Elimina ya los informes de gastos

¿Los informes de gastos se están convirtiendo en una pesadilla tanto para tus empleados como para el equipo financiero? Tu empresa no es el único caso. Según un informe de la Fundación GBTA, cada año las compañías de todo el mundo desperdician aproximadamente 3000 horas y unos 500.000 dólares -el equivalente a unos 440.000 euros- corrigiendo errores en los informes de gastos.

Se trata de un problema oneroso y estresante. Los trabajadores acumulan recibos y rellenan informes que toman como mínimo 20 minutos, para luego tener que esperar por un incierto reembolso. El departamento financiero debe gestionar montañas de papeles, perseguir recibos y perder mucho más tiempo corrigiendo errores en el 19% de los reportes de gastos. Mientras, el departamento de contabilidad lucha porque todo cuadre a final de mes, sin mayores sorpresas.

No obstante, ya no es necesario continuar con estos laboriosos e ineficientes papeleos, entradas manuales de datos e interminables revisiones. En la actualidad existen diversas soluciones para aligerar, digitalizar, automatizar e, incluso, acabar de pleno con esos viejos reportes de gastos, que perjudican tanto la productividad como el ánimo.

No se trata de costosos software o complicadas soluciones que obliguen a cambiar todo el sistema administrativo. Las nuevas empresas de fintech han desarrollado plataformas online y aplicaciones móviles que facilitan todo el proceso y se integran perfectamente a los sistemas contables de las empresas.

A través de plataformas de gestión de gastos -como la  solución integral de Payhawk- es muy sencillo digitalizar y automatizar desde la captura de cada gasto, hasta la validación del reporte. Lo mejor es que posibilitan simplificar y optimizar todo el procesamiento, la conciliación, el reembolso, la administración y el control de todos los gastos corporativos.

Cómo acabar con los informes de gasto y optimizar el control

Las empresas de fintech han trabajado en dos factores vitales para resolver el problema de la gestión de gastos y acabar con los viejos informes:

En primer lugar, hay que contar con un instrumento de pago sencillo y aceptado en todo el mundo, que permita prescindir de las tarjetas compartidas y de los pagos con tarjetas personales y sus consecuentes reembolsos. En segundo lugar, para mayor tranquilidad y control, es necesario que el equipo financiero tenga visibilidad en tiempo real tanto de cada consumo, como de todos los gastos de la empresa.

Precisamente esto es lo que obtenemos con las nuevas plataformas de gestión de gastos. Con un clic, es posible emitir tantas  tarjetas corporativas, reales o virtuales, como se requieran. Y cada una estará personalizada con sus propios límites y condiciones, según la política de gasto de la empresa.

Los empleados pueden hacerse cargo así de sus gastos de viaje, pagos profesionales y de representación con autonomía y control. Mientras, el equipo financiero centraliza cada uno de los gastos en una única cuenta, eliminando la gestión de reembolsos. Todo es administrado desde una plataforma integral de gestión, que da total visibilidad del gasto, al tiempo que simplifica y automatiza validaciones y conciliaciones, con los siguientes beneficios:

Extracción automática de datos y fácil conciliación

A través de las aplicaciones móviles asociadas a los nuevos sistemas de gestión, los empleados pueden presentar sus gastos en el mismo momento del consumo. Con la app de Payhawk, por ejemplo, al realizar cualquier transacción recibirán en su móvil una notificación. Entonces, podrán fotografiar y enviar al instante el recibo de su consumo, accesible en tiempo real.

Los algoritmos de Payhawk extraerán de forma automática todos los datos pertinentes para la conciliación: importe, fecha, país, categoría de gasto, IVA, etc. El sistema los transmitirá  directamente al sistema contable o ERP. Ya no hay que acumular papeles ni frustración.

Validación y control

Las plataformas de gestión de gastos también permiten configurar múltiples niveles de validación e implementar políticas de gastos automatizadas. Todo ello según las características del negocio, las necesidades de la organización, el perfil y las responsabilidades del empleado.

Así, las plataformas posibilitan gestionar solicitudes y validaciones de compras en tiempo real, siguiendo todas las instancias definidas por la empresa. Esto permite que las transacciones sean rápidas y sencillas, ganando tiempo, control y agilidad. Asimismo, facilitan automatizar pagos recurrentes, lo que significa dedicar mucho menos tiempo a esos gastos predecibles y de bajo riesgo.

Visión total de los gastos en tiempo real

Los viejos informes podían traer sorpresas de gastos inesperados y presupuestos poco ajustados a la realidad. Los sistemas automatizados de gestión, en cambio, no sólo nos permiten ver instantáneamente cada consumo. También nos ofrecen una visión global en tiempo real de todos los gastos incurridos por la empresa.

En cualquier momento del mes, el equipo financiero puede ver tanto de los saldos totales de cada miembro del staff, como los gastos por categoría, proyectos o equipos. Siempre estaremos al tanto de qué se ha gastado, quién y en qué. Así, podremos monitorizar tendencias y tomar medidas al detectar tempranamente cualquier coste fuera de lo establecido.

Integración con los sistemas administrativos y contables

Las nuevas herramientas de gestión de gastos se integran perfectamente a los sistemas administrativos y ERP. De allí que a través de estas plataformas se puedan complementar todos los requisitos fiscales y contables de forma rápida, práctica y rigurosa.

No más entradas de datos manuales propensas a errores, ni más papeleos, transferencias o reembolsos individuales. Todo está en un sistema integral de gestión que nos libera de los pesados informes de gastos, mientras nos ofrece información estratégica para optimizar el negocio.