De voor- en nadelen van prepaidkaarten voor zakenreizen vs zakelijke betaalkaarten

Moet ik een prepaid reiskaart gebruiken voor zaken?

Het klinkt logisch toch, je werknemer die op zakenreis gaat een prepaid reiskaart meegeven. Daar zijn ze voor gemaakt; je zorgt dat er voldoende geld op de kaart staat, geeft ze mee en daarmee is het geregeld.

Echter is dit niet altijd het geval - wanneer je werknemers frequent reizen voor werk kan het problemen geven. Prepaidkaarten hebben een beperkt inzicht in uitgaven, minder flexibiliteit dan andere kaartproducten en bieden niet veel voordelen voor zakenreizen.

Dus als u op het punt staat om prepaid reiskaarten te gaan gebruiken, wacht dan even en overweeg in plaats daarvan zakelijke kaarten te gebruiken*

Als je de juiste oplossing voor uitgavenbeheer implementeert, krijg je niet alleen kaarten, maar ook aangesloten software voor uitgavenbeheer. Bovendien helpt deze software bij het effectief beheren en controleren van zakelijke reiskosten, bespaart het uren, zelfs dagen aan handmatig beheer, dwingt het tot een uitgavenbeleid en geeft overzicht van alle zakelijke uitgaven.

Negen beperkingen van het gebruik van zakelijke prepaidkaarten

Ben je er nog niet over uit of gebruik wilt maken van prepaidkaarten voor zakelijke reizen? Wij helpen een handje door negen redenen om het niet te doen op een rijtje te zetten.

1. Ze worden niet overal geaccepteerd
Prepaid reiskaarten worden lang niet overal geaccepteerd, vooral als de kaartuitgever minder bekend of regionaal is. Dit kan vervelende situaties veroorzaken voor je werknemer, die op dat moment afhankelijk is van de kaart die is meegegeven. Bij zakelijke kaarten is dit niet het geval omdat ze wereldwijd geaccepteerd worden.

2. Je kunt geen aangepast reiskostenbeleid instellen
Met de meeste prepaid reiskaarten kun je geen aangepast reisbeleid instellen. Zonder ingebouwd beleid kun je de compliance niet ondersteunen en kan het onduidelijk zijn welke kosten gemaakt kunnen worden door je werknemers. Deze onduidelijkheid maakt het ook sneller mogelijk om slachtoffer te worden van frauduleuze onkostendeclaraties.

3. Je moet de kaart vooraf opladen met geld voor de reis
Je kunt alleen maar je beste gok gebruiken bij het vooraf opladen van de kaarten met gepast geld. Dat betekent dat wanneer werknemers voor onvoorziene situaties komen ze ineens hogere zakelijke reiskosten zullen moeten maken, en dit dan zelf moeten voorschieten. Een tekort aan financiële middelen levert stress op en schaaft het vertrouwen van de werknemer in je bedrijf en van invloed zijn op zakelijke aankopen. Er zijn zelfs prepaidkaarten die nog meer beperkingen hebben met betrekking tot het vooraf opladen.

4. Er zitten hogere kosten aan verbonden
Prepaidkaarten staan erom bekend dat ze veel verborgen kosten hebben. Denk aan activerings- en maandelijkse onderhoudskosten, kosten voor inactiviteit, kosten voor het opnieuw opladen van de kaart, ATM-opnamekosten en meer. De kosten voor een prepaidkaart kunnen snel oplopen, waardoor je je snel kunt afvragen of het de kosten waard zijn.

5. Er is beperkte consumentenbescherming
Omdat prepaidkaarten niet gekoppeld zijn aan een bankrekening, zoals creditcards of debetkaarten, kan het moeilijk zijn om geld terug te vorderen bij frauduleuze transacties. Betrouwbare fraudebescherming kan je organisatie in deze gevallen beschermen; de kaartprovider probeert het geld namens jou terug te krijgen.

6. Je bouwt geen krediet op
Prepaidkaarten helpen niet bij de opbouw van kredietlijnen. Ze kunnen alleen vooraf worden opgeladen, waardoor je in beperkte mate kunt voorzien in onverwachte reiskosten.

7. Er zijn beperkte beloningen
Hoewel sommige aanbieders van prepaid reiskaarten hun klanten beloningen en/of cashback bieden, zijn deze vaak minder genereus dan wat creditcard bedrijven bieden. Het komt vaker voor dat prepaid reiskaartaanbieders helemaal geen extra voordelen bieden. Vraag altijd aan de aanbieder van je prepaidkaart wat wel en niet inbegrepen is.

8. Beperkte integratie van boekhoudprogramma's
Hoewel sommige aanbieders van prepaidkaarten integraties met zakelijke tools bieden, doen de meeste dat niet. Het is ingewikkelder zonder boekhoudkundige integraties voor gebruikers om uitgaven goed bij te houden en hun financiën te beheren.

9. Opnamelimieten
Veel prepaidkaarten stellen lage dagelijkse of maandelijkse limieten in voor geldopnames, dit kan ervoor zorgen dat werknemers hun kaarten niet zouden kunnen gebruiken wanneer dit nodig is bij grotere transacties. Bovendien zijn er verschillende kosten bij geldopnamen die vaak wijzigen - wat voor oplopende kosten kan leiden.

Payhawk zakelijke kaarten: een geweldig alternatief voor prepaid reiskaarten

Zakelijke kaarten zijn ontworpen om te voldoen aan de specifieke behoeften van individuele bedrijven en zijn een geweldige keuze voor alle werknemers, ongeacht ze veel reizen of niet.

De zakelijke kaarten van Payhawk een geweldig alternatief voor prepaid reiskaarten. Hier zijn een paar van de grootste voordelen:

1. In meer dan 32 landen geaccepteerd
   Dankzij wereldwijde acceptatie kunnen uw werknemers vrij reizen en uitgeven zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken dat hun transacties niet worden geaccepteerd. Met onze virtuele kaarten kunt u binnen enkele seconden een rekening openen, zodat uw werknemers onmiddellijk geld kunnen uitgeven in meer dan 32 landen.

2. Stel een reisbeleid in afgestemd op jouw organisatie
   Door een aangepast reisbeleid in te stellen, verbeter je de naleving van het beleid, wat betekent dat je overbesteding kunt verminderen en binnen het budget blijft. Ingebouwd reisbeleid op maat, zoals dagvergoedingen, uitgavenlimieten en meer, geeft werknemers duidelijke richtlijnen over toegestane zakelijke reiskosten en hoe ze deze eenvoudig kunnen indienen zonder te hoeven zoeken naar beleidsregels of papieren bonnetjes.

Diana Ruseva, Finance Manager bij Eleven Ventures, zegt:
"Een van mijn favoriete functies zijn de herinneringen voor ontbrekende documenten. Hierdoor hoef ik mijn teamgenoten niet te achtervolgen om facturen van hun reizen te uploaden”

3. Zakelijke kaarten zijn gekoppeld aan je bankrekening
   Door je bedrijfskaarten aan je bankrekening te koppelen, zorg je ervoor dat werknemers nooit met lege handen staan - ze hebben altijd toegang tot geld als dat nodig is (en binnen het beleid valt) en je kunt zelfs controleren wanneer rekeningen bijna leeg zijn.

Diana Ruseva, vervolgt:
"Mijn favoriete functie is de waarschuwing voor te weinig geld, zodat ik sommige van mijn teamgenoten niet zonder geld laat zitten tijdens een zakenreis naar het buitenland."

4. Geen maandelijkse kaartkosten
   Payhawk zakelijke kaarten brengen geen maandelijkse kosten met zich mee. Gebruikers kunnen ook profiteren van 0% wisselkosten in zes valuta en slechts 1,99% wisselkoersopslag op alle andere valuta.

5. Goede consumentenbescherming met Payhawk
   Door onze strenge kaartcontroles kun je verloren of gestolen kaarten onmiddellijk bevriezen of blokkeren vanuit onze software; gebruikers kunnen ook hun eigen kaarten blokkeren als ze frauduleuze activiteiten vermoeden. We hebben strenge beveiligingsmaatregelen getroffen om gebruikersinformatie en gevoelige gegevens te beschermen.

6. Bouw krediet op met onze zakelijke creditcards
   Wij zijn een van de enige oplossingen voor uitgavenbeheer die bedrijven zakelijke credit cards bieden. Deze kaarten geven niet alleen meer mogelijkheden om zakelijke uitgaven te beheren, maar helpen ook om krediet op te bouwen. Door het saldo van de creditcard elke maand af te betalen, wordt je bedrijf kredietwaardig, wat helpt om toegang te krijgen tot bedrijfsfinanciering als je die nodig hebt om te groeien.

7. Toegang tot betere beloningen en kortingen
   Alle zakelijke klanten met een Payhawk-kaart uit de EER ontvangen standaard een gratis reisverzekering van Visa, zonder dat er iets geregeld hoeft te worden. Zolang ze kaarthouder zijn, zijn alle reizende werknemers vanaf de eerste dag gedekt.

8. Toonaangevende boekhoud- en ERP-integraties
   Gecentraliseerde toegang tot financiële gegevens voor meerdere entiteiten is cruciaal voor effectief uitgavenbeheer. Daarom bieden we toonaangevende integraties met ERP-, boekhoud-, productiviteits- en zakenreissystemen. Staat jouw software niet op onze lijst, dan kun je een eigen aangepaste API bouwen.

Realtime reconciliatie en rapportage tussen integraties betekent dat je je uitgaven nooit uit het oog verliest. Je blijft altijd op de hoogte.

9. Bepaal je eigen bestedingslimieten
   Met Payhawk kunnen financiële teams individuele of bedrijfsbrede uitgavenlimieten instellen. Deze limieten stimuleren naleving van het beleid en verminderen overbesteding. Maar vergeet niet dat Visa dagelijkse en maandelijkse opnamelimieten voor geldautomaten instelt; werknemers kunnen dagelijks maximaal €5.000 of wekelijks maximaal €15.000 opnemen.

Zijn zakelijke kaarten beter dan prepaid reiskaarten?

In het kort, ja. BMaar dit hangt natuurlijk af van je zakelijke behoeften. Als je op zoek bent naar zakelijke kaarten die je flexibiliteit, controle en gemoedsrust geven bij het beheren van zakelijke reiskosten, dan zeker.

In tegenstelling tot prepaidkaarten hoef je ze niet vooraf op te laden; in plaats daarvan gebruik je uitgavencontroles om limieten in te stellen en uitgaven op afstand te beheren. Stel aangepaste goedkeuringsworkflows op om ervoor te zorgen dat uitgaven aan de regels voldoen en vraag extra geld aan binnen een paar seconden.

Zakelijke kaarten geven bedrijven een compleet inzicht in hun zakelijke uitgaven. Ervaar het zelf tijdens een live demo: boek hier.

FAQs

Wat is een prepaid reiskaart?

Een prepaid reiskaart is een kaart die je kunt opladen met geld zodat werknemers aankopen kunnen doen als ze op reis zijn. Deze kaarten zijn niet gekoppeld aan je zakelijke bankrekening, dus werknemers kunnen alleen het geld uitgeven dat vooraf op de kaart is geladen.

Welke kosten zijn er verbonden aan prepaid reiskaarten?

Denk aan inactiviteitskosten, kosten voor geldautomaatopnames en maandelijkse of jaarlijkse kosten om de kaartrekening draaiende te houden.

Hoe worden prepaid reiskaarten opgeladen?

Om je kaart op te laden, maak je geld over van je bankrekening met de lokale valuta die nodig is voor elk land. Je kunt dit meestal doen via de app of website van de kaartaanbieder.

Moet ik een prepaid reiskaart kopen voor mijn bedrijf?

Of je prepaidkaarten of zakelijke kaarten nodig hebt, hangt af van je zakelijke behoeften. De nadelen van prepaid reiskaarten kunnen zwaarder wegen dan de voordelen of omgekeerd. Zakelijke kaarten zijn over het algemeen beter beveiligd, zorgen voor meer controle over je uitgaven en worden beter wereldwijd geaccepteerd.