flexibilität als andere Kartenprodukte und bieten weniger Vorteile für Geschäftsreisen.

Wenn Sie die richtige Lösung für die Ausgabenverwaltung implementieren, erhalten Sie neben den Karten auch eine Software für die Ausgabenverwaltung. Außerdem können Sie von dieser Software erwarten, dass sie Ihnen hilft, die Kosten für Geschäftsreisen effektiv zu verwalten und zu kontrollieren, Stunden und sogar Tage an manueller Verwaltung zu sparen, Ausgabenrichtlinien durchzusetzen und tief in alle Geschäftsausgaben einzutauchen.

Neun Einschränkungen von Prepaid-Reisekarten

Sind Sie noch unschlüssig, ob der Einsatz von Prepaid-Karten für Ihre geschäftlichen Anforderungen am besten geeignet ist? Hier sind 9 Probleme, die beim Einsatz von Prepaid Firmenkarten entstehen können.

1. Begrenzte Akzeptanz von Händlern

Prepaid-Reisekarten werden nicht so häufig akzeptiert wie Firmenkarten, insbesondere wenn der Kartenaussteller weniger bekannt oder regional ist. Wenn Ihr Mitarbeiter auf Prepaid-Karten angewiesen ist und diese nicht akzeptiert werden, kann dies zu unnötigem Stress führen, vor allem, wenn er keine andere Möglichkeit der Bezahlung hat.

2. Sie können keine individuellen Reisekostenrichtlinien festlegen

Bei den meisten Prepaid-Karten können Sie keine individuellen Reiserichtlinien festlegen. Ohne integrierte Richtlinien können Sie die Einhaltung von Vorschriften nicht unterstützen, und Ihre Mitarbeiter werden im Unklaren darüber gelassen, wofür sie ihr Geld ausgeben können und wofür nicht. Diese Verwirrung kann auch dazu führen, dass Ihr Unternehmen betrügerische Spesenabrechnungen vornimmt.

3. Sie müssen die Karte vor der Reise mit Geld aufladen

Sie können die Karten nur nach bestem Wissen und Gewissen mit geeigneten Mitteln aufladen. Das heißt, wenn die Mitarbeiter mehr ausgeben müssen, um unvorhergesehene Geschäftsreisekosten zu decken, können sie das nicht. Ein Mangel an Geldmitteln und der damit verbundene Stress können das Vertrauen des Mitarbeiters auf Reisen schwächen und sich auf geschäftliche Einkäufe auswirken. Einige Prepaid-Karten haben auch Aufladebeschränkungen, die Mitarbeiter, die häufig oder viel Geld aufladen müssen, weiter einschränken.

4. Hohe Gebühren

Prepaid-Karten sind berüchtigt für Tonnen an versteckten Gebühren. Achten Sie auf Aktivierungs- und monatliche Wartungsgebühren, Gebühren für Inaktivität, Gebühren für das Wiederaufladen der Karte, Gebühren für Geldabhebungen und mehr. Die Gebühren für Prepaid-Karten können sich schnell summieren, sodass Sie überdenken sollten, ob die Karte die Kosten wert ist.

5. Begrenzter Verbraucherschutz

Da Prepaid-Karten nicht wie Kredit- oder Debitkarten mit einem Bankkonto verknüpft sind, kann es schwierig sein, Gelder aus betrügerischen Transaktionen zurückzuerhalten. Ein Betrugsschutz kann Ihre Organisation in diesen Fällen schützen; der Kartenanbieter versucht, das Geld in Ihrem Namen wiederzuerlangen.

6. Kein Kreditrahmen

Prepaid-Karten können Ihrer Organisation nicht helfen, Kreditlinien aufzubauen. Prepaid-Karten können nur mit Guthaben aufgeladen werden, was Ihre Möglichkeiten zur Deckung unvorhergesehener Reisekosten einschränkt.

7. Es gibt begrenzte Belohnungen

Obwohl einige Anbieter von Prepaid-Reisekarten ihren Kunden Prämien und/oder Cashback anbieten, sind diese oft weniger großzügig als die Angebote von Kreditkartenunternehmen. Häufiger bieten Prepaid-Reisekartenanbieter überhaupt keine zusätzlichen Vorteile an. Erkundigen Sie sich immer bei Ihrem Prepaid-Kartenanbieter, was enthalten ist und was nicht.

8. Begrenzte Integration von Buchhaltungstools

Einige Anbieter von Prepaid-Karten bieten zwar Integrationen mit Business-Tools an, die meisten jedoch nicht. Ohne Kontenintegration kann es für die Nutzer schwierig sein, ihre Ausgaben zu verfolgen und ihre Finanzen zu verwalten.

9. Rückzugsbeschränkungen

Bei vielen Prepaid-Karten sind niedrige tägliche oder monatliche Höchstbeträge für Geldautomaten oder Bargeldabhebungen festgelegt, so dass sie ihre Prepaid-Karte nicht verwenden können, wenn Ihre Mitarbeiter für größere Transaktionen mehr Geld benötigen. Es ist auch erwähnenswert, dass viele Prepaid-Karten die Gebühren für die Abhebung von Geldautomaten ändern, was teuer werden kann, wenn Mitarbeiter häufig Geld abheben.

Payhawk Firmenkarten: eine gute Alternative zu Prepaid-Reisekarten

Die Visa Firmenkarten sind auf die spezifischen Bedürfnisse einzelner Unternehmen zugeschnitten und eine gute Wahl für alle Mitarbeiter, ob sie nun auf Reisen sind oder nicht.

Bei Payhawk sind unsere Firmenkarten eine großartige Alternative zu Prepaid-Reisekarten. Hier sind ein paar der größten Vorteile:

1. Geben Sie bei über 46 Millionen Händlern weltweit aus

Dank der weltweiten Akzeptanz können Ihre Mitarbeiter frei reisen und ausgeben, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass ihre Einkäufe nicht akzeptiert werden. Mit unseren virtuellen Karten können Sie in Sekundenschnelle Konten eröffnen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, in mehr als 32 Ländern sofort zu bezahlen.

2. Benutzerdefinierte Reiserichtlinien & integrierte Ausgabepolitik

Durch die Festlegung individueller Reiserichtlinien verbessern Sie die Einhaltung der Richtlinien, was bedeutet, dass Sie überhöhte Ausgaben reduzieren und das Budget einhalten können. Integrierte benutzerdefinierte Reiserichtlinien wie Tagespauschalen, Ausgabenlimits und vieles mehr geben den Mitarbeitern klare Richtlinien für zulässige Geschäftsreisekosten und wie sie diese einfach melden können, ohne dass sie Richtlinien heraussuchen oder Papierbelege sammeln müssen.

Diana Ruseva, Finanzmanagerin bei Eleven Ventures, sagt:

Eine meiner Lieblingsfunktionen ist die Erinnerungsfunktion für fehlende Dokumente. Sie erspart es mir, meinen Kollegen hinterherzulaufen, um Rechnungen von ihren Reisen hochzuladen.

3. Firmenkarten mit Anbindung zum Bankkonto

Indem Sie Ihre Firmenkarten mit Ihrem Bankkonto verknüpfen, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter nie auf dem Trockenen sitzen - sie haben bei Bedarf immer Zugang zu Geldmitteln (und diese entsprechen den Richtlinien), und Sie können sogar überprüfen, wann die Konten leer sind.

Diana Ruseva, fährt fort:

Meine absolute Lieblingsfunktion ist die Warnung bei niedrigem Guthaben, die mir hilft, einige meiner Teamkollegen nicht mitten auf einer Geschäftsreise im Ausland ohne Geld zurückzulassen.

4. Keine monatlichen Kartengebühren

Für die Payhawk Firmenkarten fallen keine monatlichen Gebühren an. Die Benutzer können auch 0 % an Fremdwährungsgebühren in sechs Währungen und nur 1,99 % Aufschlag auf alle anderen Währungen genießen.

5. Umfassender Verbraucherschutz

Unsere strikten Kartenkontrollen bedeuten, dass Sie verlorene oder gestohlene Karten sofort aus unserer Software heraus sperren können; Benutzer können auch ihre eigenen Karten sperren, wenn sie betrügerische Aktivitäten vermuten. Wir haben strenge Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um Benutzerinformationen und sensible Daten zu schützen.

6. Zugang zu Prämien und Rabatten

Alle Payhawk Kunden im EWR erhalten standardmäßig eine kostenlose Visa-Reiseversicherung, für die keine Einrichtung erforderlich ist. Solange sie Karteninhaber sind, sind alle reisenden Mitarbeiter vom ersten Tag an versichert.

7 Marktführende Buchhaltungs- und ERP-Integrationen

Ein zentraler Zugriff auf Finanzdaten über mehrere Einheiten hinweg ist für ein effektives Ausgabenmanagement unerlässlich. Deshalb bieten wir marktführende Integrationen mit ERP-, Buchhaltungs-, Geschäftsproduktivitäts- und Geschäftsreisesystemen. Wenn Ihre Software nicht auf der Liste steht, können Sie auch Ihre eigene API erstellen.

Dank Echtzeitabgleich und integrationsübergreifender Berichterstattung verlieren Sie nie den Überblick über Ihre Ausgaben.

8. Individuelle Ausgabelimits

Mit Payhawk können Finanzteams individuelle oder unternehmensweite Ausgabenlimits festlegen. Diese Limits fördern die Einhaltung der Richtlinien und verringern übermäßige Ausgaben. Denken Sie aber daran, dass Visa tägliche und monatliche Limits für Abhebungen am Geldautomaten festlegt; Mitarbeiter können täglich bis zu 5.000 € oder wöchentlich bis zu 15.000 € abheben.

Sind Firmenkarten besser als Prepaid-Reisekarten?

Kurz gesagt, ja. Aber das hängt natürlich von Ihren geschäftlichen Anforderungen ab. Wenn Sie auf der Suche nach Firmenkarten sind, die Ihnen Flexibilität, Kontrolle und Sicherheit bei der Verwaltung von Geschäftsreisekosten bieten, dann ja.

Im Gegensatz zu Prepaid-Karten müssen sie nicht im Voraus aufgeladen werden. Stattdessen können Sie mithilfe von Ausgabenkontrollen Limits festlegen und Ausgaben aus der Ferne verwalten. Erstellen Sie benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows, um sicherzustellen, dass die Ausgaben konform sind, und fordern Sie mit wenigen Klicks zusätzliche Mittel an.

Corporate Cards bieten Unternehmen einen unvergleichlichen Überblick über ihre Ausgaben. Sie möchten mehr erfahren? Dann buchen Sie sich noch heute eine Demo!