5 voordelen van de DATEV integratie met software voor uitgavenbeheer

Het begint allemaal met uitgavenbeheersoftware

Moderne bedrijven stellen hun werknemers in staat gebruik te maken van zakelijke betaalkaarten en software voor uitgavenbeheer. Zakelijke betaalkaarten en software voor uitgavenbeheer (met ingebouwde uitgavenregels en goedkeuringsworkflows en automatische bonnen- en factuurregistratie) maken handmatige invoer van data en menselijke fouten overbodig.

Met Payhawk, bijvoorbeeld, kunnen werknemers met een betaalkaart gewoon uitgaven doen binnen de door het bedrijf vastgestelde regels, een foto van het bonnetje maken en dit uploaden naar de app. Eenmaal geüpload kunnen ze een categorie selecteren die vooraf is gedefinieerd door je financiële team en extra informatie toevoegen. Het financiële team ziet de uitgaven en alle bijbehorende informatie in real-time, wat slechts enkele seconden duurt.

Voor je financiële teams maakt software voor uitgavenbeheer de vaak moeizame taak van het bijhouden van uitgaven op meerdere afdelingen super eenvoudig. De software en de functies ervan, waaronder de afstemming van betaalkaarten en factuurbeheer, helpen je financiële teams om vertragingen bij het afsluiten van de maand te voorkomen. Het ondersteunt hen ook bij het uitvoeren van nauwkeurige financiële rapportages om belangrijke beslissingen te ondersteunen.

Waarom ERP- en boekhoudsoftware-integraties zo belangrijk zijn voor de digitale transformatie

ERPs en boekhoudkundige integraties zijn cruciaal voor het succes van jouw digitale transformatie.

Als bedrijf moet je vrij zijn van beperkingen om voor elke bedrijfsbehoefte het ideale platform te kiezen. In plaats van gebonden te zijn aan verouderde software of een softwarereus die al je bedrijfsapplicaties aandrijft, heb je de vrijheid nodig om de ideale provider te kiezen die aan jouw eisen voldoet.

Integraties maken dit alles mogelijk door al je verschillende tools met elkaar te verbinden en ze met elkaar te laten 'praten', zodat je bedrijfstools toegang hebben tot alle gegevens. Daarom is het zo belangrijk om van tevoren na te denken over de extensiemogelijkheden en integraties voor elke softwarelicentie.

Het is vooral van belang om elke tool die te maken heeft met boekhouding of uitgaven te koppelen aan je ERP, omdat dit de gegevens bevat die je financiële KPI's bewaken.

De voordelen van de DATEV-integratie

Datev is een boekhoudsysteem dat al lange tijd belastingadviseurs, accountants en advocaten helpt met boekhoudtaken.

Door DATEV te integreren met je uitgavenbeheer systeem, profiteer je van deze verrassende voordelen:

Automatische gegevensoverdracht voor minder handmatige invoer

Nadat een werknemer een onkostendeclaratie heeft ingediend, kan deze gemakkelijk worden gecontroleerd door het financiële team. Zodra dit gebeurt, kan de Datev-integratie deze gegevens doorsturen zodat er aan het einde van de maand geen uitgaven meer verwerkt hoeven worden.

Realtime volgen van uitgaven

Software voor uitgavenbeheer helpt bij de realtime verwerking van uitgaven. Werknemers kunnen gewoon hun camera gebruiken om een foto van het bonnetje te maken en hoeven daardoor geen stapels aan papiertjes meer te bewaren, die kwijt of beschadigd kunnen raken.

Maar dat is nog niet alles. Omdat de gegevens nu tussen de twee systemen kunnen worden uitgewisseld, kunnen uitgaven op dezelfde dag door de financial controller worden gecontroleerd en naar je uitgavenbeheersoftware en DATEV worden gestuurd. Dit kan het verschil maken tussen het bij de hand hebben van de juiste informatie of een vertraagde informatiestroom over de bedrijfsactiviteiten.

Verbeterde reconciliatieprocessen

Minder handmatig werk en snellere gegevensstromen zijn natuurlijk geweldig, maar het grootste voordeel is het verminderen van menselijke fouten.

Om een project te reconciliëren, moeten alle werkelijke kosten worden achterhaald om de winstgevendheid ervan te beoordelen, wat vervolgens kan worden geanalyseerd en gedeeld met senior stakeholders om geïnformeerde beslissingen te nemen over personeel, operaties en productbeheer.

Nauwkeurige gegevens zijn essentieel voor bedrijven die gebruikmaken van uitgavenbeheersoftware om betalingen te verwerken, zowel voor individuele als afdelingsuitgaven.

Door dit proces te automatiseren, kunnen mensen zich concentreren op waar ze het beste in zijn: strategie, innovatie en creativiteit. Met de gemoedsrust dat reconciliatie snel, tijdig en vooral foutloos zal zijn.

De integratie geeft een waarschuwing als er essentiële informatie over een uitgave ontbreekt. Er wordt ook voorkomen dat gebruikers een uitgave twee keer exporteren of zonder bepaalde essentiële gegevens voor de belastingadviseur.

Betere financiële rapportage

Een gezond bedrijf heeft realtime gegevens nodig om beslissingen te nemen. Daarvoor zijn nauwkeurige financiële rapporten essentieel. Bovendien helpen financiële rapporten bedrijven te voldoen aan wettelijke en reglementaire vereisten, zoals belastingwetten en normen voor financiële verslaglegging.

Door Payhawk en DATEV te integreren, wordt de financiële rapportage vollediger, tijdiger en nauwkeuriger. Is dat niet wat financiële teams nodig hebben om bedrijven te helpen hun financiële doelen te bereiken?

Productievere (en gelukkigere) werknemers

Automatisering elimineert handmatige arbeid en menselijke fouten, wat de productiviteit en tevredenheid van werknemers ten goede komt.

Het wegnemen van de stress die gepaard gaat met repetitieve handmatige taken leidt tot meer werkvoldoening en een beter evenwicht tussen werk en privé. Dankzij de hogere efficiëntie kunnen werknemers op tijd naar huis gaan en houden ze meer tijd over voor persoonlijke activiteiten en voldoening buiten het werk. En gelukkigere werknemers zijn productiever.

Uit een recent onderzoek in opdracht van Salesforce, waarbij 750 gebruikers van automatisering werden ondervraagd, bleek dat 84% tevredener zijn over hun bedrijf als gevolg van het gebruik van automatisering op de werkplek.

De integratie van DATEV met jouw software voor uitgavenbeheer

Bij het woord 'integratie' denk je misschien aan langdurige IT-projecten en dure IT-consultants, maar dat is zeker niet het geval bij het integreren van boekhoudsoftware als DATEV.

In tegendeel: met Payhawk en DATEV kun je binnen enkele seconden aan de slag. Na koppeling kunnen gebruikers met één klik uitgaven, facturen en stortingen in real time exporteren.

Daarom is het zo belangrijk en voordelig om software te kiezen waarin de juiste integraties al zijn ingebouwd. Zo duurt de digitale transformatie maanden in plaats van jaren.

Klaar om te ontdekken hoe Payhawk’s software voor uitgavenbeheer alle uitgaven van jouw bedrijf kan controleren en kan communiceren met jouw ERP-software? Boek vandaag nog een demo om het zelf te ervaren.