Cinco beneficios clave del software de gestión de gastos con integración de DATEV

Todo empieza con un software de gestión de gastos

Las empresas modernas están dotando a sus empleados de tarjetas corporativas y software de gestión de gastos. Estas tarjetas y este software (con reglas constituidas de gasto, flujos de trabajo de aprobación establecidos y registro automatizado de recibos y facturas) eliminan la necesidad de introducir datos manualmente y, por lo tanto, los errores humanos.

Con Payhawk, por ejemplo, los empleados que poseen una tarjeta de empresa sólo tienen que gastar dentro de las normas establecidas por su empresa, hacer una foto del recibo y subirla a la aplicación. Una vez hecho, pueden seleccionar una categoría definida por el equipo financiero y añadir información adicional. El equipo financiero puede ver el gasto y toda la información relacionada en tiempo real.

A su vez, para los equipos financieros, el software de gestión de gastos simplifica enormemente la tarea, a menudo laboriosa, de hacer un seguimiento de los gastos en varios departamentos. El software y sus funcionalidades, como la conciliación de tarjetas, la gestión de facturas, etc., ayudan a los equipos financieros a evitar retrasos en el cierre del mes. También les ayuda a realizar informes financieros precisos para impulsar la toma de decisiones importantes.

Por qué las integraciones con ERPs y softwares de contabilidad son vitales para tu transformación digital

Las integraciones de software ERP y de contabilidad son cruciales para el éxito de tu transformación digital.

Puedes tener el mejor software de gestión de gastos del mundo, pero necesitas integrarlo con las herramientas adecuadas para asegurarte de que tienes todo el proceso de gastos financieros enlazado. Las tarjetas corporativas y el software de gestión de gastos facilitan el registro y el control de los datos de gastos al inicio del proceso. A continuación, es fundamental disponer de conexiones sólidas con el software ERP o de contabilidad elegido para que los datos fluyan sin problemas.

Las integraciones hacen todo esto posible conectando tus herramientas individuales y permitiéndoles "hablar entre ellas". Por eso es tan importante considerar cómo y con quién quieres que se integren tus herramientas de software antes de hacer cualquier compra de SaaS.

Los beneficios de la integración con DATEV

DATEV es un sistema de contabilidad que lleva muchos años ayudando a asesores fiscales, contables y abogados con las tareas de contabilidad.

Al integrar tu software de gestión de gastos con DATEV, puedes obtener los siguientes beneficios:

La transferencia automática de datos reduce el registro manual

Los equipos de finanzas pueden revisar rápidamente los gastos de los empleados una vez enviados. En cuanto esto esté, la integración con DATEV puede transferir estos datos para que no queden gastos extraviados con los que lidiar a fin de mes.

Seguimiento de gastos en tiempo real

El software de gestión de gastos facilita el procesamiento de estos en tiempo real. Los empleados pueden utilizar sus móviles para hacer una foto de su recibo, subirla y listo. Se acabaron los días de llevar montones de recibos de papel en una cartera que puede perderse o estropearse.

Pero eso no es todo. Ahora que los datos pueden fluir entre los dos sistemas, los gastos pueden pasar del restaurante a tu software de gestión a través de revisiones automatizadas y a DATEV en segundos. Esta velocidad de flujo de información implica que cualquier gasto es visible en tiempo real y ayuda al negocio a tomar decisiones con la información correcta a mano.

Procesos de conciliación mejorados y menos errores

Reducir el trabajo manual en torno a los datos ayuda a eliminar los errores humanos. Las empresas pueden mejorar enormemente la precisión de estos procesando los pagos a través de un software de gestión de gastos (incluidos los gastos individuales y los de equipos/proyectos).

Al permitir que el software se encargue de cada paso del proceso, las empresas pueden facilitar que el equipo humano se dedique a lo que mejor saben hacer: estrategia, innovación y creatividad. Además, tienen la tranquilidad de que las conciliaciones serán rápidas, puntuales y, lo que es más importante, sin errores.

El software de gestión de gastos de Payhawk incluye alertas automáticas que avisan cuando falta un gasto o si se necesita alguna información esencial. Y también avisa automáticamente a los titulares de las tarjetas cuando faltan recibos.

Mientras tanto, DATEV evita que los usuarios exporten el mismo gasto dos veces, o que lo envíen faltando algún dato clave al asesor fiscal. Esto significa que, cuando se combinan, Payhawk y DATEV, ofrecen datos de gastos sin errores, sin lagunas. Perfecto para cerrar el mes, estar preparado para auditorías y tomar decisiones bien informadas.

Informes financieros mejorados

Las empresas rentables necesitan informes financieros precisos y datos en tiempo real para tomar decisiones. Estos informes ayudan a las empresas a cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, como las leyes fiscales y las normas de información financiera.

La integración de Payhawk con DATEV mejorará tus informes financieros haciéndolos más completos, oportunos y precisos.

Empleados más productivos (y felices)

Liberar a los empleados del trabajo manual y de los consecuentes errores mediante la automatización, hace que sean más productivos y estén más satisfechos. En un estudio reciente encargado por Salesforce, el 84% de los encuestados afirmaron estar más satisfechos con su empresa gracias a la automatización en el lugar de trabajo.

La reducción del estrés asociado a las tareas manuales repetitivas puede mejorar la satisfacción laboral y el equilibrio entre la vida profesional y personal. Este aumento de la eficacia les libera para salir del trabajo a tiempo y centrarse en actividades personales fuera del trabajo. Y unos empleados más felices se traducen en una mayor productividad.

Cómo integrar con éxito DATEV y tu software de gestión de gastos

La palabra integración podría sugerir imágenes de un largo proyecto de TI y caros consultores; sin embargo, esa es justo la experiencia opuesta a trabajar con Payhawk y usar una integración de DATEV.

De hecho, empezar a trabajar con Payhawk y DATEV lleva solo unos segundos. Una vez conectados, los usuarios pueden exportar gastos, facturas y datos en tiempo real con un solo clic.

¿Estás listo para experimentar cómo el software de administración de gastos de Payhawk puede monitorear y rastrear todos los gastos de tu empresa y comunicarse con tu software de contabilidad? Reserva tu demo hoy.