3 bonnes raisons de simplifier vos processus comptables

Les processus comptables sont une partie essentielle des opérations de toute entreprise. En se reposant sur des processus manuels pour la saisie de données, le suivi des factures, le rapprochement des paiements, etc. - vous vous exposez à des processus complexes, à des erreurs humaines et à des inexactitudes dans les données. Et cela peut entacher la réputation de votre entreprise, entraîner des pertes de revenus et une baisse de la valeur de l'entreprise.

Dans cet article, nous explorerons plusieurs axes stratégiques pour simplifier vos processus financiers et tirer parti d'une technologie avancée et de l'automatisation.

Comment surmonter votre dépendance à l'égard des processus manuels pour vos factures fournisseurs ?

De nombreuses équipes financières et comptables sont confrontées à un problème de taille : le recours à des systèmes hérités, ne permettant pas d’être agile. Si vous faites partie de ces équipes, il est probable que vos processus soient très manuels, de l'émission de la facture à son rapprochement, et qu'ils soient compliqués par des tâches chronophages, comme la recherche des factures en souffrance, l'envoi de rappels manuels, etc.

Le problème ? Vous manquez de visibilité et de contrôle sur les paiements en suspens, ce qui complique la prévision et la gestion des flux de trésorerie, l'amélioration des opérations et l'établissement de rapports précis sur les performances financières.

La solution ? Utiliser des outils technologiques tels que les cartes d’entreprise et une plateforme de gestion des notes de frais, qui s’intègre à votre ERP pour centraliser vos données.

Et n'oubliez pas de réfléchir à l’interopérabilité de vos solutions. Chez Payhawk, par exemple, nous nous intégrons nativement à de nombreux ERP, dont NetSuite et Microsoft Dynamics Business Central, ainsi qu'à plusieurs logiciels comptables, et à 50+ SIRH.

Voici les 3 bonnes raisons de simplifier vos processus comptables avec une solution de gestion des dépenses.

1. Une solution de gestion des dépenses qui comble le fossé entre les attentes des employés et les exigences de contrôle de l'entreprise

La façon dont vous construisez votre pile technologique (tech stack) a drastiquement changé. L'ERP en sera toujours la colonne vertébrale, mais vous pouvez y intégrer les meilleures solutions grâce aux API. Vous pouvez alors facilement trouver un équilibre entre la gouvernance et le contrôle des dépenses, d'une part, et l'expérience utilisateur des employés, d'autre part.

Comment ? Chez Payhawk, il est très facile pour l'employé de soumettre ses dépenses tandis que l'équipe financière met en place des contrôles, suit les dépenses et surveille la réconciliation automatisée. Vous bénéficiez ainsi du meilleur des deux mondes.

Des équipes financières plus performantes grâce à :

• Un contrôle inégalé des dépenses
• Une visibilité des dépenses en temps réel
• L’automatisation de plus de 80 % des tâches comptables manuelles
• Des opérations simplifiées à travers le monde

Des salariés satisfaits grâce à :

• L’élimination des notes de frais.
• Un accès facile (mais contrôlé !) aux fonds de l'entreprise.
• L’automatisation des workflows d'approbation
• Une gestion simplifiée du budget

2. Une solution de gestion des dépenses qui simplifie la comptabilité

De nombreux professionnels de la comptabilité perdent un temps précieux sur leurs clôtures mensuelles à cause de processus manuels chronophages.

Pourtant, il est possible (et recommandé !) d’automatiser. Chez Payhawk, nous automatisons la saisie des données pour rendre vos clôtures mensuelles aussi efficaces que possible. Vos employés commettent des erreurs dans le codage des comptes ? Facilitez-leur la tâche grâce à une solution intuitive : champs personnalisés, OCR, contrôles sur-mesure… Finis les problèmes de saisie de données, vos reportings financiers deviennent un jeu d’enfant.

3. Une solution de gestion des dépenses qui s’intègre à votre tech stack

Ce qui fait vraiment notre différence, ce sont nos intégrations natives avec les meilleurs ERP du marché tels que NetSuite et avec de nombreux SIRH. Pour rendre vos processus comptables plus simples, il est essentiel de synchroniser vos données de manière efficace et d'intégrer les données des employés à partir de votre logiciel RH.

Pour illustrer la fluidité de ces intégrations, Robbie Hadfield, Senior Director of Solution Engineering chez Payhawk, explique que la dernière intégration sur laquelle il a travaillé a duré un peu moins de 20 minutes (18 minutes et 35 secondes, pour être précis). La simplification de vos processus comptables est donc encore plus simple que vous ne le pensez.

Comment choisir la bonne technologie pour simplifier vos processus comptables ?

1. Avoir un objectif précis

Tout d'abord, vous devez cibler votre principal point de friction. Certains outils s'attaquent à un seul de ces points, tandis que d'autres en abordent plusieurs. En prenant conscience de votre priorité, vous pourrez ensuite en mesurer l’impact.
Soyez efficace dans vos benchmarks, acceptez les démonstrations de différentes solutions et posez-vous la question suivante : « Cette technologie a-t-elle un impact positif sur mon équipe comptable ?”. Envisagez la solution de manière globale et soyez précis vis-à-vis de votre objectif final.

2. Automatiser raisonnablement

Tout ne doit pas être automatisé, c’est à vous de choisir : vous allez peut-être vouloir consacrer du temps au budget et aux prévisions pour responsabiliser vos vice-présidents, ou automatiser l'envoi du reporting et obtenir la présentation PowerPoint, mais vous ne voudrez peut-être pas rédiger automatiquement l'analyse des variantes, par exemple. Fixez vos priorités en fonction de la capacité de vos équipes et du temps que vous souhaitez consacrer à telle ou telle tâche.

3. Gérer sa conduite du changement

Impliquez les membres de votre équipe dès le début pour les aider à identifier les lacunes et les besoins, puis exposez votre vision (y compris la technologie proposée et son utilité). Cette approche vous aidera à identifier les lacunes auxquelles vous n'aviez pas pensé : vous avez de comprendre leurs cas d’usages spécifiques pour remporter l’adhésion de vos salariés. De cette façon, chacun pourra se rendre compte de l’impact de la solution choisie, de ses bénéfices, et vous ne paierez pas pour une solution que personne n’utilise.

Envie d’en savoir plus sur notre solution de gestion des dépenses et sur ses avantages pour votre équipe comptable ? Programmez une démo dès maintenant !

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